关于电力企业文档一体化管理方法探究
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摘要：文档集成是一种实用的、可操作的系统方案。它是现阶段电力企业信息系统的重要组成部分，对电力企业信息系统的正常运行起着重要的作用。通过文档集成与计算机系统的结合，可以达到企业办公自动化的目的。同时，也将计算机系统引入到电力企业的文档管理中，开始形成电子文档。通过计算机直接归纳，可以将文件中的重要信息和关键数据作为一个整体进行收集，最终形成有价值、简洁的档案。这一方案的实施，虽然大大降低了档案收集整理的难度，但也带来了新的矛盾。需要相关人员经过多层次的研究和实践，提出解决各种矛盾的策略，从而规范和完善文献一体化管理。
关键词：电力企业；文档一体化；管理方法；探究
导言：文件档案作为电力企业信息系统的重要组成部分，在企业信息化建设中发挥着重要作用。如今，由于企业办公自动化系统的使用，电子文档逐渐成为企业文档的主导形式，文档档案也有了新的要求，即如何利用网络技术来收集、收集、组织和形成文档，发展档案信息资本，提高档案管理效率。因此，企业需要一套完整的文件档案计算机系统。文件档案一体化计算机系统是将文件处理和档案管理两个管理系统有机地结合起来的管理系统。目前，电力企业电子档案取得了一定的发展，但管理还不够规范。因此，需要进一步实现文件档案的电子化管理，加强规范化管理。
1现阶段电力企业对文档一体化的实际运用
从现阶段对电力企业的总体观察可以发现，电力企业作为连接民生和社会生活的企业，具有比较特殊的社会地位。它的发展关系到整个社会的基础设施建设和人们日常生活的需要。同时，随着社会人口的增加和经济技术的快速发展，电力企业开始建立电网，做大做强。在这个过程中，电力企业信息系统的压力逐渐增大，其所包含的信息数据也不能用庞大来形容。同时，这个庞大的信息数据库中的档案内容也具有很大的参考价值和使用价值。这些信息可以帮助电力企业更好地规范电力行业的服务，为运营提供有意义的决策，帮助电力企业进一步开展科学研究。从多方面考虑现阶段电力企业的文档信息，可以发现这个信息归档板块必须引起广大员工的重视。随着信息和数据内容的不断增加，必须用一个能够广泛承载其海量信息的系统数据库来更加规范和汇总，这也要求工作人员从各种具有实用价值的数据中找出一个更利于民生发展的有效解决方案，由此可见，优化文档集成信息系统势在必行，一个更加完善、规范的文档集成管理方案将更好地帮助系统和工作人员将繁琐的信息数据汇总成有价值的档案信息。
2关于文档一体化的方案优化和研究
文档集成是适应时代和现实的需要，其重要性可见一斑。然而，在文件集成系统的实施过程中，仍然存在诸多挑战，其中仍存在有待优化和完善的漏洞。通过对当前文档集成系统的运行过程的分析，可以发现，在以下两个方面可以进一步改进文档集成方案。
2.1 加强文档一体化的统一协调能力
文件集成系统是指在管理系统中同时和文件信息的同时，通过同一结构的电力企业服务器进行协调、获取信息、收集数据等工作，极大地方便了员工的操作和管理。但是，制度已经统一，但在人事管理问题上却存在很大分歧。整个操作系统中有两组管理人员，一组是文件管理人员，另一组是档案管理人员，这两者之间的工作责任界限非常模糊。
在电力企业文件的处理和审批过程中，文件管理人员有查看、浏览、修改和增减文件内容的权限，而档案管理人员则只具备了浏览权限，两组工作人员的权限内容不同，工作层面也就出现了断层现象，不同部门的两组工作人员的工作责任界限也就显得不清晰，导致在工作交流过程中无法明确责任制度，也凸显了档案管理工作人员在实际工作中工作地位不突出、工作任务不明确的问题。因此，加强文件整合的统一协调能力，可以实现工作人员之间的共同管理和权限共享，确保档案转档案过程中工作的高效准确，减少不必要的数据流动，确保完整性，信息数据的真实性和可靠性，同时也明确了员工的工作职责和任务，降低了人员协调失误造成的错误概率。
2.2 强调文档一体化的交互功能
文档集成最大的优点是兼顾了工作业务系统和档案管理系统的运行，实现了工作业务和档案整理工作的交互开发，可以在统一的操作环境中实现数据的无缝连接和迁移。通过进一步强调文档集成的交互功能，进一步完善每个流转环节，可以使档案工作更加高效、完整。工作业务系统中的文档任务完成后，可以通过文档集成系统将文档快速传递到文档管理人员手中，然后进入归档流程。档案管理人员对有效信息和有价值的信息进行整理、汇总、核对、录入、收集、记录后归档，正式进入档案部门保存。通过文档集成的交互功能，使整个文档信息的传递和采纳变得方便、高效，各部门的工作人员可以各司其职，在同一个系统中完成不同的环节，保证信息采纳的准确性和速度，确保电子文件的完整性和准确性。
2.3对文档一体化系统的管理
除去对文档一体化系统内容的优化和完善，对文档一体化的运行也应制定专门的管理制度，以保证文档一体化在体制内的正常运行和安全运行。这就需要电力企业建立一个具有可行性的档案管理制度，使之成为相关工作人员的工作指南，让相关工作人员根据规章制度进行一系列档案管理工作，以保证档案管理工作的有序开展和科学发展。除了相关的企业规章制度、奖惩制度之外，电力企业部门也应当让员工学习和熟知关于档案管理工作方面的法律法规，如《档案法》《档案法实施法》等，加强相关工作人员的法律责任意识和法律概念，用法律和工作规章双重约束员工正确归档，依法归档。在法制宣传的同时，加强员工责任感和职业道德的培养，让员工了解本岗位的工作任务、工作目的和工作职责，掌握档案整理部门的专业知识和常识，让员工以积极健康的态度对待档案整理工作，使档案整理工作更加顺利。此外，还要提高档案管理部门的管理水平，随着时代的发展，进一步发展管理模式，培养管理层人员的管理意识和决策意识，为相关人员提供良好的工作环境和工作氛围。在管理层的人才培养方面，我们需要予以重视。一个好的经理能极大地激励部门的员工高效地工作。根据实际工作情况，现阶段大部分档案管理人员各方面都会有所欠缺。如大部分员工对计算机及相关应用软件的操作不熟悉，容易导致工作效率低、工作完成率低，此时需要有管理意识和协调能力的管理人员来调整和规划，使档案管理人员通过课后学习和在职培训，提高工作能力和水平，加强对档案管理工作的进度检查，观察部门人员遇到的问题，帮助档案管理工作有序开展。
结语
随着我国经济、技术、科技等的快速发展，全社会进入了科技信息高度发达的时代，电力企业也应与时俱进，不断优化自身。将人工信息技术与网络信息技术有机结合，使文档集成工作得到进一步发展，以发挥最大的作用，使文件管理工作更加便捷高效。文件整合有序发展和可持续发展，相关制度的完善和建立，可以为电力企业提供更宝贵的帮助，改善民生，服务全社会发展，为我国基础设施建设作出贡献。
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