解析企业档案信息的开发利用和管理经验
王正刚
中共黑龙江北大荒农垦集团建设农场有限公司 黑龙江北安 164035
摘要：加强对企业档案信息的科学管理，是现代企业落实日常管理技术当中必不可少的工作内容，同时也是现代化信息建设当中的重要组成部分。要想促进现代企业可持续发展，应当加强对企业自身的档案建设，不断对信息资源进行开发与利用，更好地为企业的经济建设提供支持与服务。
关键词：企业档案信息；开发利用；管理经验
1企业档案开发利用工作现状
档案的价值在于利用，企业档案工作的重要价值也主要在良好的服务中得以体现，在服务企业发展中体现。当前，多数企业的档案管理模式落后，档案利用服务工作依然是“你调我查”的非主动类型的服务，服务方式缺乏创新，仍然是传统的借阅服务为主。一方面是因为现阶段的档案馆内所收藏的数字化资源较少，缺乏先进的检索模式，工作效率低下；另外一方面则是因为许多企业对于档案管理并不重视，所招聘的档案管理人员的素质普遍较低，企业内部没有建立一个科学的档案管理服务模式。
2企业档案信息开发与管理的原则
档案管理工作作为企业信息化建设与发展的基础，实现对企业档案信息的开发利用，能够有效促进企业的发展。同样，在加强对档案管理工作重视程度的同时，也对现代企业的经营管理人员提出了更高要求。笔者结合自身的工作经验，面对复杂的档案信息开发与管理工作的落实，要求企业档案信息开发与利用严格遵循以下两点原则。
2.1通过主观能动性的发挥，利于信息开发管理的创造性展开
在我国企业档案管理工作的展开中，主要局限于对档案信息的收集与存放层次，并没有充分发挥档案信息资源的作用。企业的档案管理部门所进行的工作是配合其他部门进行的，始终处于被动状态，并没有得到实际的发展和创新。因此，随着工作频率的提高，给现代企业信息管理提出了更高要求。企业信息管理应当发挥自身的能动性，改变传统的被动局势。通过对档案信息模式的建立和完善，不断发挥档案信息的价值，为企业的生产经营提供更便利的服务。
2.2强化企业档案信息管理人员的综合素质，促进信息开发利用的落实
企业档案信息管理人才的自身能力与业务水平直接对企业档案开发利用的工作水平、工作质量与效率带来影响。因此要求企业加强对相关岗位从业人员的专业技术培养，只有掌握先进的档案管理业务的工作者才能够有效把握企业生产经营中各环节的重点内容。在大数据时代，加强对信息资源的开发与利用，能有效促进档案信息管理工作的落实。通过对信息资源的开发与利用，更有效发挥信息管理资源的最大效能。
3加强企业信息开发利用与管理的措施
在现代企业建设当中，企业信息的开发利用作为一项复杂的工作内容，应当从企业的实际情况出发，从以下几个方面加强对企业档案信息的开发与利用工作。
3.1强化对企业档案信息管理的重视程度
现代企业应当加强对档案信息的开发与管理，更好地为企业经营目标提供服务。企业管理人员应充分认识档案信息管理工作的重要性，明确档案的目标和原则，不断对现代企业信息管理流程进行规范。促进企业档案信息部门的地位不断提高。一旦档案信息的开放与利用没有发挥出应有的作用，则会导致部门受到歧视，从而陷入负面循环。因此，要想避免这样的问题发生，要求企业管理者在企业架构当中不断突出档案管理部门的地位，赋予相关部门具有一定的职能和权限，给予其足够的资源支持，确保档案管理与企业发展同步进行，促进企业经济发展与档案管理协调发展。
3.2通过对各项规章制度的制定，实现对档案利用的监督管理
随着现代企业的不断发展，档案信息管理工作得到一定程度的发展。
要不断促进档案利用中各项规章制度的完善，不断强化档案资料最基本的查询和复制功能。同时也要根据实际情况，对不同层次的人员查询企业档案资源的层次进行规范，制定相关规定，明确查询档案资料所需要的手续。因为这些档案资料是记录企业发展的重点文件，在一定程度上涉及企业的内部机密，因此加强对企业档案的管理工作具有一定的现实意义。除此之外，还应当正确处理档案保密与档案利用之间的关系，为企业保守机密是每一名员工必尽的义务，更是档案管理人员的职能。在日常工作当中，档案管理人员应当加强对档案保密工作的重视程度，严格遵守档案保密制度，要确保企业档案资料能够将机密保密与资源利用相结合。
3.3以企业自身的经营管理为基础，实现对企业内部信息与外部资源的管理
现代企业档案管理工作，应当反映企业真实的生产与经营活动，实现对企业内部生产与经营规律的探寻。通过对内外部信息的整合，实现企业的最终发展，为企业创造更大的经济效益和社会效益。
3.3.1要加强对企业内部信息资源的基础建设，不断对现有的文件材料进行维护，促进企业内部信息资源体系的形成，要确保已归档的档案材料具有完整性、系统性和准确性，通过对有价值档案的保存和开放利用，最大限度从档案中挖掘出适应当前企业经济发展的资源。同时可以通过对大数据库等现代存储资源的利用，不断提升档案资源的利用率。通过对档案信息的各项管理规章制度的利用，实现对档案完整性和安全性的有效保障。
3.3.2企业内部应当建立档案、情报资料与图书一体化的信息体系，将档案室与图书阅览室进行合并，加强现代企业对档案信息资源的开放与利用，让现有的档案信息得到有效管理的同时，还能够对档案信息进行开放与利用。有效为企业发展提供有力支持。
3.4通过先进技术手段的利用促进档案资源信息化的发展
传统模式下的企业档案管理已经不能适应档案信息化的发展，加强对现代信息技术手段的利用是必然选择，具体措施如下：
3.4.1档案管理人员应当在传统档案管理技术应用的基础上，通过对计算机网络技术的应用，与企业档案管理的实体相结合，从而形成企业内部以企业生产经营活动为主体的档案利用与管理的主体。
3.4.2档案信息通过一系列的整理、加工和转化流程才能形成完整的数据信息资源，因此通过对档案信息资源的开发利用，实现对企业信息化进程的有效推进。
3.4.3随着经济全球化的推进，企业档案利用与档案管理应当加强对网络技术的应用，通过对现有档案管理技术的升级，推动企业档案中各项信息资源得到最大限度的共享，有效实现以档案信息化为基础的现代企业的全面发展。
3.5培养适应档案信息化管理需要的专业人才。
档案信息的利用效果直接对档案信息的开发与利用带来影响，而该项工作进行的效率直接与企业档案管理工作的政治觉悟、专业素质等相关联。档案管理人员应当不断提高自身的专业素质，加强对档案的编研工作。档案编研是馆藏档案的主要对象，因此要想满足现代企业的生产经营活动，就应当加强对信息的开发与利用，实现对信息资源的有效加工和整理。
4结语
随着全球化趋势的不断发展，给现代企业的发展带来一定的发展机遇和前所未有的竞争压力。面对外资企业的挑战，我国企业从各方面加强对企业实力的强化，有效提高市场竞争力。在此过程中，现代企业的档案信息管理发挥着重要作用。因此加强对档案信息的开发与利用，才能够更有效地实现对档案信息中有效信息的利用，推动企业的健康发展。
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