新时期人事档案电子信息化管理探讨
张莹莹
阿勒泰市国有土地上房屋征收与补偿办公室 新疆阿勒泰 836300
摘要：随着社会主义的发展，人事档案是组织内部关于人事信息方面的凭证依据，是企业人力资源管理工作的重要参考资料。当前，随着大环境的变化，人力资源开始受到企业的普遍关注和重视，都在强调充分开发利用人力资源，以增强自身的竞争力，从而在激烈的市场竞争中脱颖而出。然而长期以来，无论是政府机构还是企业，对于人事档案的利用率都非常低，未充分地发挥人事档案的管理作用，这在很大程度上与我国人事档案管理制度有关。
关键词：人事档案；电子信息化；管理
引言
人事档案管理是人力资源管理工作中的一部分，由干部档案演化而来，是员工身份、学历学位、履历等方面的记录凭证，与个人收入、社会劳动保障、党组织关系等紧紧联系在一起，具有法律效用，是记录一个人生活工作历程的关键材料。是毕业生找工作及其今后各单位提拔、任命、考察员工的重要凭证。目前计算在职员工的工龄学龄、计算工资、变换单位、转正定级、职称晋升、考取研究生、考取公务员以及考入学校等都需要档案材料，特别是在国企和事业单位当中，人事档案相当重要。
1人事档案管理的目的及利用方式
人事档案管理的目的是为了高效有序的利用档案资料，在利用的过程中遵循相应的程序和手续，确保人事档案的相关内容更好地服务于人才本身和企事业单位发展。通过人事档案管理制度的建立，能够为档案管理活动提供具体的规章制度，确保人事档案管理工作人员按照规章制度进行管理。对人事档案利用的方式有多种途径，首先，可以设立人事档案阅览室，便于对人事资料的查阅，通过资料查阅关注人才在各个阶段的发展情况，为企事业单位分配人力资源提供基础信息。其次，人事档案资料进行外借使用。例如，各机关领导需要查阅人事档案时，需要借阅人事档案。在借阅人事档案的过程中，还需要出具相应的证明材料。在利用人事档案的过程中还需要遵循相应的手续，这样才能够维护人事档案完整性和安全性。
2新时期人事档案电子信息化管理探讨
2.1创新人事档案分类
自我国建立起人事档案管理制度以来，人事档案分类基本没有发生变化，至今仍是分为干部人事档案、学生档案以及普通人事档案三大类，缺乏创新与变革，其中干部人事档案是人事档案管理的核心，其余两类人事档案的管理基本参照的干部人事档案管理机制。以往由于人员流动性较差，用人单位对于人事档案的利用需求相对较少，然而在当前的社会环境下，人员流动性明显增加，对于人事档案的利用需求较大。因此，这种简单的人事档案管理模式难以满足现实需求，在一定程度上限制了对人事档案的开发与利用。基于此，应当考虑将人事档案的类别进行细化，比如按照职业类别进行分类或者按照人才属性进行分类，以人事档案为例，可以将档案分为管理人员人事档案、教职工人事档案、行政、后勤工作人员人事档案等，这样不仅便于管理，而且也能使人事档案得到充分的利用。
2.2隐私权和知情权的对立统一性
事业单位人事档案管理要理性做到保护隐私权和实现知情权的协调平衡。一方面档案管理以组织考察形式对个人档案进行查阅和转递，存在保护隐私权和实现知情权的权衡利弊，亟须在人事档案管理法律条文中明确事项：一是建立查阅登记备案制度，任何组织或者个人调阅他人档案须得到档案挂你部门或者档案当事人书面同意；二是档案当事人有知情权，在个人档案信息被查阅、变化或者转递过程中出现错误时，必须征得本人同意，给予补充、修改或删除的权利；三是打破人事档案管理的封闭性，通过政务公开、自主查询等信息化建设，以立法的形式使得档案当事人参与档案管理工作，完善档案管理的法治化进程中问计于民，问政于民。
2.3云数据库取代纸质档案存储
传统档案管理单位需建立库房专门存放人员档案，并且将阅档场所、整理场所、办公场所分开。考虑档案室的安全性，应配备防火设备，安装防盗门窗。考虑到原始档案的磨损和减缓霉变等问题，应当配备恒温恒湿的设备，将环境温度保持在14℃～24℃，且相对湿度应该控制在45%～60%。电子档案取代原始纸质档案后，海量数据储存在云端，可供管理者随时调取，对空间和环境的需求转变为对数据存储容量和云数据安全性的需求，大幅度减少了基层工作者的工作强度和内容。云计算中的分布式数据中心可将云数据库中的用户资料存储到另一处数据库中，甚至用户自己也无法判断信息的真实存储地点。这一特点不仅仅提供了数据恢复的依据，也使得网络攻击失去确切的攻击目的，大幅度提高云数据库系统的安全性能与重建能力。
2.4加强人事档案管理意识
首先，对人事档案管理制度与模式进行创新是当前时代背景下企事业单位自身发展的迫切需求，也是企事业单位员工发挥自身价值的迫切需要。要树立正确的人事档案管理意识，只有正确的观念才能产生正确的行动。通过自上而下的宣传教育，加强人才自身对人事档案的重视程度，才能从源头上提高人事档案资料的质量。此外，要强化企事业单位对人事档案管理工作重要性的认识，在此过程中可以聘请专业人才，利用讲座或座谈会的形式进行贯宣教育，树立良好的档案管理意识，做好人事档案管理制度与模式创新的基础和前提，才能取得相应的创新成果。其次，要将人事档案管理工作的权责落实到位，才能有效保障人事档案资料收集的完整性，全面提高档案信息的准确性，也能够对档案管理工作中出现的不足制定出更加完善的策略，不断完善档案信息内容，取得档案的内容和资料更加充实。接下来，还要对档案管理制度进行创新，不断规范人事档案管理工作制度，推动人事档案管理工作的标准化运行。
2.5加强对人事档案管理工作的重视程度
在传统人事档案管理工作中，人事档案信息与实际情况相比表现出了明显的滞后性，这其中很大一部分原因是领导和管理人员对人事档案管理的不重视，使得企业员工的工作能力、思想素质等其他个人信息在人事档案中得不到体现，在人事调动和工作安排中人事档案不能发挥其原本的作用。因此，要加强对人事档案信息化建设的重视程度，在领导的重视下引导管理人员和工作人员对其重视程度，逐步提升管理能力，以更好的态度为人事档案信息化的管理开展而服务，做到及时录用、更新信息，使人事档案在人事调动中发挥出其最大化价值，使企业能够唯才是举，知人善任，进而使企业员工在企业中发挥出最大化价值。
结语
人事档案电子信息化管理不仅能代替传统纸质档案管理方式，弥补其不足之处，还能提高人事档案管理的工作效率，保障人事档案管理的安全性和保密性。在企业的人事档案信息管理工作中，做好对信息的分类管理，以及电子化管理，能够使人事信息清晰、明确的呈现在系统上，方便管理。这些人事信息往往是企业保密工作的重点，也是进行工作分配和工作决策的重要依据。保证人事档案管理的高效和便捷，对于集团整体工作来说是十分重要的。因此在新时期下，人事档案电子信息化管理的发展和落实非常值得重视。
参考文献：
[1] 朱学栋.浅谈人事档案管理模式的变革：社会化和开放式管理[J].文化创新比较研究，2018，55（19）：165-166.
[2] 付相敏.从严扎实做好新时代干部人事档案工作探索[J].管理观察，2019（22）：87-88.
[3] 高巍，刘洋.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].百科论坛电子杂志，2018（11）：729.
[4] 林青.干部人事档案信息化管理模式的实现与保障研究[J].中国管理信息化，2019，22（14）：170-171.
[5] 余慧琼，曹春莲，李霞.浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务，2018（12）：169.