宁那日苏
扎赉特旗廉政教育中心
摘要：档案管理在社会发展过程中起着极其重要的作用。在当今服务型社会和信息技术飞速发展的今天，面对电子商务和电子档案馆的兴起，如何创新工作思路，科学规范地做好档案管理，提高档案馆的价值是一个重要的课题。本文从人事管理和系统建设的角度，阐述了如何做好档案管理的基础工作，规范档案管理，开发和利用档案资源，实现档案管理的价值。
关键词：档案管理档案管理人员档案利用价值
引言：档案管理本质上是收集和排序文件，然后对文件进行分类并根据分类对它们进行编号，以确保可以及时查询它们以备后用。为了全面提高档案资源管理水平，在新形势下，档案管理人员对档案进行了全面管理，并实现了档案管理的自动化和现代化。
一、新形势下档案管理中的问题
1.档案管理不符合社会发展的要求
在新的经济形势下，企业面临转型升级的新要求，企业经营和内部管理方式取得了创新性发展。但是，随着企业生产和销售模式的不断创新，这并不是档案管理的整体进步。由于许多公司重视获取核心利益而忽略了集成管理的重要性，部分公司并不注重档案管理。由于部分企业仍然采用传统的集中管理方法，所以他们的工作结果不能满足当前社会发展的需要。
2.管理体系建设存在缺陷
在长期发展过程中，公司必须专注于主营业务的发展，以获取尽可能多的经济利益。因此，在公司档案管理中，性能通常是核心。这种模式不可避免地具有统一性的特点，并且由此产生的管理体系往往是不完善的。具体而言，在企业管理过程中对外部环境变化的无知就是一个明显的例子。由于当前市场的急剧变化，企业管理必须与时俱进。只有这样，才能根据实际需要及时调整管理计划。
3.档案管理方式存在问题
在档案管理落后理念的影响下，档案管理方式主要以人为本。手动排序和组织文件的后果之一是效率太低。许多需要使用档案的单位和个人都有这样的经验。需要文件时，长时间找不到文件管理人员或文件，档案管理效率极低。另一方面，在某些单元中，由于缺少档案管理人员，文件管理混乱，无法实现预期的文件管理效果。另外，用这种档案管理方法很难保证档案的保存环境。一些档案馆通风不良，湿度高，许多档案已损坏。在档案保护方面，由于不同管理者的经验不同，保护方法也不同，因此很难达到标准。
4.档案管理人员的素质不能满足行业需求
在新形势下，档案管理缺乏能系统地掌握档案管理的复合型人才，使得一些先进的信息技术无法在档案管理中发挥作用。文件管理创新不仅需要学习专业知识，还需要其他相关行业的知识。随着现代管理技术的应用和电子文件的出现，档案管理不仅必须接受纸质文件，而且还必须接受电子表格和新的文件载体格式。随着档案与人们之间的关系越来越紧密，档案的公共福利和服务越来越受到人们的关注。因此人们需要能够轻松查询所需的存档信息，这对档案管理员提出了很高的要求。
二、关于加强新形势下档案管理工作的思考
1.加强档案管理的科学标准，提高管理效率
档案的开发和利用是档案管理者价值的重要体现。档案的开发利用已经成为整个社会发展的重要信息资源，档案信息资源的共享显得尤为重要。作为档案管理员，既要加强档案的收集，分类，评估和保管，又要做好档案的编目，搜索，编辑和研究工作。结合单位特点和实际需求，开发实用，方便，快捷的检索工具，建立健全档案系统，满足档案利用需求。并应加强文件的保存，为用户提供所需的信息。在文件使用过程中，应妥善保存一些重要且珍贵的文件。通常，仅提供缩样或影印本供使用，并且不检查原始材料和将其借出。如果确实需要，管理人员应亲自监督以确保档案的安全性和完整性。有必要加强档案设施的建设，尽量减少外部条件对档案的不必要损害。
2.积极创新文件管理模式
随着信息时代的到来以及计算机网络技术的进一步发展，做好档案管理已成为一个新的挑战。如何实现档案管理与现代技术的有机结合，使文件管理工作逐步走上健康发展的轨道？这就要求档案管理人员要准确把握档案管理工作的特点，提高档案管理人员的服务意识，掌握丰富的业务知识和现代管理技能，充分发挥档案信息资源的优势，更好地为档案服务。在档案管理的具体工作中，有必要从头开始，从繁琐和重复的工作开始，收集，分类，过滤和分类最原始和最基本的数据，并使用现代方法（例如计算机和网络）进行科学的组织档案。从而最大限度地减少人为因素，充分发挥计算机管理的优势，减少人工操作，提高工作效率。特别是在档案检索中，要充分发挥信息管理的优势，提高档案资源的利用率。
3.加强队伍建设，推进档案管理
一是采取有效措施，加快档案人才的培养。注重职业技术教育，广泛开展档案保卫人员在职培训；建立和改善教育和培训中心，以计划的方式培训档案保管员；加强部门合作，共同培训档案管理员；加强与高校的联盟与合作，发挥其作用，加强档案专业人才的培养。要创新用人机制，优化人才环境，真正形成人才竞争工作，绩效决定收入的用人机制。二是加强自学，努力提高思想政治素质和专业素质。档案工作者必须加强理论研究，学习经济学，社会学，信息科学，历史和统计资料；要加强对现代现代科学知识的学习，特别是计算机知识和网络知识的学习和运用。不断充实自己，提高能力，为档案管理打下坚实的基础。
4.改变传统的档案管理概念和方法
当前，大数据已在许多行业的发展中发挥了重要作用。在需要大量数据的文件管理工作中，还必须利用大数据的优点和特征，更改工作方法并应用新的管理概念。首先，在实际的文件管理工作中，每个部门应整理出当前存在的文件内容，以了解哪些文件是电子文件，哪些文件仅是纸质版文件。其次，组织现有档案的内容，确定所有档案内容的分类，然后根据需要组织档案，为下一步转换为电子档案做准备。第三，如果文件量很大，可能要花费很多时间来输入文件的计算机信息，但这对于大数据模型的应用是非常必要的。只有在对文件进行电子排序和输入后，大数据模型才能发挥作用。最后，检查所有文件以形成电子文件管理的新模式。
5.建立完善的大数据档案管理平台
确定了基于数据的电子档案管理模型后，如果要实现基于大数据的档案管理，还必须依靠专业的大数据档案管理平台，该平台需要完整的档案管理功能，分类功能和检索功能。现在，许多文件管理平台不是统一的，而是存在于大型文件管理平台上。目前，我国在户籍档案信息管理上已经形成了统一的管理平台，但不同省市之间也存在检索和管理上的界限。如何构建一个完整的大数据档案管理平台还有很长的路要走。具体来说，大数据档案管理平台的关键是资源的改善以及检索和分析功能的发展。通过改善档案资源，可以进一步发挥大数据平台的相应作用。
6.加快档案现代化
随着社会水平的不断提高，信息技术与档案管理的融合也在加深。但是，由于内部和外部因素的综合影响，文件管理仍然存在一些问题。促进档案馆现代化不仅需要档案馆设备的升级，还需要档案馆管理技术和概念的现代化。在档案管理工作中，有必要不断创新技术和观念，始终坚持规范化，信息化的管理理念，切实提高新形势下档案管理的质量。在文件管理过程中，不断提高相关人员的管理意识也很重要。在管理过程中，工作人员需要熟练地使用信息技术来最大化档案的价值。
结语：档案管理和保存是单位在开发过程中特定开发过程的性能和结果的特定记录。档案管理在社会发展过程中起着极其重要的作用。如今，随着信息技术的飞速发展和服务型社会的创建，档案管理的重要性逐渐显现，对管理过程也提出了更高的要求。
参考文献：
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[3] 马 凤波. 关于加强新形势下档案管理工作的思考[J]. 科学中国人, 2016(2) : 108-109.
作者简介：宁那日苏，男，1983年12月出生， 籍贯：内蒙古兴安盟扎赉特旗人 单位：扎赉特旗廉政教育中心 学历：大学本科 职称：馆员 研究方向：档案管理。