赵雪晴
湖北省襄阳市襄州区流动人口和计划生育服务站 441000
摘要：众所周知，无论是企业还是事业单位，都要在信息化时代的影响下自发自觉地提升自己档案管理的水平以顺应社会环境的变化。尤其是对于负责流动人口和计划生育的事业单位来说，其工作内容要更加贴合服务类工作，就更要要求其办公室档案管理工作可以高质量展开，以提升整体事业单位的工作效率和为百姓服务的速度。因此，如何在档案管理工作中加入符合信息化发展的现代工作方式就成为了需要认真探讨的热点问题。
关键词：事业单位；档案管理；现代化方式
引言：现如今不少事业单位都因沿用纸质化档案管理的工作模式而为档案相关工作带来了数个困难，如工作人员面对突然加大的工作量缺乏应对能力，档案信息繁杂查找困难且易于出错，档案管理框架粗疏工作效率低等。但信息技术的引进已经为档案管理工作带来了很多的转机，只是仍有部分事业单位在落实现代化办公手段时出现了各种各样的问题。事业单位应当懂得如何克服应用一项新兴技术时面临的挑战，并在实际的管理过程中针对产生的具体问题进行分析，探究出切实可行的现代化方式应用对策。
一、事业单位在进行档案管理时出现的问题
随着信息化的推进和现代化办公的号召越来越响亮，事业单位的管理者已经普遍认识到了利用现代化方式优化档案管理是必然趋势，但想要真正通过现代化方式改善当前档案管理过程枯燥、易犯错、效率低下的现状仍存需要一定时间。从当前的社会环境和信息变革过程来看，事业单位只有勇于面对现代化改革所提出的挑战才能真正实现档案管理的优化。事业单位单位在进行档案管理时需要首先优化以下一个方面。
（一）事业单位的档案管理水平低下
事业单位的档案管理水平低下无法和事业单位的工作环境相适应已经成为了较为普遍的现象。但优化档案管理却是事业单位直面自身管理能力不足提升整体办公效率的必由之路。档案管理水平低下究其原因是事业单位无法将利用现代化方式的目标贯彻在整个档案管理过程中。尤其对于类似于流动人口和计划生育服务站这样的事业单位来说，其所受理的业务并不会产生直接经济效益，档案管理所牵涉的管理活动又集中在单位内部，即便存在效率低下的问题也无法快速反馈在核心业务的办理过程之中，自然易于被事业单位的领导者所轻视。
（二）事业单位的档案管理制度落后
档案管理制度落后作为一项普遍存在的问题却无法在事业单位的管理群体间获得足够的重视，这是由于在管理者心中，档案管理制度的建立和完善都无法在短时间完成，即便是在内部达成统一的管理意识都存在重重阻碍。尤其在社会环境已经因为互联网而发生巨大改变的放下，事业单位的档案管理内涵已经不同于旧时单纯的文件保管和调用，而是和其他内部管理活动紧密联系在一起。仍以流动人口和计划生育服务站为例，服务站的办公室档案中包括每一个员工平时的绩效考核成果，如档案管理存在疏漏就会有损于服务站绩效考核的公平有效性。
（三）事业单位档案管理员工素质不足
从事档案管理的工作人员自身工作能力越强，单位的档案管理就会更加科学以及合理。但现在很多事业单位都会选择年龄偏大从事其他岗位力不从心的人员来负责档案管理，这是由于单位的管理者忽视了档案管理岗位对于现代化方式的需求，仅仅是为了给单位内接近退休的员工提供一份清闲的职务，而这无疑会导致管理员工拖累了利用现代化方式的进程。如果在一家事业单位中，没有专门从事档案管理且学习能力较强的员工参与进档案管理的建设，那么必然会导致单位档案管理人员素质无法满足事业单位日益增加的管理需要。
三、事业单位档案管理中利用现代化方式的对策
（一）事业单位应重视档案目录的管理
目录管理的质量对于档案管理来说有着至关重要的影响。在互联网时代下，利用现代化方式的过程也可以等同于应用信息化管理的过程，将现代化方式应用在档案的目录管理时，可以优化档案信息的检索过程，并加强检索的私密性，保障档案信息安全。且优化目录管理可以大幅度节省管理人员进行档案管理的时间，由信息技术代替人工查找也可以实现管理劳动力的解放。以流动人口和计划生育服务站该事业单位为例，单位可从互联网市场中引进一些适用的档案管理软件，在优化目录管理时，将信息的录入和分类过程电子化，如果员工想要获取软件中关于流动人口的档案数据，只需要检索标签或者关键词就可以缩小检索范围。
（二）事业单位应重视档案库房的管理
事业单位所要管理的档案信息非常庞杂，即便仅针对办公室档案管理，也应当优化档案库房管理机制，避免档案信息丢失或者损毁。除此之外，事业单位还应考虑到自身发展的独特性，区别于一般公司，事业单位的成立年头时间较长过去的纸质档案数量十分庞大，且信息可能难以扫描数字化，全部以电子形式录入非常困难。因此优化库房管理不仅要考虑存放电子档案的位置是否会泄露信息或者被黑客攻击，也要考虑纸质档案保存环境是否适宜。仍以流动人口和计划生育服务站为例，其所提供的计划生物服务随着政策的改变经历了数个阶段，每个阶段的办公室档案信息都应当分别管理，规划库房存储位置时，也要考虑到摆放的科学性，以及电子档案在设立类别时是否可以满足不同的检索需要。
（三）事业单位应当大力引进计算机技术
大力引进计算机技术是为事业单位利用现代化方式提供工具和技术支撑。事业单位不能仅在业务办理和提供服务时才重视起计算机技术的引进。例如，事业单位可以根据自身的需要引进多媒体技术和设备，在单位的大厅中设立安装有本单位多媒体平台的设备，引导前来办理业务的民众自行检索所要查阅的档案信息，节省前台工作人员的时间。事业单位也可以在办公室内部设立一个单独的多媒体平台链接到办公室档案，员工可以随时调取自身的工作和绩效档案。但与此同时，事业单位也要同步做好档案信息保护工作，以免档案信息泄露造成不必要的损失。
（四）事业单位应当培养档案管理人才
事业单位和普通公司不同，公司与员工在确立劳务关系时可以简单地通过签订合同来实现，而事业单位在招聘员工时还要考虑到岗位和编制的局限性。因此，在档案管理中利用现代化方式事业单位选择培养内部人才的效率很可能会高于招聘。事业单位可以定期举办培训活动，将其中有潜力、学习能力较强的员工调任到档案管理岗位上，与此同时保障员工的基本福利待遇和薪酬水平，让员工乐于接受单位的转岗安排。在培训员工时，事业单位应当重视符合型人才的养成，在各个领域内复合人才的成长都要更加困难，同时兼具信息化技术、现代化方式思维和档案管理素质的人才数量较为稀缺，与其等待周期长、程序复杂的聘任过程，不如从当下开始就重视起复合型人才的培养。事业单位可以将培训成果也纳入到员工绩效考核的范畴，给刚加入工作的年轻员工一个进步的机会。
结束语：
总而言之，无论是哪种类型的事业单位，想要利用现代化方式提升自身档案管理的水平，都要积极引进信息化技术和互联网技术。且要关注当前社会环境中档案管理理念的变化，吸收其中值得学习的部分和自身内部管理相结合，在事业单位档案管理层面上不断做出实践和创新。事业单位想要清除现存的管理问题切不可急功近利，应以完善的管理制度为基础逐步实现现代化方式在档案管理中的应用。
参考文献：
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