围场满族蒙古族自治县档案馆档案信息化查询服务中心 河北承德 068450
摘要：规划管理档案工作是国家档案事业的重要组成部分，其对城乡建设和发展有着重要的影响。数字化转型背景下，规划档案的数字化管理已经成为一种主流趋势。目前，档案管理正在逐步开启全面数字化的新时代，档案部门应当加快探索新时代档案数字化建设的相关措施，同时更好地利用档案数字化成果，通过数字化技术来打造“智慧”服务，有效提升服务的效果，并思考如何以有效措施不断促进档案数字化工作。
关键词：规划管理；档案数字化；质量控制
引言
规划管理档案是指在城乡规划及其管理活动中直接形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。由于城乡规划与发展的决策、纠纷案件、再建设项目的借鉴等方面用户需求的日益增长，社会对规划管理档案的管理机构提出了越来越高的要求。传统的手工管理模式，已经严重影响和制约了规划管理档案的合理、高效利用。因此，规划管理档案的数字化就成为一种必然的选择。数字化是规划管理档案工作现代化的必要前提条件之一。在推进规划管理档案数字化的工作中，档案管理机构应注重在条件允许的前提下，有效利用现代信息技术手段，实现档案数字资源的深度整合，充分共享，将规划管理档案资源的深层次价值挖掘出来，为城乡规划、建设提供借鉴和数据支持与服务。规划管理档案的数字化是一项工作量大、技术要求严的系统工程，涉及许多环节。每一工作环节完成的质量，对整个数字化建设的质量都会产生重要影响。因此，在数字化过程中必须进行质量控制，以保证每一个环节的质量都符合预设计划或方案的要求。
1新时代企业档案管理的必要性
档案材料是指组织在其工作期间创建的信息资源。它涵盖了组织的所有发展趋势链接，涉及内部的各个方面，并且属于一项关键任务。相关组织本身每天都涉及大量的材料和数据信息。当今的管理方法对于该组织至关重要。根据科学研究，可以发现相关档案的内容与科学研究，实践活动的结果以及企业的发展趋势工作经验有关。不仅对企业的发展趋势有很大的影响，而且对相关工作的发展趋势具有明显的现实意义。一般来说，这项工作非常关键，传统的核心概念和方法无法适应当前的发展趋势。要及时升级，适当改革创新，与时俱进，提高企业竞争优势，改革创新档案管理方式，自主创新档案管理方式，以加快企业档案管理的发展趋势。作为相关结构的关键组成部分，档案管理涉及重要的数据信息和关键材料。根据工作的合理实施，可以保证企业工作的顺利进行，增加员工的积极性和积极性，加快工作发展趋势，使用价值明显。
2规划管理档案数字化质量控制要点
2.1有效提供档案数字化所需的各项基础条件
规划管理档案的数字化离不开相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障，档案数字化的质量难以提高。结合规划管理档案的特点和实际需要，制定的相关制度和管理规范，为规划管理档案的数字化提供相应的组织保障和制度、标准、规范与人财物等方面的充分保障。具体建议是：城乡规划管理部门应落实档案工作领导负责制。分管档案数字化工作的领导应当得到充分的授权，并具有良好的横向协同能力。有条件的单位还可以成立“档案数字化治理临时工作委员会”，为规划档案的数字化工作的健康、顺利进行提供充分的组织条件保障。委员会的成员建议由分管档案工作的领导，本单位的人事、财务、采购、档案等部门负责人组成。这种委员会的职责就是按照现代档案治理的“多元共治”思想，集中解决规划管理档案数字化工作中存在的大事和难事，从而避免因部门之间的相互扯皮造成的档案数字化质量问题的产生。
同时，相关单位的档案部门应通过积极开展档案管理工作，提供优质的档案服务，加强档案数字化质量宣传，强化质量意识，突出质量控制的重要性与必要性，坚持质量第一的原则，将高质量数字化成果作为档案数字化质量的控制目标，以此来推动规划管理档案数字化基础条件的建设，为档案数字化的质量的提高创作条件。
2.2强化档案数字化质量控制的制度建设
在规划管理档案数字化加工过程中要特别注意完善制度规范，重视安全问题。加强安全管理，防止档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好档案数字化加工工作的重要环节，一般应从管理和技术两方面采取措施。首先，加强规划管理档案数字化规章制度的建设。建立一整套有效的安全和保密管理制度。包括档案交接和使用的制度、档案数字化系统及设备使用的安全保密规定、加工场所安全保密方案、访问权限控制的相关规定等。其次，采取措施从技术手段上保证规划管理档案的安全保密工作。例如使规划管理档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击；加强计算机病毒的检查；做好对档案数据库进行定期备份。另外，严格选拔数字化加工人员。要求参与档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。相关工作人员应对数字化档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。
2.3加强档案数字化项目人员的培训，提高业务素质
规划管理档案数字化工作是一项专业性较强的工作，对工作人员的要求也相对较高。档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与档案数字化工作的人员一般包括两部分：一是档案管理人员，二是档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对多年从事规划管理档案管理工作，特别是对于传统载体档案的管理具有一定的管理基础的档案管理人员的培训，应侧重于新技术设备和档案管理软件的应用能力。同时，注重加强档案管理人员的职业道德和责任心的教育。档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关档案管理的基本知识，以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作，减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时，相关组织和管理部门还应加强对参与规划管理档案数字化工作人员的档案工作安全意识方面的教育。
2.4强化各个环节的验收工作
档案数字化工作开展过程中，需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是规划管理档案数字化质量控制的重要环节，也是保证规划管理档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行，对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。
结束语
城乡规划管理部门应在规划管理档案数字化项目建设的各个环节，加强质量控制，强化项目参与人员的质量意识和知识技能培训，在科学规划、认真实施、稳步推进的思想指导下，开展数字化工作。同时要加强质量检查和监督，做好规划管理档案信息的深层次加工，不断提高规划管理档案的数字化质量。
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