青岛市城市建设档案馆 山东青岛 266000
摘要：经过“美丽中国”“美丽乡村”建设规划的不断推进，我国基础设施建设水平不断提升，城建工作取得显著成效，城建档案管理工作有助于促进城市建设工作的科学发展，使城建工作的价值突出，为城市建设体系的不断完善和有效延伸提供信息支持。城建档案信息化管理体系的建设是档案管理部门对高质量档案管理工作的追求，同时也是信息化时代发展的必然结果。
关键词：城建档案；信息化；现状；建议
引言
城建档案中如实记录了城市发展与建设各方面情况，为城市长远规划、建设管理以及改造维护等提供了可靠依据，具有重要的保存与利用价值。随着电子信息技术的快速发展，计算机、互联网以及智能手机应用越来越广泛，除了能够让人们工作模式发生变化以外，也推动着城建档案管理工作方式的变革。因此要通过加快城建档案数字化建设步伐，保证城建档案管理水平不断提升。
1城建档案信息化建设的现状
1.1对城建档案信息化建设认识不足
很多城建档案馆由于城建档案信息建设才刚刚起步，城建档案管理人员对信息化管理的重要意义认识不够，不愿意创新改进工作方式，城建档案信息化管理工作处于薄弱环节。由于地区、城市发展程度以及规模的差异，城建档案的信息化工作也呈现出区域性和内容上的差别。在不认可电子文件地位或者缺乏保障性措施的情况下，许多单位都不敢去使用或不愿意使用电子文件进行业务活动。单位在电子文件管理上也存在许多盲目性，对电子文件管理缺乏正确的认识及科学管理理念。
1.2管理信息容易缺失
城建档案管理数字化建设面临信息网络不稳定的现象，这样容易引起档案资料遗失等问题，不能保证管理信息的完整性，从而为城建档案数字化管理工作效率造成不利影响。在管理数字化电子文档的时候，受到计算机软件与硬件设施不足的影响，或者是人为因素与信息网络等问题，导致电子文档稳定性降低，城建档案资料容易发生缺失的情况。尤其对于很多重要的城建档案信息来说，若是受到各种因素影响出现遗失的情况，将导致档案资料完整性降低，对今后城建档案的使用造成不便。
1.3管理人员专业素养不高
在对城建档案管理提出新要求之后，管理部门也力求改革传统管理方式，我国也制定出了一些对应的管理政策，管理部门为了响应新要求，开始整改。新管理要求需要管理部门把原来的档案管理工作方式进行优化，组建专门的城建档案管理部门，聘请专业的管理人员负责管理城建档案工作，也需将原来的纸质管理变为电子档案管理。但是，从管理部门实际的管理现状来看，只有少数完全符合，大部分存在不符合现象，大多只是做到了其中一部分，在引入科学技术进行档案管理后也没有将其优势充分发挥出来，这也是因为档案管理工作没有得到足够重视导致的。并且，城建管理档案的人员流动性比较大，使得管理人员无法合理调配工作时间，而新入职的档案管理人员未经培训就上岗。不仅如此，在管理部门当中还有一种非常常见的现象就是，档案管理人员往往身兼数职，管理人员的主要工作并不是档案管理，每天除了处理档案管理之外，还有其他领域工作需要做。而大部分工作时间都放在自身原本工作上，只是抽一小部分时间用来处理城建档案管理工作，这不但会降低城建档案管理的效率，还导致原本的工作质量削弱，因此还需做出合理的调整。
2城建档案信息化建设的建议
2.1强化城建档案信息化管理的安全保障
首先，城建档案接收部门要做好电子文件接收的检查，确保接收数据的质量，保证电子文件载体清洁、无划痕、无病毒等。
其次，归档的电子文件，应按城建档案分类大纲进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。再其次，城建档案部门应加强对归档电子文件的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定；采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制，自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证电子文件的安全性。最后还要重点关注病毒、木马、黑客等威胁城建档案信息安全的因素，做好计算机和网络的加密和防范。
2.2加强技术培训力度
基于城建档案信息化管理工作的技术融合性，档案管理人员应具备较高的信息素养，可通过加强技术培训力度，为城建档案信息化管理工作的开展奠定基础。第一，城建管理部门应充分认识到城建档案信息化管理工作的开展优势和开展必要性，并以此为基础，组织城建档案馆开展技术交流会议，在会议上整合具有较高作用优势的档案管理技术，如自动化技术、物联网技术、人工智能技术等；邀请行业内专家对这些先进技术的具体应用进行介绍，让相关工作人员认真学习先进技术的应用方法，进而促进各城建档案馆对于城建档案信息化管理工作的支持，从而实现培训效果的提升。第二，城建档案馆应在原有档案管理体系的基础上，根据档案管理人员的管理能力和工作态度，组建学习小组，并为各小组布置学习任务，设定学习目标，使得城建档案管理人员具备较高的自主学习意识，意识到城建档案信息化管理的重要性，能够不断探索新型管理路径，创新档案管理体系。另外，为提高城建档案信息化管理工作的开展效率，使得城建档案信息化管理工作能够满足目前的档案管理发展需求，城建档案馆的负责人员还应派遣档案管理人员进入具有较高档案信息化管理水平的档案管理单位中进行深度学习。
2.3提高档案管理人员的专业素养
当前是人工智能发展十分快速的时代，很多行业应用了人工智能加以辅助，在进行城建档案管理时，也应当顺应大数据背景，合理使用人工智能加以管理，以技术化手段来改革以往管理方式。但是，管理部门需注意的是，当城建档案管理引入人工智能后，还必须加强对档案管理人员专业素质的培养。由于在人工智能没有引入之前，所有的管理人员都使用传统方法进行管理，对于新技术并不了解，只有在集中培训之后，才能够加强管理人员的现代化管理意识。一方面，管理部门需要通过定期培训、组织学习以及考核等方式提高档案管理人员的综合素质，通过提高招聘要求，保证档案管理人员综合素质和信息化水平；另一方面，在传统的城建档案管理过程中，档案管理的工作量非常大，这会导致管理人员丧失了一定的工作积极性，管理人员也会感到压力倍增，所以，在改革的过程当中，部门还必须明确员工工作细则，做到工作分配均匀，根据管理人员的实际工作任务来计算绩效，从而激发管理人员的工作热情和积极性。
2.4优化绩效管理
绩效评价体系可以有效识别档案管理人员的工作态度、工作能力，而综合评价体系则能从全局角度出发，对档案管理系统的运行效果进行反馈，支持负责人员调整人员管理规划，优化人员组织结构，领导档案管理人员不断提高个人信息素养和档案管理水平，满足城建档案管理需求。另外，在优化管理体系的过程中，还应注意保证城建档案信息安全，通过权限设定和权限授予，合理优化档案信息传输环境，规范档案管理行为。
结束语
城建档案信息化是城建档案管理工作的未来发展趋势，城建档案管理部门在实际工作中应多组织城建档案信息化建设培训，向基础和条件比较好的城建档案馆学习信息化建设经验，提高信息化认识，减少制约因素，确保城建档案信息化建设少走弯路，高质量发展，更好地为经济社会发展服务。
参考文献
[1]蔡文克.做好城建档案业务指导的若干举措[J].浙江档案,2020(02):54-55.
[2]王长伟.建设工程文件跟踪管理服务平台在城建档案接收中的应用[J].城建档案,2020(02):84-85.
[3]宋婷.大数据背景下城建档案信息系统构建探究[J].城建档案,2020(02):15-16.