建筑工程档案资料管理的优化研究姜珊--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

建筑工程档案资料管理的优化研究姜珊

发表时间：2021/7/12 来源：《建筑模拟》2021年第3期作者：姜珊

[导读] 科技的进步，促进工程建设事业得到快速发展。建筑工程档案资料属于建筑企业的宝贵财富，是建筑企业在施工过程中经验与施工技术的积累，在建筑工程管理中发挥重要的作用。有效地对档案资料进行管理，不仅可以提升建筑工程的质量，还可以提高企业的经营利润。因此，对建筑工程档案资料进行科学、有效管理，无论对企业档案管理本身，还是企业未来发展都具有不可替代的作用。本文就建筑工程档案资料管理的优化展开探讨。

        中国建筑第二工程局有限公司北京 100160
        摘要：科技的进步，促进工程建设事业得到快速发展。建筑工程档案资料属于建筑企业的宝贵财富，是建筑企业在施工过程中经验与施工技术的积累，在建筑工程管理中发挥重要的作用。有效地对档案资料进行管理，不仅可以提升建筑工程的质量，还可以提高企业的经营利润。因此，对建筑工程档案资料进行科学、有效管理，无论对企业档案管理本身，还是企业未来发展都具有不可替代的作用。本文就建筑工程档案资料管理的优化展开探讨。
        关键词：建筑工程；档案资料管理；存在问题；处理措施

        引言
        建设工程一般耗时长，资金投入大，涉及的环节和部门较多，工程档案能够记录工程的全过程，对鉴定工程质量、分析事故原因、追究事故责任等有重要的参考价值，也是项目建成之后管理、运行、改造和养护的依据。因此，如何根据工程的实际情况，分析建设工程档案管理中存在的问题，采取合理的解决措施加强档案管理是值得探讨的问题。
        1建筑工程档案资料管理的重要性
        运用科学、有效的建筑档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对建筑工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建筑施工过程中，对建筑档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在建筑工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建筑工程项目施工时，认识到建筑工程档案资料管理的重要性与紧迫感。
        2建筑工程档案资料管理中存在的问题与不足
        2.1认知不足
        部分建筑公司并没有认识到档案管理对于建设工程质量监督的重要性，导致工程档案管理工作存在诸多问题，一是档案管理人员认知不足问题，部分档案管理人员并没有根据工作规定，进行日常档案管理工作开展，导致工程档案信息记录不及时，很容易出现档案信息丢失问题。二是管理工作不健全，部分建筑公司档案管理人员，在工作变动时，并没有做好档案管理的交接工作，导致工程档案管理出现衔接不当问题，降低了过程档案管理的质量。
        2.2建筑工程档案资料管理体制不规范
        很多企业都普遍认为建筑工程档案资料管理是一项可有可无的工作，这项工作是否有效对实现企业经营利润没有太大影响，因此，其逐渐放弃了对这些工作的人力、物力、财力的投入。还有很多建筑企业一致认为，建筑工程施工过程中，档案资料管理是否科学、规范，对工程整体质量影响不大，致使其放弃了在管理过程中对档案资料的有效管理，并没有制定有效的管理体制。同时，在建筑工程档案资料管理监督方面，相关部门也没有建立专人负责档案资料管理监督的制度，而施工监理单位为施工企业提供了各种优质服务，帮助施工企业在施工过程中对工程质量、工程进度和工程施工技术给予控制。所以，监理单位还应该在施工单位的档案资料管理方面承担相应的管理监督责任，确保建筑工程档案资料管理的全面性及有效性。
        2.3档案管理人员素质不高
        建设工程档案管理工作和工程密切相关，是一项专业性较强的工作。一方面由于重视不够，管理者在人员配备上没有设置专门的档案管理人员，都是兼职，他们没有更多的时间和精力专研业务，缺乏档案管理的理论知识和实践经验，很难保证工作质量；另一方面，很多工程的档案管理人员是刚毕业的学生或者非专业的技术人员，又没有进行必要的岗前培训，缺乏实际操作经验，致使一些归档资料不能满足归档要求，例如工程资料的复印件，经多次复印、涂改之后再进行复印，字迹模糊不清，难以辨认，不符合存档要求，如果存档会给后续工作带来麻烦。兼职档案管理人员专业水平不高，又不努力进取，专业素质相对较差。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        3加强建筑工程档案资料管理的建议
        3.1提高认知水平
        建设工程质量监督人员应当提高自我认知，认识到建设工程档案管理对于质量监督的重要性，不断根据监督工作需求，加强对于建设工程档案管理工作的监督，保证建设工程档案管理工作的顺利开展，从而提升建设工程档案管理水平。同时，建设工程档案管理人员也需要提升对于本职工作的重视度，认识到档案管理工作对于建设工程的重要性，不断根据岗位要求，进行自我学习与完善，提升自身管理能力，做好建设工程档案管理工作，为建设工程质量提升做好基础。例如，建设公司可以根据质量监督管理需求，定期为质量监督人员与档案管理人员开展培训工作，通过培训，不断提升工作人员的责任意识，把质量监督工程与档案管理工作相结合，使得质量监督人员和档案管理人员可以根据工作职责，认真贯彻和落实公司布置的任务，做好建设工程的质量监督工作，不仅可以保证建设工程建设质量，还可以提升档案管理水平，有助于建设公司建设水平的提升。
        3.2完善建筑工程档案资料管理制度
        建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。
        3.3增强对电子档案的归档，提高档案管理数据的准确性
        首先要加强归档观念。目前的建筑工程管理通常使用信息技术增强档案管理，在开展电子归档过程中通过数字信息技术作为存储方法。档案管理人员要增强与信息部门之间的配合，使得各部门都了解并遵守电子档案的归档规范，如此更加有助于工作的进行。其次，要完善电子公文的收集与总结。建筑工程企业要构建电子公文归档模块，全天候监管电子公文的流转情况，根据《党政机关电子公文数据规范》的相应标准对信息进行收集，借此保证电子公文的完整性，满足归档需求。最后，要充分发挥多媒体技术的优势。建筑工程档案管理过程中可以制作照片、音频、视频等多样化的多媒体电子档案，按照电子信息的归档要求归档，从而提高归档质量。
        3.4加强施工档案管理信息化建设
        随着信息化技术不断发展，信息化已成为当前企业、单位发展的一种必然趋势，建设项目档案管理水平就必须提高。首先，施工单位要加强档案管理信息化的重视，加大投入力度，不断完善所需的软硬件设备建设工作。其次，新时代的施工档案管理人员既要具备扎实的文件管理专业知识，又要熟练地掌握计算机的基本操作技巧，并学会建立各种档案数据库文件。借助于现代信息技术，档案管理可以更加便捷、快速和高效地提供服务。总之，在新时期施工单位，要想充分发挥档案资料对施工项目的发展作用，必须明确认识施工资料在档案管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提高相关档案管理人员技术水平；同时，加强施工档案管理的信息化建设，进而提高施工档案资源的利用率，使档案管理工作更好地为我国基建事业的持续发展服务。
        结语
        建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。
        参考文献：
        [1]李玉.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].山西建筑，2019，44（18）：247-248.
        [2]龙雨.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市建设理论研究（电子版），2019（06）：73-74.
        [3]刘景丽.建设工程档案管理创新探析[J].卷宗，2019（09）：63.