邓钦莲
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摘要：档案管理作为企业的重要管理内容，能否提高档案管理水平，直接影响着企业的发展。特别是信息化大力发展的形势下，企业要根据自身的发展需要，注重发挥信息技术的优势，实现档案管理的信息化建设，提高企业档案管理水平，充分发挥出档案管理的优势，使其更好地为企业服务，以此来促进企业实现又好又快的发展。
关键词：创新；档案管理；理念；信息化
引言
如何借助计算机网络实现档案数据的传递和交流，是实现档案管理信息化的重点所在。说起来，其主要是依托互联网平台，借助无线网络传送，使档案信息无阻碍地输送和接收，不论身处何处、何地，只要拥有权限，都可以及时查找所需的信息与数据。对此，要在单位相关管理部门以及资料需求人员之间构建起沟通的桥梁和平台，全面发挥档案在企事业单位发展中的作用和价值。就目前而言，档案管理信息化所具有的含义与特点，已经对传统的档案管理工作提出了新的相关要求，档案管理工作要紧随时代发展，深入剖析发展过程中遇到的问题，并结合单位实际，实现档案管理工作的创新发展。
1、档案管理信息化存在的问题分析
1.1使用方法落后，管理水平不高
在档案管理信息化的过程中，很多单位都暴露出存在形式主义、管理人员安于现状，不接受新事物、上级领导对档案的信息化管理工作没有足够的关注等问题，这就造成了就算是单位在日常管理中引入了信息化系统，也难以等同于高效、迅速和便捷。此外，一些档案管理人员思想观念比较保守，对计算机信息化的学习存在严重不足，很难适应高新科技发展所带来了便利，而计算机更新的速度是快到没有办法想象的，因此管理人员信息化水平不足这一现象必然会造成档案管理工作中对于计算机应用的落后，且设备升级也严重滞后，阻碍了档案管理信息化工作的进一步发展。
1.2存在形式主义现象
部分观念相对落后的工作人员对计算机产生的便利性没有形成足够的意识，在进行信息化档案整合的过程中缺乏严谨性，进而导致档案管理信息化工作存在形式主义问题，难以形成大规模的应用。对此，相关部门一定要认真对待档案资料的信息化存储工作，随着时代的发展，传统的档案管理方式已经较难吻合市场经济发展的相关要求，所以，档案管理的信息化发展已经成为一种必然趋势。而随着工作人员的逐步更替，档案管理信息化过程中存在的形式主义现象也必然难以长期存续。此外，要注意在档案管理人员更新换代过程中有可能出现的互相推诿的现象，切实消除形式主义现象，推进档案管理信息化工作的有力开展。
1.3从事企业档案信息管理工作的人员资质有待加强
因为企业管理层人员在思想层面上还没有切实认识到档案信息管理的重要性，因此企业档案信息管理工作在根本上没有得到最优化的安排，所以档案信息管理工作一片混乱。目前，绝大数企业的档案信息管理工作人员为兼职人员或者是临近退休的员工兼任，甚者有的企业是聘请校外兼职工作人员，这部分人员通常没有专业背景，缺乏专业工作能力，再加上这些工作人员对于档案管理信息化的流程缺乏了解，而且流动性巨大，使企业档案信息管理工作始终无法形成完善的工作体系，工作进度始终停滞不前。
2企业档案管理信息化建设优化措施
2.1建立档案信息化管理系统
企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。
企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。
2.2建立档案信息化管理的安全体系
档案管理不同于其他管理工作，往往有着一定的特殊性与保密性特征，尤其其自身的性质所限制和影响，要求企业档案管理信息化建设，以此来满足档案管理工作的开展需要，这就要建立超强的安全保障体系，具体主要包括：硬件设施安全保障：企业在实际经营管理中，要意识到档案管理的重要性，在档案管理信息建设过程中，必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全。一旦出现不可预知的问题时，能够对档案信息进行很好地保护，避免信息丢失对企业造成较大的损失。网络安全保障：网络具有开放性的特点，在企业档案管理中发挥着重要的作用，但也存在较大的威胁，一旦黑客、木马等病毒对系统进行攻击，将会造成企业档案信息被窃取的风险，严重威胁着档案信息的安全性。鉴于当前这种情况下，企业可注重防火墙技术的应用，通过该技术部署内外网安全策略，定期对文件等进行扫描。与此同时，还需要进一步完善数据库建设，安装先进的数据库系统软件，只有做好当前方面的工作，才能够保证网络的安全性，进而实现对企业档案信息的安全管理。
2.3更新管理理念 提升管理人员素质
在企业档案信息化管理过程中，企业档案工作要加快信息产品的转型升级，同时也要能够认识到管理人员的重要性。为此，企业档案工作要加强管理人员的业务学习，促使其能够掌握更为专业的知识水平，进而更好地实施档案管理工作的改革创新工作。然而，由于当前企业教学并没有意识到档案管理的重要性，也未能采取相应的改革创新工作等都是影响企业档案管理工作正常开展的主要因素，此外，由于企业档案管理人员年龄相对比较大，并没有掌握信息化的档案管理模式，这在一定程度上也是阻碍企业档案管理工作正常开展的因素之一。为此，企业档案管理工作要加快信息产品的转型升级，并同时着重提升管理人员的业务技能，从而更好地提升档案管理工作人员的综合素质。此外，企业档案工作要利用一切机会加强管理人员的专业技能培训工作，从而促使他们能够掌握最为先进的信息化管理技术，进而更好地为企业档案管理工作提供最为优质的服务。
2.4将档案信息化与传统方式联合起来
档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化
结束语
在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。
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