马志强
新疆木垒县人力资源和社会保障局 新疆木垒县 831900
摘要：近年来，随着当今社会经济建设及城市化发展的持续推进，各地区的大量基础设施正在逐渐完善，此时传统的纸质档案管理模式已经不能充分满足新时期工作所需。基于此，各企事业单位进行文档管理工作时，应跟随着信息化时代发展步伐加强信息化建设力度，借此保障文书档案安全性的同时，促使文书档案利用率显著提高。国家档案局于2018年强调，下属单位及其他单位都应该在档案管理效率方面进行提升，档案管理工作中应融入新时期背景下涌现的先进信息技术，进而为信息化及数据化的文书档案管理发展提供技术支撑。基于此，对于文书档案管理站来说，尤为必要的就是在现有管理模式方面进行积极优化和改进。
关键词：文书档案管理；信息化；利用率；安全保护
1 引言
电子信息化管理是指借助计算机设备及其软件系统对电子文件进行管理。通过将不同类型的文书档案存储于数据库，赋予不同人员查阅权限，建立基于电子信息化管理系统的文书档案自动收集、记录和存储的管理系统，可为文书档案信息查询提供可靠保障。与传统的纸质文书档案管理模式相比，文书档案电子信息化管理不受时空限制，存储所需空间更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年来，随着OA办公系统的日益普及，电子信息化管理发展迅速，文书档案管理模式发生了很大变革。通过探索新思路、树立新理念、掌握新方法，有利于进一步提升文书档案电子信息化管理的能力和水平，促进新时代文书档案管理体系更加完善、科学。
2 企业文书档案信息化管理研究现状
当前社会是信息全球化、科技普及化的时代，企业对于大数据的运用更加熟练，企业对于怎样运用大数据进行档案管理已经有了初步的探索，但是在发展的过程还是避免不了遇到了一些问题，本文的研究现状就是企业在面临大数据这个机会下该怎样对档案进行信息化管理，以及大数据为企业文书档案信息化管理带来的挑战应怎样进行应对。在过去文书档案管理主要包括以下几个环节：收集、整理、鉴定、保管、使用等等。然而现在随着大数据的飞速发展，实现文书档案的信息化管理目标主要是运用网络技术和大数据技术等等现代先进技术。在使用先进的信息技术为用户提供更加便捷的服务的同时，其也为我们带来了一系列的问题，例如安全问题、成本问题等等。由此可以说大数据具有双面性，其带给我们的便利是毋庸置疑的，带给我们的问题还需要我们多加关注，不能掉以轻心。稍有不慎就会造成用户隐私泄露。
3 提高文书档案信息化利用率的途径
3.1 搭建信息化管理平台
大数据下，企业文书档案管理能否实现数字化，还和企业信息化程度有着密切的关系。企业应加大在信息化建设上的投入，及时引入先进的系统软件，结合自身实际需求，构建适宜自身的文书档案加工系统，在实现文书档案管理自动化的基础上，实现数据信息的全面化、实时共享，为企业决策提供有效参考。
3.2 转变观念，深入推进文书档案数字化建设工作
具体而言，需要要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。一方面，企业要结合文书档案信息化建设的基本要求以及企业实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端；另一方面，企业要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。另外，要结合企业人力资源实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责的目标，提升数字化的质量。同时，企业也可以探索将非涉密文书档案资源交由外部企业进行加工和处理，通过服务外包等方式来推进文书档案数字化建设的进程。
3.3 及时升级管理媒介
文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介，应根据文书档案信息化管理实际需要，及时做好媒介系统升级。一方面，做好文书档案数据库升级管理。可选用SQL Server架构建设不同保密等级的数据库，并对其进行编号，实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面，升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多，不同文书档案类型查询频率、程序不同，可将虚拟服务器与物理服务器相结合，其中，虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息，而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外，积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用，提升文书档案电子信息化管理效率。
4 加强文书档案信息化管理安全保护的措施
4.1 坚守底线，严格把控文书档案的安全
为了更好地保障档案安全，坚守安全底线，一是要严格实行文书档案管理系统内外网隔离，落实安全管理责任，提升文书档案管理人员的安全意识。同时，应采用防火墙来对访问IP以及U盘等介质进行严格化管理，及时发现病毒和非法程序入侵。二是要应用区块链、数字水印、云加密、数字加密等新型的信息技术对文书档案进行加密处理，适应新形势下信息技术的发展趋势。同时，也要对文书档案管理人员进行培训，确保其能够熟悉应用各种信息技术，打造复合型人才队伍。三是要重点关注涉密类文书档案的安全管理，充分保障企业的利益和商业秘密。对于涉密类的文书档案，还应当进一步进行加密处理，并设置相应的访问权限，严格保守档案机密。
4.2 加强安全防范力度
首先，注意内部网络的积极建立，要想实现可控可信的内部网络有效建立目的，应把内外网通道管理工作做好，同时注意妥善管理计算机中个人使用的重要文件内容，也可以在单位局域网上对监控点进行设置，借此来监控短信息安全。其次，数据备份和容灾，其主要是指在发生损害事故的情况下，基于特定手段及方式方法的应用，最大限度还原丢失数据，进而促使信息系统正常运行得以良好保持。
4.3 运用大数据、云计算等技术推进文书档案工作标准化
随着大数据、云计算等技术不断发展，为文书档案工作标准化建设提供了技术支撑。单位档案管理部门应充分看到信息技术的优势，应对文书档案工作标准化相关制度进行优化和创新，对纸质文书档案工作标准化制度要进行认真梳理，对已经不符合当前档案信息化建设的相关标准要予以废止，并将大数据文书档案工作标准化纳入制度体系之中。要对档案管理信息系统的相关技术参数和标准进行优化，要确保相关参数符合大数据、云计算的要求，为文书档案信息资源的开发利用创造有利条件。同时还要加大对文书档案管理人员的教育培训，引导文书档案管理人员树立标准化意识，在文书档案管理过程中要确保各项标准能够落到实处，确保文书档案相关数据符合相关规定，进一步提升文书档案管理效率。
5 结束语
总之，要想为社会各界对文书档案资源的利用提供便利，必须要重视文书档案信息化建设，基于信息化管理模式的应用、加之各种安全保障措施的积极制定，为文书档案高效、安全利用提供全面保障。
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