肖大淞
黑龙江鹤岗矿业有限责任公司新一选煤厂 黑龙江 鹤岗 154100
摘要：新时期科学技术创新发展，传统档案管理工作逐渐朝着信息化不断转变，档案管理贯穿企业经营发展各个方面，这也对办公室档案管理工作提出较高的要求。文章对办公室档案管理存在的不足与应对措施展开探讨。
关键词：办公室；档案管理；管理问题；信息化
引言
随着信息技术的快速发展,传统档案的管理方法已经无法满足现代发展需求。办公室档案管理工作中的应用信息技术,其工作内容和流程较为复杂。通过智能化信息技术能有效提升档案管理工作效率,推动档案管理工作进一步发展。
1新时期下办公室档案管理的原则
档案是企业所有信息的汇聚地,高效的办公室档案管理工作是确保企业各项工作有序开展的重要保障,为了确保办公室档案管理的水平,在对档案进行管理时需要遵循以下原则:一是规范与灵活相统一原则。这就要求企业办公室档案管理部门需要在遵循档案管理相关规定的基础上,结合企业自身的特点,创新档案管理机制和管理方法,灵活地对档案进行管理,以此来确保档案管理工作的针对性和有效性。二是制定和执行并重原则。企业应根据自身发展的需求以及档案管理的实际情况,制定科学、合理、系统的档案管理制度,以此来确保其在执行中的效率。在制度执行的过程中,也需要结合实际情况进行不断调整和完善,以此来确保制度的合理性。三是职责与权益兼顾原则。这就要求企业需要明确档案管理责任制度,相关部门领导和工作人员必须要明确自身的工作职责和权益,做好本职工作。另外,一旦出现档案管理纰漏问题,可以立马找到责任人,并公平的进行处理。四是静态和动态相结合原则。这就要求企业的办公室档案管理工作在保持其科学性和稳定性的同时,要树立与时俱进的管理理念,能够根据时代的发展,创新档案管理体制和方法,以此来确保档案管理工作的先进性和时代性。
2办公室档案管理的不足分析
2.1没有充分利用信息化技术
在信息化社会影响下的办公室文书档案管理工作没有人们预想的那么简单。虽然政府和社会的科技推动将信息化引进到各行各业，但是事实表明现阶段办公室文书档案管理工作和信息技术的应用存在一些矛盾，并没有将信息化技术充分运用到办公室文书档案管理工作中，这些问题阻碍了工作人员的发展和工作的进行。办公室档案管理部门是一个单位重要的职能部门，应该顺应不断变化的时代步伐，为工作的发展培养创新型人才，制定先进的信息化计划。
2.2管理机制仍不健全
目前,很多单位还未明确档案管理的具体部门,多数由会计人员或者行政部门兼职管理。在信息化的背景下,档案管理工作存在众多的不合理,限制办公室档案管理工作的开展。部分单位尽管在企业内部设置专门的档案管理部门,但是由于缺少健全管理制度以及制约责任,使得部门更多只是形式化管理。经常出现信息丢失、篡改和泄露等问题,究其原因,还是在档案管理工作过程中并没有依据严格的制度和标准进行档案收集、借阅和保管等工作。
2.3工作人员的专业素养有待提升
一些单位并未指定专业人员进行管理，使得档案资料的保管出现很多问题，大量的资料被随意堆放，规范管理无从谈起，档案所具有的价值也就难以发挥出来。档案管理人员掌握的专业知识较少，管理能力较为低下，对工作影响较大。若想保证办公室档案管理富有实效，管理人员必须具有较强的专业素养，否则的话，管理过程中出现问题的概率就会大幅增加，办公室工作效率也难以得到保证。
2.4档案管理智能化程度不足
就单位管理而言,在办公室档案实际管理中,因其存在较大的特殊性,所以很多时候都得将纸质版文字信息输入电脑中,形成数据形式,以便更好的管理与储存,这一流程可以说是办公室档案管理信息化中最为基础的一项工作。
相比较于传统管理方式,这种方式在很多方面都有着极大优势,如共享、查找等。不过在信息化管理操作中,难以避免出现操作漏洞,如果办公室档案管理计算机出现问题,那将极易遭受外来恶意攻击,导致档案数据被篡改、丢失等。由于档案记录的基本都是重要信息,如果出现上述情况,将会给企业带来非常大的损失,造成不良影响。
3办公室档案管理的提升对策
3.1创新文书档案管理方式
由于办公室文书档案管理工作人员在档案登记时未采用较为科学的信息化手段，会出现资料信息模糊的情况，办公室文书档案信息会被泄露到外部，得不到人事安全保障，后期产生一系列不可想象的后果。所以，要采用创新型档案管理方式来提升办公室文书档案管理工作。明确每个工作人员的职责要求，做到每个工作流程责任到人，文书资料下达到办公室管理人员手中，对文书档案中的信息内容充分了解，具体规划下一步工作流程，保障文书档案的信息安全，确保不会向任何不相关人员泄露文书档案信息，减少整理文件档案有可能会出现的纰漏和疏忽。
3.2健全档案管理机制
在信息时代的背景下,办公室档案管理工作应当重点关注资源、使用和安全三个方面的建设,促进单位办公室的档案管理工作朝着信息化方向发展。第一,建立专门的档案管理部门,依据各单位实际发展水平、经营状况和规模设置人员组成结构。第二,应当依据管理部门的有关内容建立相应的机制,包括管理人员奖励惩罚机制和考核机制,确定全面管理制度,有效约束工作人员的行为,保证工作质量。第三,将信息化技术作为档案管理工作的切入点,将资源、使用和安全体系作为基本建设点,促进办公室档案管理工作实现数字化。第四,建立档案管理机制应当结合单位文化和其他规章制度,才能真正实现信息化档案管理目标。
3.3提高办公室档案管理人员的素质
办公室档案管理需要多人合作才能完成，而且相关的管理人员必须拥有丰富的专业知识，熟练运用信息技术。书写、录入应符合规范要求，防止对信息进行处理时产生伪造的情况，避免信息数据错乱。若想保证档案管理人员能够胜任本职工作，应使其对档案及其管理工作有正确的认知，认清档案管理的实际价值，进而主动提高自身的工作能力。应加强对档案管理人员的教育培训，也可以组织专项的技能竞赛，组织人员参加专业论坛，或是组织内部人员的经验交流等，通过相关的培训学习活动，使员工积累起更为丰富的理论知识和实际工作经验，提高工作能力和水平。
3.4增强大数据管理
在新时期开展办公室档案管理工作,相关方面应该加强注重现代信息技术的应用,尤其是现代大数据技术,与办公室档案管理工作有着十分紧密的联系,对于工作质量的提升有着很大的促进作用。通过大数据技术的应用,加强档案数据的整理与搜集,能够进行深层次的数据分析与筛选,并且形成价值更高的信息,促使传统档案管理工作更上一个台阶。在办公室档案管理工作具体开展中,大数据技术的应用具体表现在以下几方面:一是配备基础数据信息的储存设备;二是优化技术算法;三是加强重视整合与收集数据信息。具体说就是对收集到的资料展开科学分析,为接下来的工作提供有力的指引,切实提升数据整合与综合分析能力,更好满足新时期办公室档案管理工作发展需求。
结语
综上所述，档案管理工作在现代单位发展中有着重要作用,特别在制定决策阶段,要通过档案管理总结以往工作经验保证决策合理性。传统的档案管理工作无法顺应新时代信息技术的发展需求，对此企业还需要引入信息化技术,建立信息化档案管理系统,做好网络安全管理，提高人员信息档案管理水平，为企业各方面工作提供支持。
参考文献
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