宋强1 姜海峰1 姜福林2
1乳山市机关事务服务中心 山东省乳山市 264500 2乳山市政府采购事务服务中心 山东省乳山市 264500
摘要：本文首先简要分析了档案数字化保密管理工作中的常见问题，进而分别从承担保密责任、制定管理体系、涉密人员管理三个方面分析如何实现档案数字化过程中的保密管理，以数字化作为重要抓手，对档案管理工作中的诸多风险性因素进行全面分析，带动档案管理水平的显著提高。
关键词：档案数字化；保密管理；档案管理
引言：伴随着社会进步和经济发展，各种现代信息技术的快速发展为人们的生活带来了方方面面的改变，促使档案管理工作也开始朝向数字化、智能化方向建设。档案是多元信息资源的集合体，档案数字化过程中也隐含着许多泄密风险，需要工作人员予以重视，及时采取针对性措施，实现档案的安全管理和高效管理。
一、档案数字化保密管理工作中的常见问题
档案数字化在一定程度上促使档案管理效能有效提高，但也带来了诸多安全隐患，需要工作人员积极制定应对方案，实现档案信息数据的安全保密。
首先，部分工作人员自身专业能力有限，无论是保密意识，还是现在信息技术应用水平都有很大的进步空间，使得档案保密管理工作极易由于人为操作不当，造成疏忽问题。其次，保密管理制度不够健全，特别是在各种档案管理软件的具体操作上，仍旧缺乏统一化的操作规范。再次，保密责任制并未有效落实，甚至一些单位还并未构建保密工作机构，促使档案管理工作难以切实借助技术优势，实现安全管理。
二、档案数字化过程中保密管理措施
（一）承担保密责任，落实保密工作
在现代社会的快速发展下，想要有效应对档案数字化管理过程中出现的诸多问题，实现安全保密管理，需要强化责任落实，促使单位内部的工作人员都能够自觉承担保密责任，严格按照工作规范展开。
首先，单位内部档案部门基于自身档案管理情况，切实完善档案数字化保密防护对策，定期展开档案数字化主题的宣传教育活动，并能够对档案保密情况进行日常检查，从领导者到工作人员都能够切实参与到档案数字化保密工作中。
其次，在保密工作中重点关注领导干部，促使领导干部这个关键人物能够更好地发挥职能，认识到档案数字化的重要性、了解保密管理措施，自觉引领工作人员加强技术研究和档案管理，通过多种信息化手段实现档案管理工作的创新。一旦档案数字化过程中出现了泄密问题，领导干部也应当加强责任意识，自觉承担保密责任。
再次，在日常档案监督检查工作中，需要沿着监督检查制度，对档案数字化的落实情况进行全面分析，对于保密工作出现问题的情况，也能够运用通报批评等方式，促使相关工作人员能够强化档案数字化保密管理的重要性认识，从而更好地落实保密工作[1]。
（二）制定管理体系，提高管理效能
档案信息安全是档案管理工作中的重点，档案安全作为根本底线，需要工作人员加强重视，不断完善数字化档案保密管理体系，促使档案管理工作朝向更加高效的方向前进，从而更好地应对档案信息服务的挑战，有效带动经济效益和社会效益的提高。
首先，档案中将会涉及多方面的资料信息，将纸质档案资料转化为数字化档案内容的过程中，需要保证各个资料内容清晰、完整，不会出现遗漏现象。并能够做好档案交接工作，确保已经登记完成的数字化档案资料全面且准确。
其次，档案数字化保密管理工作，应当确保网络数据资料安全，且整个操作流程严格按照档案管理规范展开。可以构建相应的后台管理机制，对各项资料内容的具体操作进行记录，确保工作人员的每一步工作都能够记录清晰，方便工作人员进行追查。
再次，业务分工十分重要。应当结合每个人的工作特点和个人经验，对档案管理具体工作进行明确的职能分工，实现一人一责，确保各项工作都能够顺利进行，也能够更加方便地展开后续档案监管工作，实现多种档案数据信息的有效追踪。
最后，为了切实加强档案数字化工作保密管理工作，应当在计算机安全保密方案设计过程中加强技术应用，保证档案数字化服务器和客户端存放信息安全，并且不会受到外界环境因素的影响，使得档案信息泄露，通过应用技术手段，做好身份鉴定工作，有效抵挡外部非法用户，保证档案管理系统安全[2]。
（三）涉密人员管理，提升综合素质
档案作为各种活动信息的全面记录，将其应用技术手段实现数字化档案管理能够在一定程度上提高管理效能，打破时间和空间的桎梏，但也引发了诸多安全风险，需要档案管理人员予以重视、自觉提升数字化档案保密管理水平，加强人才队伍建设，促使档案保密管理工作能够更加安全、高效地进行。涉密人员作为档案管理工作中的重要人物，涉密人员是否具备保密管理意识、是否带有专业化的业务水平、是否具有丰富的工作经验都将会直接影响到保密管理效果，在此情况下，展开涉密人员队伍建设能够更好地适应时代发展，实现高效能地档案管理。
高素质的档案管理人员是影响数字化档案保密管理工作效果的主要因素。保密管理工作需要工作人员能够加强理念认识，认识到涉密数字档案和非涉密数字档案的共同点和差异点，根据《电子文件归档与管理规范》要求，严格展开档案数字化管理工作。工作人员应当转变思维理念，破除传统思维模式的桎梏，积极应用信息化手段完善档案保密管理工作，构建资源共享理念，促使工作人员能够更加积极主动地投身于档案管理工作中，挖掘出隐含在数字化档案管理工作中的应用意义。加强业务培训，组织工作人员了解保密管理相关的知识内容，促使工作人员能够认识到不同环节可能出现的保密风险，以及需要遵循的保密原则和管理方法，并能够加强日常审查工作，如果发现出现问题，能够对相关负责人予以处罚，涉密人员签订《保密承诺书》，对自身工作进行监管，确保每一个涉密人员的工作都能够按照规范进行，符合承诺书中规定，并能加强不同单位的档案管理人员的交流和沟通，进一步拓展保密管理业务，实现档案管理人员业务能力的提升。
结论：综上所述，对档案数字化过程中保密管理措施展开分析具有十分重要的意义。面临着现代信息技术予以档案保密管理的诸多挑战，今后也应当不断加强技术研究，引导工作人员主动承担且落实保密责任、制定管理体系，并展开涉密人员管理，实现数字化档案的保密管理，从而带动经济效益和社会效益的共同增长。
参考文献：
[1]任星.大数据时代背景下档案管理和数字化建设研究[J].兰台内外,2021(13):1-3.
[2]黄婕.利用档案管理数字化提高安全保密控制的策略研究[J].办公室业务,2020(12):90+95.