彭丹丹
山东省济宁市人事考试中心 272000
摘要：随着现阶段国家的经济大力发展以及科学技术的不断变革，使得信息技术在人们的日常生活中愈加重要，而档案作为作为社会的重要财富，受到国家、组织以及个人的重视。档案管理作为一个集中形式的开放系统，通过分门别类的方式将社会档案进行控制，缺有着诸多的问题。本文通过分析档案管理的信息化建设问题，提出了相关的解决方式，以此提供给相关工作人员参考，提高档案的信息化程度。
关键词：档案管理；信息化；建设
引言：
在现如今的档案中，包含的信息是极为全面的，例如人才的学习和工作经历、知识技能的掌握情况以及身份背景等，这些都是组织机构选择核心人才的重要依据。随着科技不断发展，互联网技术的广泛应用，使得人民的传统思维方式以及对于时间和空间的感知以及认识都发生了改变，因此对于管理的信息化建设是大势所趋，不可违抗的。数字技术的运用使得传统管理模式不在适用，因此需要对其进行改进创新，以此来减少资源的浪费和提高工作的效率。现如今的档案管理信息化依旧存在诸多问题，因此需要进行深度剖析问题出现的原因，采取相关措施，提高档案管理信息化。
一、加强档案管理信息化建设的重要性
（一）顺应社会信息化，提高服务能力
档案属于记录资料信息的主要途径，做好档案管理工作能够保障企业和组织持续发展。因为时代发展与信息技术的不断转变，档案管理工作也需要进行不断的改变，档案管理工作中信息化技术的引入导致管理工作发生了根本性的改变[1]。在科技的飞速发展之下，社会对于人才的需求和利用随着经济发展而不断扩大，使得国家内部以及不同国家之间的人员流动日益增加，使得档案材料的数量和种类也随之增加，利用数字技术实行信息化管理已经成为管理部门有效管理档案必不可少的措施。
档案的信息化程度随着社会数字时代的发展而不断加深，改变了传统的纸质载体信息易丢失以及不便携带的缺点，以此提高了工作的传递效率和信息的准确度，为社会的经济发展提供动力，因此做好档案管理工作的核心是提高档案的信息化。
（二）管理人员的发展变革
档案材料作为记录人才工作的重要载体，为组织选拔干部提供了较为全面的资料，因此保障档案记录信息的完整性是极为重要的。信息化的档案管理推动了传统的档案管理人员的进步，要求在拥有细心认真工作的前提下，不断学习新技术来提高和充实自身，在提高了学习积极性的同时，也为改善管理人员的素质做出贡献。在经济体制改革的不断改革之下，新时代的管理人员需要不断的开发和挖掘档案所未能呈现的潜在价值，保障人才的合理利用，以此来为国家现代化建设做出贡献。
二、档案管理信息化建设的问题
（一）重视程度较低
对于如何一件事都需要得到重视才能够被实行，也由于重视才能够得到最大程度的推动和发展，档案管理的信息化亦是如此。在现如今的社会中，多数领导缺乏对于档案信息化建设正确认识，使得疏于此方面的关心和重视，以此也导致了未在单位内部实行相关的技术培训，严重影响档案管理的信息化建设，造成了组织内部档案管理的工作效率低下，也因此引发了档案信息化进度的缓慢，组织发展动力不足。
（二）相关系统的不足
在现阶段的档案管理中，多数组织所转变的只是表面，即通过纸质文字办公的方式变为了无纸化办公，但是缺乏完善的针对性软件来帮助建立数据库和推动档案管理信息化。多数组织所使用的软件多为文字形式，并不适用于现如今的档案管理，使得管理得不到技术支持，导致了工程过程中出现档案信息的遗漏现象。软件技术的缺乏阻碍了信息化建设的进程，同时由于目标的不清晰使得无法进行针对性的研究，同样不利于信息技术的发展。
三、如何加强档案管理信息化建设
（一）提高重视程度
档案管理是一项涉及面较广且比较复杂的工作，因此为了能够减少在工作过程中出现错误的几率，以及提升工作的效率，档案信息化建设的意义便开始开始逐渐呈现在领导眼中。只有不断的加强对于新兴数字技术在档案管理工作当中发展和应用的重视，才能够使得组织更好地适应时代发展的需求，从而建立起更加完善的档案体系,更好的提高人们工作和生活的便利性[2]。档案管理所涉及的部门和领域是广泛的，为此需要领导进行协调以达到一致，并且在其中起到带头作用，以促进相关工作人员的积极性，以此来加快信息化进程，为档案管理提供坚实的基础。
（二）开发高效档案数据库系统
处于信息化时代中，档案进行信息化，办公不断的由书面转型为无纸办公是顺应时代的潮流。对于档案管理信息化最为重要的就是使用合适的管理系统，以此来进行针对性的工作，从而提高工作的效率。为此需要组织机构在进行开发通用的办公软件的同时，结合自身实际情况建立独特的办公软件，建立一套结构完整的数据资料库，随着科技的进步来进行不断地完善，已达到帮助档案管理人员提高工作效率和工作质量的小目标，推动组织机构不断发展的大目标。
数据库作为记载信息的集合，不仅包括档案的表面价值，同时还有工作人员所挖掘的潜在价值，因此数据库的设计所应该体现的一个重要特点就是在保障便捷和安全的前提下，能够确保管理过程中的不同环节都有所体现。在建立数据库时要保证领导和相关的部门都有建立的子数据库，之后通过网络化的管理在将使用权分配到不同层级之中，确保相关数据能够快速准确的提供到用户手中。
（三）提高管理人员自身素质
在档案管理的信息化建设过程中，所需要的不能只是在技术和设备等硬件方面的变化，更多的是提高管理工作人员的自身素质，主要原因就是在建立数据库之后所影响的不仅是使用者，更多的是管理人员。为此通过初期的培训帮助工作人员掌握使用方式，在培训过程中通过搭配相关设备来减少工作量，缩短工作时间和降低复杂程度，使得管理人员更加快速的进行档案信息化。对于人员的素质提高所依靠的不仅是组织的培训教学，更多的是促使工作人员主动进行学习，提高其自身素养，为组织和社会发展做出贡献，
四、结束语
由以上内容可以得出，随着信息时代的不断发展，档案管理信息化是时代潮流。组织在进行档案管理的信息化进程中，需要上级领导高度重视，通过建立数据库，开发合适的软件以及带头学习和培训人员来帮助建立完善的信息化框架，推动信息化进程。
参考文献：
[1] 李佳. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 数码世界, 2020, No.173(03):252-252.
[2] 吴艳琴. 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 信息记录材料, 2020, v.21(03):77-78.
作者简介：彭丹丹：（1982.12.13），女（汉族），籍贯:山东省济宁市，学历:研究生，单位:山东省济宁市人事考试中心，职称:馆员，研究方向:档案管理