李苗
国能神东煤炭集团公司档案馆 陕西榆林 719315
摘要：信息化背景下人们对数字档案需求持续增加，需要根据实际情况选择合适的着力点，推进数字档案资源建设。文中以数字档案资源建设为着手，分析数字档案资源建设中存在的问题，结合实际情况给出具体解决方案，推动数字档案资源建设。
关键词：数字档案资源；建设问题；解决方案
随着数字化、信息化的迅猛发展，数字档案信息资源海量聚集，数字化是档案信息资源管理的主要趋势与方向。档案部门需要聚焦信息社会发展态势，围绕数字信息资源融合发展需求，深入整合开发数字档案资源内容，科学构建集成方便快捷、高效智能的数字档案资源融合服务平台，凝聚数字档案资源的共建共享共治之共识，为数字时代数字档案资源融合化发展奠定坚实基础。
1数字化在档案管理中的作用分析
1.1推动工程档案管理的时代发展
随着我国经济的快速发展和社会的不断进步，工程建设项目领域宽、范围广，工程档案激增。工程档案管理中实现信息化的管理方式是项庞大的工程，传统的档案管理模式存在很大的弊端，加上技术条件有限，不仅工作效率低下，同时也容易出错，难以满足新时代的管理需要。当前，对于档案资料的管理需要明确管理的整体思路，制定发展计划，从施工准备阶段、施工阶段到竣工阶段全过程积累、收集、整理档案，努力发掘资源价值，改善工作效率，才能保证档案工作的顺利开展。随着我国科技的不断发展，数字化技术工程管理过程中应用越来越普及，发挥的作用越来越重要，因此在工程档案管理中，数字化应用也将成为一个重要趋势。通过利用互联网技术和数字化的优势，可以对工程业务形成的海量档案数据进行分析，从而为档案管理提供更加科学、合理的数据支持，对于改善档案管理水平，提升档案工作效率具有非常重要的现实意义。
1.2提高档案管理的效率
在传统的档案管理模式中，基本上是手工管理，管理方式单一，对人工的依赖性极大。面对海量的档案数据，人工处理过程极容易出现错误，这种工作模式随着数据量的增多，出错频次也会增多，而且数据处理效率低，严重影响档案的质量和数据开发利用价值。数字化技术为档案管理提供了新的方式，利用这种技术可以快速对收集数据进行处理，从而更好地了解人们的实际需求，利用数字化管理方式，在一定程度上可以解放劳动力，对于简化档案管理流程、降低人工处理过程中的出错率与偏差、提升工作效率具有明显作用。
1.3更好的满足电子文件的管理需要
当前，在智能终端技术和电子技术的发展背景下，我国已经进入了数字化时代，电子文件已经开始慢慢取代纸质文件，这种发展趋势不仅可以有效节约资源，同时还能随时随地传送，可以为人们提供更多的便利条件。对于档案管理工作而言，由于资料和数据的复杂性，使用现代化网络电子管理，可以充分发挥计算机的便利性，为海量数据的管理建立相应的索引，实现智能化提取，通过相应的指令就能充分挖掘各种数据。需要注意的是在电子管理过程中需要保证数据的安全性，同时及时对数据进行分类处理，为后续数据的使用提取提供便利条件。
1.4加快智能城市的建设
由于经济的不断发展，城市发展进程不断加快，科技城市、智慧城市建设也将成为我国城镇化发展的重要趋势。在智能城市的建设中，档案业务发挥着重要的作用，因此在档案方案管理中通过应用数字化，可以对档案进行深度管理，从而进一步提升信息的利用价值，改善我国智能城市的发展，对于满足客户的要求，改善人们的生活质量也具有非常重要的现实意义。智能城市指的是通过对各种数据进行分析，对现有的资源进行整合，从而更好地满足居民的生活工作需要。档案管理中利用信息管理技术可以改善管理水平，有效推动智慧城市建设。
2当前档案数字化应用管理中存在的主要问题
2.1数字化应用的意识不足
由于计算机的不断发展，企业在日常工作中，对网络和数据库的依赖性越来越强，计算机技术和网络技术在各个领域中发挥的价值也越来越明显。但由于各种因素的现实，部分城市中档案管理工作对数字化的应用缺乏正确认识，因此在实际工作中没有及时对信息化材料进行及时的数字化归档、整理，并且档案的管理、开发过程中也缺乏现代化的技术手段作为支撑，这种情况严重影响了数字化功能的发挥。
第一，档案的编号不够系统；第二，档案的标题设置不够规范，在寻找相应的档案时，容易由于分类的不准确降低工作效率；第三，传统档案管理模式与现代档案管理模式存在一定的冲突，导致信息的整合标准不一，严重影响工作效率。
2.2档案管理理念的创新力度不足
在传统档案管理中，工作人员依然采用旧的管理模式，对于新技术的应用停留在表面，这种管理理念上的滞后性，对于档案数字化、信息化建设和推进是个阻力，影响了档案管理工作的创新。
在档案信息化管理过程中，信息化建设依然面临诸多问题，尤其是在偏远地区、欠发达城市的档案管理中，互联网、智能化管理的程度整体偏低。档案管理中信息化技术的应用仅限于档案的移交、编目、著录以及查阅等工作，对于数据库的建设、档案信息资源的开发与整合等技术相对有限，这种情况与数字化建设还有很大差距，不利于现代化档案工作的高效开展。
2.3档案管理工作人员的综合素质较低
档案的种类庞杂，特别是新媒体的崛起、区块链、大数据等新技术的应用，使得档案工作面临许多新的挑战，无形中给档案工作人员带来了一定压力，对档案管理提出了新的要求，才能适应新时期档案工作的发展。由于档案工作人员兼职率较高，专业知识和技能水平普遍不高，且人员存在老龄化现象，对新技术、新事物的接收能力相对较差，缺乏创新性。信息化背景下，档案管理人员掌握计算机技术不足，严重阻碍了档案管理的现代化进程。另一方面，由于我国档案管理人员待遇相对较低，档案人员缺乏工作积极性，业务能力以及综合素质提升缓慢，整个档案人才队伍水平参差不齐，严重影响档案工作效率，长期以往，不利于档案事业的发展。
2.4数字档案资源缺少增值服务
数字档案资源增值服务是指将原有的数字档案通过各种增值服务，如关键词提取、主题分类、应用分析、潜在数据挖掘等知识服务方式，让更多的人参与阅读和利用，从而产生附加价值。增值服务就是增加档案的附加价值，让档案更具有保存价值和社会应用价值。
当前，大部分数字档案管理系统仅能满足档案日常的收、管、用基础业务，对于档案目录库的建设、原文数据库的建设、高级检索以及档案资源的整合开发后续发力，更无基于统计分析软件的可视化知识图谱。数字档案资源建设不齐全、不完善，极大地影响档案的利用效果，不利于档案价值的深度挖掘和增值服务的实现。近年来，一些城市在积极探索和尝试深挖掘数字档案资源，彰显档案的特殊价值。南京市数字档案馆从扩大数字档案室覆盖面和优先整合数字档案资源两方面入手，着力打造高品质的数字档案资源，按照“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的要求，积极融入“互联网+政务服务”，建设以数字档案资源为基础、高效便捷利用为目的的数字档案馆室体系，取得了阶段性的成果。
3数字档案资源建设措施及实施策略
3.1加强档案管理人员培训，培养高素质档案管理人才队伍。
首先，应该加强档案管理人员数字化档案管理技术的专项培训，企业根据数字化档案管理的基本情况，制定相应的培训计划，邀请行业内专家按照计划、有针对性的授课，切实提高档案管理人员数字化技术水平。招聘信息化、网络技术方面的人才从事数字档案管理工作，以“师带徒”的形式，通过传、帮、带，使他们能够把理论知识与实际应用结合起来，更好地融入工作，打造一支高素质的档案人才队伍。
3.2 以考核促绩效，全面提升档案人员数字化管理水平。
企业应建立健全绩效考核制度，根据考核结果与绩效挂钩，倒逼档案管理人员改进工作方法、优化工作流程、提升工作绩效。绩效考核细化到数字化档案管理流程的每一个环节中，用更加科学、规范的管理办法，有效地促进数字化档案管理水平的提升。
3.3 推进企业信息化服务平台的构建
企业要实现档案的数字化管理，必须大力推进数字档案资源建设。通过档案数字化使各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现数字档案资源共享，便于及时提供利用。档案资源服务平台利用后台管理和其他系统集成，形成档案资源服务平台底层支持，虚拟数据库功能，满足线上借阅条目检索，对外提供利用。
4.数字档案资源建设的意义
4.1有助于提供高效优质的档案利用服务
数字档案资源的建设，使得系统内的档案信息实现了数字化管理，对于档案的检索、统计、利用提供了极大便利。档案工作者利用系统，可通过关键词、责任者、发文字号等信息快速检索到所需档案信息，并且连接到原文信息库，下载对应的扫描件或者电子档案，满足在线浏览、拷贝和打印需要。
4.2有助于改进档案管理理念，提升档案工作效率。
数字档案资源的建立，极大地改变了档案统计编研工作的工作方式。一方面，利用数字化的优势，通过优化管理流程，改善了档案管理工作的效率，推动我国档案事业的健康可持续发展。另一方面，数字技术的应用，促使档案工作人员需要不断的学习和积累经验，改进管理模式和工作方式，不断提升业务能力和综合素质，以适应档案事业发展的需要。
4.3 有利于工程档案管理工作人员及时更新知识架构
信息化、智能化的发展已经成为各个行业的发展趋势，对档案管理工作人员而言，需要及时更新传统的管理理念，充分利用数字化的优势，做好日常的管理工作，通过做好数据的挖掘工作，发挥数据价值，从而为档案管理决策提供有效的服务。传统的档案管理人员对于专业知识的掌握单纯停留在纸质文档的管理上，这种技术性的管理方式以及管理理念已经不能满足时代的发展需要。对于企业而言，应当重视员工考核，提升员工必备技能，对数字化的应用和系统管理使用水平进行定期考核。根据考核结适当调整岗位，优化整个人才队伍的结构。在数字化背景下，利用数字化做好信息管理工作，需要从利用者的角度出发，主动提供工程档案利用服务，结合实际工作，更加准确的向利用者提供档案信息，并重视利用者的意见反馈，提升档案利用服务质量，实现客户与管理者的共赢，推动档案事业的健康发展。
4.4有助于充分挖掘档案信息的价值
在信息爆炸时代，在档案管理中应用数字化技术已经成为一种必然选择。数字化的强大检索功能以及分析功能可以更好的适应时代的发展需要，数字档案整合了档案馆（室）的各类档案信息，档案资源更丰富、更集中，利用更方便、快捷。如建立了目录信息库、专题信息库、全文信息库，有助于档案工作人员及时进行档案统计，编研等工作。通过应用数字化资源，可以对档案信息进行精准和深度挖掘，分析数据的潜在价值，从而更好地解决实际问题，为领导决策提供必要的依据。
4.5优化服务融合体验
信息技术的发展为数字档案资源服务融合提供了技术支撑，尤其是在大数据、云计算、人工智能等信息前沿技术的应用推动下，有效推动着档案借阅、展览、复制、编研等传统档案信息服务的深化与拓展，并在传统服务基础上实现档案信息服务的数字化、移动化、虚拟化、在线化、互动化与智能化等，激发利用者的数字档案资源利用需求，系统地优化利用者对数字档案资源的利用体验，全面提升数字档案资源服务等级，增强数字档案资源的信息竞争力与社会影响力。创新服务融合模式。随着信息社会的深入发展与信息技术的广泛应用，数字档案资源服务方式、服务方法、服务手段、服务空间等“数字赋能”效应明显，既有利于实现对各种数字档案资源融合服务模式的集成，为利用者提供专业化、个性化、知识化、智能化的全方位集成服务；也有利于深化数字档案资源融合服务内涵，创新数字档案资源融合服务模式，优化数字档案资源融合服务实现策略，全面提升数字档案资源服务能力，满足信息时代社会大众日益增长、日趋多元的数字档案资源利用需求。
结语
综上所述，信息时代的档案管理工作，数字化的应用变得十分重要，作为一项系统化工程，我国智能化的发展依然面临诸多问题，因此各个企业应该充分认识到数字化的价值，结合自身的实际情况，从人员管理、技能培训、设备提升等方面，重视挖掘数据的价值，简化工作流程，提升工作效率，从而推动产业的革新。
参考文献
[1]田红,何正文.杨琴茹.航天企业数字档案资源建设的问题与对策研究[J].北京档案,2020(12):25-27.
[2]董敏.数字档案资源建设的问题与对策探索[J].办公室业务,2020(06):181-182.
[3]米永宁.云计算背景下数字档案资源协同建设的优势及策略研究[J].兰台内外,2019(22):5-6.
[4]李丛.数字档案资源建设的问题与对策分析[J].档案管理,2017(03):89-90.
[5]加小双,安小米.参与式数字档案资源建设的模式研究[J].北京档案,2016(03):12-15.
[6]聂云霞,杨千.新常态下我国数字档案资源建设的路径探析[J].档案与建设,2016(03):12-16+7.