葛加梁
杭州市地铁集团有限责任公司 浙江省杭州市 310016
摘要：根据2020年12月14日新修订的《中华人民共和国档案法》中可以看出，国家对档案管理工作提出了更高的要求，原始的档案管理制度已经不能满足于当下社会发展的现状。在《中华人民共和国档案法》中明确提出档案管理工作更新是为了提高档案信息化建设，从而推动国家治理体系和能力实现现代化管理，最终达到为中国特色社会主义事业终身奋斗而服务。笔者就地铁档案管理工作为例进行探讨，重点解析地铁档案分类方案，为地铁轨道行业提供一个良好的理论指导。
关键词：地铁;档案管理;档案法
地铁作为各个城市主要的交通工具，体现出本身独特的优势。因地铁是建设在城市的地下位置，不但可以节省空间，也可以减少在路面上产生的噪音，降低路面的交通压力。地铁是通过电为能源进行驱动的，故地铁的另一优势就存在于可以节约能源，减少污染，提倡环保意识。在地铁的建设过程中需要参与多数建设单位和庞大的数据体系来作为支撑，所以档案管理对对于地铁建设来说显得非常重要。地铁档案有效记录了地铁从建设到运行的全过程，是一部非常有指导性的文件资料，也是地铁日常管理的重要基础文件。地铁档案编码分类方案的实际应用在档案管理中起到非常重要的作用，规范使用档案编码可以有效促使地铁档案管理工作从而提供强有力的保障和支撑的意义。
一、地铁档案分类方案及编码规则的必要性
1.1地铁档案建立的重要意义
地铁档案具有保存价值，我们通过档案可以有效查看到地铁的各种文字、图标以及声像等数据。地铁的建设是一项非常庞大且繁杂的程序，就浙江省的地铁其中一条线的建设时间至少都是在3-5年左右，参与地铁工程的建设单位也是数不胜数。时代在不停地发展进步中，地铁行业也是在不断的发展变化中，故档案可以为地铁行业的健康发展提供重要的基数数据便于发展方向的良性转变。因地铁工程浩大，所以其档案文件及资料数量体系也非常庞大，如果管理档案就成了重中之重。只有切实做好地铁档案管理工作，才能更好的服务于地铁行业的发展。
1.2档案编码规则的作用
地铁档案的编码规则可以有效落实地铁档案各个科目的完整有效性，是个整个地铁档案管理的基础，确保在使用的过程中，可以通过目录便捷、快速、正确的寻找到所需档案文件，也体现了档案管理工作的严谨性。
1.3档案编码规则的原则性
1档案编码具备唯一性：地铁档案体系较为庞大，但在档案分类编码过程中务必确保其唯一性，即每一个编号就代表了一项资料，就像人的身份证件号码一样，一个证件号码代表一个人。
2档案编码具备简易性：档案的编号确保简洁明确，避免使用过于复杂的编码规则及代码，便于提高工作效率；
3档案编码固定性：地铁档案因其庞大的特点故在确定档案分类及编码规则方案时，确定后原则下不予变更，否则会产生较大的工作且无法确保其准确性；
二、地铁档案分类方案的管理现状
不同城市的地铁档案分类管理方案各有不同，截止到当下为止，还没有一个有效的、系统性的及代表性的分类编码规则方案。就会存在不同的线路或者不同城市的地铁有不同的档案编码规则和方式，导致档案管理缺乏统一及标准性，没有有效的形成一个良性闭环，整个现状呈现出零散和琐碎的状态，从而导致了地铁档案管理工作容易出现疏漏、信息流失以及缺少准确性和客观性，在需要用到该档案的时候都会因此受到不同程度的负面影响。
地铁档案的管理工作缺乏严谨性及前沿性，在部分城市的地铁建设及运营中，往往不乏存在地铁档案管理后补的救火式的管理方式。因上级部门领导的管理要求或临时检查工作，对档案缺少部分没有进行严格的审核导致失真的情况出现。地铁档案的管理工作一定是在前的，否则地铁档案分类方案以及编码的规则都会受到影响。
三、关于地铁档案分类方案及编码的探讨
档案管理工作的基础就是首先要做好分类工作，我们可以根据地铁档案的内容、规律和使用特点进行大的划分和分析，按照规律的逻辑顺序进行首次大范围的分类，形成一个初步的体系，便于后期的管理和使用。
3.1地铁档案分类方案及编码规则
为了便于后期通过计算机可以快速便捷的检索出所需的地铁档案资料，在建立档案编码规则的时候统一使用阿拉伯数字为序号进行编码，在必要的情况下也可以使用国家通用语言的拼音或者字母的方式辅助开展编码工作。
3.2一类类目编码规则及分类方案
在档案管理分类中，我们根据原始的管理方式进行不断的调整优化，根据线路、模块以及车站为方向进行调整改善，可提高地铁档案使用的便捷性。地铁档案还是跟以往一样可以分为主要以下几个大类：一是财务管理类；二是人事档案类；三是技术管理类；四是运营管理类；五是基建工程类；六是党群工作类；七是仪器设备类；八是综合类。我们主要以基建工程类为例进行详细的探讨，基建类主要是围绕着地铁的工程档案来进行分门别类，从而行为特定的规律，将档案的发展维系起来。
一类类目：的设定依然维持现有的规则，一大类为基建类，包含了施工、监理及综合类文件等。
二类类目：可以按照线路来进行设定编码规则，线路代码可以分别用阿拉伯数字代表，比如浙江省1号线用1来进行编码分类；2号线用2来进行编码分类，3号线用3来进行编码分类，以此类推，以线路号进行编码分类，便于后期在使用的过程中的便捷性和准确定提供较大的支撑作用。
三类类目：根据其不同的模块进行分类编码规则，根据来源原则可以将基建类的分为系统、设备、装修、采购以及土建等5类，在同一个地铁标段里往往会出现很多的模块，在地铁档案建立时应当按照其模块进行分类，相同的模块列入三类类目所述模块中，可在模块中注明互见号便于区分和查找。
四类类目：可以把土建和装修模块按照每一条线路的车站进行编码排序，系统模块按照模块编码排序，在同一条线路上不同期数的基建项目的档案接着一期工程档案四类类目进行排序。
按照以上档案分类方式及规律以此类推开展档案分类管理和编码工作，在需要的时候可以辅助使用字母和拼音进行协调使用。在特定情况下不便于用阿拉伯数字代表的时候就可以使用字母或者拼音进行分类编制，比如J代表竣工验收资料，Z代表综合类的文件；S代表施工文件等等。
模块编码也可以用阿拉伯数字进行编码，比如1代表土建模块，2代表装修模块；3代表系统模块，4代表综合模块等等。
该方案是将地铁档案分类成以线路-阶段-模块-车站从而形成一个类似树状的结构进行分类管理，这种方式较为便捷、理解和使用。在设计地铁档案分类方案同时需要注重其功能性和编制工作的效率，便捷准确是最核心的目的，这是可以体现出档案管理的水平和效率的关键点。
四、结束语
根据以上地铁档案分类方案的分析可知，地铁档案是地铁企业在发展过程中必不可少的环节，在日后的地铁行业发展中起到很重要的参考作用。档案管理工作在目前的发展中被认为是比较基础的后勤类的工作，很难引起重视，希望通过本篇文章，可以让地铁档案管理工作人员有一个较大的改观，在现有的基础之上，将地铁档案管理工作提升到战略层面，将档案管理形成一个系统化的指导性文件，以更好的状态紧跟时代发展的步伐。
参考文献：
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