杨彦仙、李恩芳
云南电网有限责任公司临沧供电局 云南临沧677000
摘要:随着信息化技术的发展，各类信息系统层出不穷，由于传统会议存在效率低下、纸张浪费等弊端，企业迫切需求一种新型的会议管理信息系统进行办公，无纸化会议系统应运而生。无纸化会议系统具有较高的可靠性、易用性、经济性，旨在提高参会人员的沟通效率，摆脱会议纸质材料，减轻会议工作人员的工作量。本文介绍了无纸化会议系统的相关背景以及在企业办公中起到的作用，为新型会议模式提供新的思路。
关键词：信息系统；企业办公；无纸化会议系统
前言
网络时代的到来，促进了信息化技术的发展，一个高效的会议系统已成为企业办公中不可缺少的强有力工具，通过高科技技术方法的应用来提高企业办公效率，降低办公费用已成为当务之急，无纸化会议系统的出现，使得办公人员可以通过软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成会议的准备流程，而且通过计算机网络的辅助，可以随时记录会议内容和保存重要文件，从而使公司的管理工作完全摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提高了工作效率，并且有助于提高文件的保密性和各种信息保存的安全性。工作人员避免了因为打印、拿取文件而浪费时间和精力，而且可以节省纸张及油耗等费用 ，只需通过会议系统进行相互通信，使用简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦，所以无纸化办公系统对于一个企业来说具有重要的现实意义。
无纸化会议的进程已经取得了显著的成就，企业无纸化会议迎合国家信息化发展战略的需求，在减少纸张消耗的同时，也提高了会议的效率，是低碳经济、绿色经济发展的必然要求。基于此，针对无纸化会议系统的现状与在企业办公中发挥的作用进行探讨，将会议系统推进到一个新的阶段。
一、无纸化会议系统现状
无纸化会议模式是近年来出现的一种全新会议模式，基于这种会议模式的无纸化会议系统也开始陆续出现。无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。目前，国外的无纸化会议系统，大部分都是基于互联网的租债产品，并且只提供软件，用户需要自己准备兼容的硬件来运行这些系统。同时，这些系统通常都不支持局域网的环境，阏此并不适合国内市场对于无纸化会议系统的实际需求。而在国内市场上，大部分厂商根据国内客户的实际使用需求，陆续推出了包含软硬件的无纸化会议完整解决方案。这些无纸化会议系统把用户界面及交互集成在一块触摸屏上，无需通过鼠标键盘即可获得良好的体验，在系统中整合了会前、会后的完整会议流程，实现了多功能的一体化，将无纸化会议高度集成。
从举世瞩目的第十二届全国人民代表大会和全国人民政治协商会议来看，会议开幕当天，精简、从严控制会议纸质文件的印制和发放、无纸化办公措施可节省会议支出200万元人民币作为一条有具体数字的节俭开两会的新闻进行了重点报道，文件、资料、提案通过大会新闻组发放的一张密码函件，籍此密码上网查询。由此可见，无纸化办公已经日益得到国家各个层面的重视，无纸化会议系统作为无纸化办公的重要支撑环节，也已到了大有可为的关键节点。
二、无纸化会议系统的特点
无纸化会议系统支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会，采用PC和笔记本参会，为企业最大化利用现有投资。支持多议题会议模式，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，具有同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。
安全与稳定性，操作系统更优异：无纸化会议系统运行在Liunx操作系统平台上，不像windows系统平台需要不断打补丁，面对黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定；应用服务更安全：无纸化会议系统提供了端到端的安全，即客户端、网络、服务端整个有安全覆盖。包括：提供帐号与设备的双认证、文档水印、离线即删除资料、网络传输加密、后端文档保密等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。
除了节约成本，无纸化会议系统还具有以下优势：
1）保密级别高，含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料不会因为打印和分发而导致泄密；
2）解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；
3）满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效；
4）不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点；
5）为异地会议人员提供视频会议功能，节约会议的经费和时间、提高开会效率、适应某些特殊情况。
三、无纸化会议系统对企业办公的作用
无纸化会议系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理。提供了一个科学、先进、开放的信息化办公平台，实现远程办公、自动化办公。无纸化办公可以将人从繁琐、无需、低效的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理更加完善，通过信息化建设开展电子政务，可以快速提升核心竞争力，其对企业办公的作用效果有以下方面：
1）信息快速交流：领导和管理层需要下达的文件、任务、通知可以快速传达到相关人员，避开了中间环节，便于及时发现问题、改进过程，会议进行时可以实时共享屏幕，参会者在会中可以协同查看和处理word、ppt、excel、PDF等会议材料，保证主讲人与参会人员的会议内容同步，使会议人员随时掌握会议进程信息，充分增进成员间的沟通交流与团队协作。
2）整合资源：通过先进的网络技术将企业的经验、知识、制度、技术、文化等资源集成在系统上管理使用，实现各资源的相互促进和增值，形成科学企业制度和文化，促进企业的持续快速发展。
3)规范会议流程：建立起一个高效协作、规范适用的管理机制，让办公氛围更具现代化，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权责分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱，扯皮现象，彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确及时地进行。
4）提高会议效率：借助无纸化会议系统，通过网络传输等方式，企业的会议记要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、传送、通知等方面的时间、人力和物力。在系统上进行操作，使文件的存档、查找等更加方便，快捷，从而大大提高了工作效率，同时有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办。
5）绿色环保：利用无纸化会议系统进行无纸化办公，在不知不觉中纸质文件大量减少，避免会前准备耗时，会后需对文件回收，纸质材料易受潮老化，不易保存等问题，既节约了纸张使用及打印、装订等相关费用，又符合国家倡导的绿色环保政策。
四、结束语
无纸化会议系统的主要功能已实现了从人工到电子智能化的跨越，会议系统也已从最初的模拟系统发展到现在的全数字会议系统，通过集中的控制器，配合会议需要对话筒、音响、灯光、投影等设备进行便捷管理，实现对会场各类设备的智能化控制；通过统一的软件系统，实现对会议流程、信息发布、会务信息的统一管理，已成为企业办公开展会议的主流。从现在看来，在传统会议的基础上部署无纸化会议系统，在短时间内是有经济成本的增加，但是从长远看来，实际上不仅降低了会议成本，杜绝了纸张的使用，同时提高了会议质量，节省了时间和人力成本，优化了会议管理，增强了会议保密性。先进的理念和技术正在取代落后的事务，这是信息化进程的结果，无纸化会议系统走向企业办公也是必然的趋势。
参考文献：
[1]陈力. 浅析涉密无纸化会议系统技术应用[J]. 中国高新技术企业，2016(30)：56-57.
[2]刘梁. 无纸化会议系统软件的设计及应用[J]. 中国高新技术企业，2017(8):77-78.
[3]朱珠. 基于平板电脑的新型无纸化会议系统的设计与应用[J]. 信息化建设，2015(11):4-5+7.
[4]刘波涛，王艳春. 无纸化会议系统在局域网多媒体电子会议中的应用[J]. 中国新技术新产品，2010(6).