郭云飞
哈尔滨剑桥学院 黑龙江省哈尔滨市 150001
摘要：人事档案管理是档案管理的重要组成部分，它涉及到人民工作、户籍管理等各个方面。在大数据时代，人事档案管理迎来了新的机遇，然而，信息安全、观念冲突等问题也阻碍了大数据在人事档案管理中的应用，随着信息技术的飞速发展，我国档案信息化建设进程加快，人事档案管理逐步优化，过程更加完善，响应速度更快。近年来，大数据的发展为人事档案管理提供了新的思路和要求。
关键词：大数据时代；人事档案管理；思考
人事档案是企业组织部门和人事部门进行人才培养、选拔及任用过程中所形成的真实文件材料，它记载着各个职员的基本信息、个人经历、工作实绩、业务能力、政治思想以及品德作风等，是企业正确考察了解和选拔提升的重要依据，在大数据时代下，通过信息技术手段管理人事档案乃是必然趋势，以下笔者对大数据时代人事档案管理的信息化进行分析。
一、高校人事档案信息化管理现状及分析
1.人事档案管理信息化建设意识不足
从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，限制了人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。
2.传统管理方式效率低
人事档案管理工作是十分复杂繁琐的事务工作，其中大部分都是基于经验的重复性劳动，需要占据人事档案管理人员的大量时间，重复性的翻阅也不利于档案的保护。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主，在高校中教职工人事档案记载的信息是与教职工的切身利益密切相关的信息。在职工的职称评聘、工资晋升、干部考核、干部任免等方面都发挥着重要的作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设以提高工作效率。
3.数据库建设不完善
当前我国高校的人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，导致数据库建设缺乏整体性，管理大部分只是应用了EXCEL和一些相对比较简单的数据库，一般只做到档案目录检索和最基本的信息查找，所谓的数据库大部分为目录库，由于数据来源于组织、人事、科研管理等不同的职能部门，还经常会出现信息不统一现象，不能满足用户的多种需求。信息化优势无法充分发挥，影响了人事档案管理信息化的发展。
4.数据通用性差，资源共享困难
由于人事工作各方面内容有很大的相关性，需要能够互通有无，分散的工作方式容易造成数据采集不全面，信息更新重复率高，极为繁琐不便。实现信息化人事档案管理后，人事档案管理信息系统能使高校人事部门各科室对人事信息进行共同操作，从而保持数据的一致性、完整性和实效性，实现信息资源的高度共享。人事部门内部各科室以及与其他部门间信息流通不顺畅，资源共享困难，从而导致了人事信息相对紊乱，数据一致性差，严重影响了信息的完整性和准确性。信息更新速度太慢，致使人事档案管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决。难以实现信息应用的系统化，使得校院人事专干必须到不同岗位重复核对有关数据。
二、高校人事档案管理信息化建设方案
1.充分认识人事档案信息化建设的重要性
随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。积极采取有效措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。
2.提高人事档案管理工作效率
人事档案管理实行信息化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校组织、人事等其他部门如果需要某些人员的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。
3.人事档案信息数据库建设
（1）进行数据整合
人事档案记载的信息非常丰富，跨越的时间也很长，由于主观及客观等方面的原因，以至一份人事档案中的信息常常或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。因此，在进行信息化建设之前，首先要进行同一信息的数据整合，以求取唯一正确的数据。这项工作虽然做起来比较刺手，花费的时间与经历恐怕比直接输入电脑用的时间与经历还多，但意义十分重大，错误的信息毫无利用价值，反而造成工作中不可挽回的失误。
（2）分门别类建立数据库
系统数据库的建设应该包括个人基本情况库、干部职历库、工资情况库、电子档案库、干部照片库、档案业务工作库、人事任免工作库、系统维护库等。
通过扫描仪或数码相机将人事档案进行扫描、拍摄录入，建立起电子档案，特别是在水灾、火灾、地震等突发事件中，人事档案原始材料受到毁灭性损害无法修复使用时，可通过打印机将光盘中存储的人事档案扫描材料信息打印输出，恢复人事档案原貌，有利于维护人事档案的完整与安全。
建立数据库系统是一项长期的任务，领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展。
4.人事档案信息数据库的网络化建设
以学校网络服务器为数据平台，建立人事档案管理信息数据库。以组织部门、人事部门、科研管理部门等各职能部门的管理权限为准划分模块，设置权限，统一对学校教职工所有数据进行维护，从而实现教职工信息数据的一致性和统一性。
5.安全保障是人事档案数字化的关键
电子数据安全管理也是人事档案数字化工作中的关键核心。对档案数字化工作全程监控，录像留痕，组织工作人员全部签订保密承诺书，防止档案信息泄露等情况发生。制定《数字化档案流动登记册》，安排专人负责档案出入库交接签字工作，切实做到每本档案流转安全。严格档案日常管理，认真执行档案转递保密规定，要求管档单位通过机要交通或专人负责报送，杜绝让他人或本人代转人事档案，严防失密泄密，严防涂改造假。定期维护升级等方法，防止数据的更改、丢失、破坏，硬件损毁、病毒侵蚀、系统崩溃等现象发生。
总结：
综上所述，当今社会中信息技术得到了广泛的应用，有效地提高了工作效率和生产效率，人事档案管理也不例外，新时期，资源成为了事业单位之间竞争的关键，加强对信息的管理，能够保证事业单位经营活动的稳定开展。但是现阶段大部分事业单位没有认识到信息技术在人事档案管理工作中的作用，很多事业单位还维持着纸质化的档案管理，事业单位的工作效率较低，因此必须要采取相应的对策强化信息化人事档案管理建设，以此从根本上提高管理工作效率。
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