赵世燕
天津传媒学院 天津市蓟州区 300901
摘要：人员档案信息整理并记录在册是为工作人员提供保障以及方便上级等查阅个人资料以展开工作。因此，档案信息管理在任何事业单位都在普及和不断的推行，随着大范围的推广档案信息电子化管理，现阶段的各校对人事档案管理也在随着社会发展进步而改变，各个学校教师的人事资料管理也需要随着时代发展由纸质转变为利用电子信息进行管理，进一步规范管理人事档案来实现信息电子化。
关键词：档案管理；人事管理；档案电子化
引言：随着现代电子科学技术的发展，社会各界都在积极拓展并应用，给人们的生活带来了很多便利，而且也为人类的工作带来了便捷的方式，人事管理档案也由原来的纸质版进步到信息管理电子化，档案信息化管理减少了传统档案管理的复杂环节，也相对的减少了有关管理人员的工作负担。尤其在社会各界事业单位和高校中，这种电子化管理是在提升员工工作效率，使管理方法进步，发展科学管理档案。特别是在如今的教育行业，电子信息管理较以前显现出鲜明的优势，作为时代未来发展中的重要趋势，本文将重点讲述档案信息化管理在各校人事管理中的应用意义。
一、界定档案信息管理电子化
所谓档案信息管理电子化就是应用互联网技术对人事资料进行采集、挑选和区别阶级的二次选用的一个流程。可以利用其信息对可使用的软件提供二次资料。档案信息管理电子化在对资料进行科学系统的管理，大大提升了人力整理文献的完成效率，对于各部门之间的信息交换也更加便捷，提高了工作效率也节省了工作时间，为社会经济发展提供了高质量效益。信息管理电子化是阐述了当前计算机领域在档案管理中的应用现状，通过利用计算机对档案资料进行整理，将传统意义上的书面资料转化成电子存档，用此方式便捷广大工作人员来查阅、修订、整理资料，而后提升个人工作效率。
二、档案信息电子化管理的影响
㈠档案信息电子化应用科技手段简便进行档案管理
档案信息管理电子化是在应用计算机对资料进行科学管理，电子化信息整理工作都是可以在计算机上实行的，在应用计算机对档案进行采集、筛选、整理后，再继续有人查阅、修订、拷贝、传输等工作时，大大超越了以往查阅资料所面对的浏览大量纸质信息繁琐和拷贝信息需要手抄，耗费人力、物力、时间的问题，现在只需要利用计算机花几秒钟的时间，通过互联网就能实时完成档案修订，拷贝信息和传送资料的问题，有效解决了跨越空间和跨越时间界限的问题。信息电子化还节省了空间资源。而且，在当代科学技术的飞速发展下，一键扫描、图文并行等APP相继诞生，也为现在及以后工作人员处理档案信息时提供便利。
㈡档案信息电子化大大减少了传统纸质版档案的成本费
档案信息管理电子化时是可以多次修订及重复利用的，极大的降低了传统纸质档案的成本费，传统意义上的手工整理资料，在失误的情况下就需要修订，为保持资料清楚明了必要重新整理档案，这个过程不仅耗费了极大的人力和时间，对于纸质材料成本也是极大的浪费。传统的手工整理档案消耗的经费就很大，但国家提供给档案资料整理工作人员的经费有限，造成无法解决的局面，可能就会导致自身辛辛苦苦整理的资料无法面世。但电子化的信息化整理只需一次的简单存储，正确修订，准确保存，就可多次进行拷贝或传输应用了，降低了纸质档案的成本费。人们现可以将原本数据存储修订好，在未来便可多次频繁利用，为复制或者打印都节省很多资源。
三、各学校现阶段人事档案管理状态
学校人事档案管理主要是从人员家庭基本资料和日常工作业绩来整合，这些资料档案繁杂且资料浩大，因此，各个教师的人事档案整理是学校向讯息化发展的必然趋势。
但各学校现阶段的人事档案状态各不相同，人事档案管理资源单一，在细节方面还有所欠缺，出现以下几方面问题，其一，学校目前对于现代化科学技术认识还不够高，学校也没有重视数据管理等方面管理意识，缺乏档案管理方面的高素质人才；其二，学校的人事档案管理工作人员无法细化工作任务，导致工作效率低和业务质量低下；其三，工作人员对于电子档案的网络安全意识缺乏，认为存储到计算机中就万无一失，不会进行后续保护；其四，工作部门单一，无法和更多学校人事管理进行沟通。
四、增强档案信息电子化管理在学校人事档案管理中运用的政策
针对以上提出的现状问题，对于加强档案信息电子化管理，在学校人事档案管理中可以实施的政策如下：
㈠学校需培养现代化信息科技管理精英，改善管理认识
学校自身要培养现代化信息科技管理精英，增强管理意识。当人们意识到自身工作的重要性，才会想提高意识，做到对此工作积极负责。而人认知水平的提高是在不断的接触并学习专业知识，最后将它实际操作。具有专业工作意识的操作人员，在完成专业的工作，工作意识会比无经验的人员高，在管理设备，应用设备和软件的应用开发都是需要这些专业精英去完善，通过电子化管理简化学校教师档案管理过程，以安全、可靠的真实证据为学校人事管理提供服务。
㈡各学校要提升人事档案管理工作人员的业务质量
学校中在培养科技信息技术人才的同时也要相对应的提高人事档案管理工作人员的业务质量。目前，通过调查发现学校中有很多人事档案管理工作人员无法细化自身工作职责，更不能准确定位工作目标。所以，学校要对档案管理人员的综合素质有定期培养，有方法的集体省外交流研究，通过交流学习，发达其他专业人员的科技信息学、档案资料管理、数据统计、管理学等先进的专业知识，掌握档案管理技术，再进行定期考核，这才是完善学校人事管理的重心要求。
㈢增强档案管理操作人员的安全意识
现在是科学技术时代，在网络安全意识方面人员的关注度还不够高，存储在计算机中的电子数据极易被改正，通过高级的操作技术，电子数据被改正也不会留下证据，而且，这些电子资料数据在网络中传送时，在网络中就极易被有心之人拦截，因此，在将已完成最后修订的文档资料设计成仅可阅读的模式，任何人在浏览此加密文档只能进行阅读不能修改，这时的电子文档才和纸质版文档一样具有法规效力。而且，在保护电子数据时，科学技术应与时代俱进，认真负责的保障工作态度，对计算机不断更新保护。
㈣利用科技设备促进各部门之间的互助
随着现阶段社会的经济技术飞速发展，作为一个科技时代的社会民众，在各校各单位间就可以做到消息共享，在利用电子平台实现档案信息的共享，做到资源共享来提升学校管理的工作效率。当然，学校想要做到资源共享，就要有优秀的电子设备，学校增加电子设备的投入，购入先进的计算机、扫描设备和专业数码设备，硬件设备方面达到大数据要求的同时，应用专业的数据管理APP对信息进行加工整合。促使人事档案管理操作人员能够便捷使用设备和应用软件，达到提升工作效率的目的。
结束语：综合来看，档案信息管理电子化是各单位档案工作发展的新进程，在以后还是会继续大力发展，并对人事信息管理档案应用电子化管理方面进行不断改善，加强电子系统培训和电子设备投资，加速培养现代化信息科技人才，应用科学管理人事档案，提高档案管理工作人员的认知水平和安全意识，继续创新和研究新型使用功能，科学管理档案信息的创新模式和不断提高管理水平，促使人事管理优质拓展。在现阶段的科技信息时代下，各学校教育中，学校的人事档案管理工作应是在不断加速和强化的状态下，促使档案管理科学化也是在使学校管理阶层上升一个阶级，也更有利于学校管理模范化，从而为社会建设达到更长期且有效的发展。
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