樊 瑛
阜康市项目代建中心 831500
摘要：本文首先说明了工程建设项目档案的特点，然后分析了工程建设项目档案管理的现状，最后详细阐述了工程建设项目档案创新管理的建议措施。
关键词：建设项目；档案；数字化；人员；外包
一、工程建设项目档案的特点
一是类目繁多、数量巨大。工程建设项目档案在项目立项、招投标、设计、施工、监理、竣工等过程中产生大量的项目资料，包括图纸、文件、照片、声像等各类型档案，类目繁多，数量巨大，且文件形成部门多，收集难度大。
二是归档周期长。工程建设项目档案从项目立项、招投标、设计、施工、监理、到竣工全过程，时间跨度从几个月到几年不等，项目档案归档周期较长，一般都是按照项目阶段归档。
三是利用率高。相较于其他类型档案，工程建设项目档案在形成和归档过程中都有较高的利用率。项目建设过程中会查阅前一阶段的归档资料，工程竣工验收后，在日常的项目维护管理和未来的项目改扩建中都会频繁利用项目归档资料。
二、工程建设项目档案管理的现状
工程建设项目档案收集：建设单位作为工程建设项目的主体单位，负责收集各阶段、各部门形成的文件。
工程建设项目档案的整理：一是由各参建方整理各自的图纸文件，移交建设单位；二是建设单位自行整理归档；三是建设单位委托第三方进行档案服务外包工作。
工程建设项目档案的保管：建设单位保管了整个工程建设项目的所有档案资料，其他参建单位根据自身实际情况一般会保管各自作为主体责任所产生的档案资料。工程建设项目档案保管的一个显著的特点是，建设单位包括各个参建单位保管了历年的数量巨大的工程建设项目档案，各单位都存在较大的档案保管库房不足的压力。
工程建设项目档案的利用：工程建设项目根据项目性质分为内部使用和外部使用两种利用形式。内部使用限于工程建设的各方单位、主管部门及相关机构，外部使用为项目档案移交各级城建档案馆，可提供公开查询利用。
三、工程建设项目档案创新管理的建议措施
（一）完善工程建设项目档案管理制度
建立健全工程建设项目档案管理制度，并统一档案管理标准，这样方可促进工程建设项目档案管理工作科学化、规范化发展目标的实现，将其在中心发展建设中应有的作用价值充分发挥出来。首先，需注重档案管理统一标准的制定与完善，具体包含信息收集、分类及汇编等方面，在落实制定统一标准的基础上，为其提供有章可循的保障。其次，要确立问责制度，向部门、个人逐一细化工程建设项目档案管理工作及具体责任，为有效开展工程建设项目档案管理工作提供保障。最后，以发展中的实际需求为根据，并结合工程建设项目档案管理工作的实际情况，对已有工程建设项目档案管理制度进行调整、修正，确保更好地满足档案管理需求，如此即可促进工程建设项目档案管理效率与质量的提升。
（二）提升工程建设项目档案管理人员素质
工程建设项目档案管理水平与档案管理人员素质水平有着密切的联系，所以要想促进工程建设项目档案管理水平的提高，就必须组建高素质、高水平的档案管理队伍。具体来说，需在人才培养计划中纳入档案管理人员培训工作，邀请专业人士现场指导，邀请档案专家面向档案管理人员开展培训活动。同时，还可为档案管理人员提供“走出去”的机会，派遣其前往相关机构学习深造。此外，在关注档案管理人员综合素质、业务能力水平的同时，也要重视对创新精神的培养。
（三）推进建设项目档案数字化建设
1、完善建设项目档案数字化建设的软硬件设施
为了推进建设项目档案数字化建设水平，企业应当逐步完善档案管理部门的软硬件设施，并结合数字化档案建设需求分别购置相关设备，从而打造高质量的数字化档案建设流程。在软硬件设施的完善上，企业还可以与软件开发公司合作，设计统一的办公系统与档案系统接口，并不断加强对档案管理人员的培训，确保数字化档案建设工作的科学开展。
2、借助数字化技术完善建设项目档案信息管理数据库
当前建设项目档案涉及的数据都是基于之前的设计施工资料产生的，在完成项目建设后，需要对所有的设计施工资料进行整合归档，进而形成建设项目档案。但是当前建设项目档案管理存在分散的现象，导致档案的利用价值不高，甚至大部分档案都是以纸质形式保存，容易受到环境的影响而遭受损坏，因此，需要构建完善的信息数据库，做好档案信息的收集整理和利用。在构建数据库时，要重视提高数据库的安全性，技术人员必须要做好数据的安全保障工作，完善数据库的安全管理体系，加强人力物力在网络安全建设中投入，切实保证信息数据库的安全性。
（四）实施档案服务外包
1、档案服务外包工作为工程建设项目档案管理提供优质的专业服务
档案服务外包工作承包方根据档案服务需要都配备有档案学或相关专业的工作人员，可根据具体的工程建设项目情况提供针对性的档案服务，并且按照双方签订的合同要求提供规范化的优质的专业服务。
2、档案服务外包工作弥补了工程建设项目档案管理中的不足之处
工程建设项目档案类目繁多、数量巨大、周期较强的特点意味着需要大量的人力从事档案管理工作。但基于各种现实原因，各工程建设项目单位的档案管理人员都是配备不足的，而档案服务外包工作就很好地弥补了这个人力不足的问题，并以相对低的成本支出换取了专业的档案管理人力资源服务，解决了档案管理人员不足的难题。
另外，几乎所有的工程建设项目管理单位都存在库房不足需扩容的压力，历年工程建设项目档案入库管理，新的项目资料不断整理入库，大量的图纸文件对各单位的库房造成巨大的压力。随着信息化数字化建设的发展，建立各单位的信息资源数据库成为了档案管理工作的目标和方向。解决这两个问题主要通过两个途径，一是原有库存档案资料数字化，二是新项目的电子化管理。档案服务外包工作提供的数字化服务是解决库存档案数字化难题的一个优良方案，通过采购数字化服务，项目管理单位只需要提供场地，就能将大量库存项目档案数字化，迈出建立信息资源数据库的重要的第一步，同时解决库房扩容问题。
（五）合理配置建设项目档案收集节点
与其他档案相比，建设项目档案有自身的特点，这与建设项目工程本身相关。建设项目工程涉及大量工程子项目建设工作的落实，同时大部分建设项目工程会进行施工节点的设置，阶段性竣工方式的运用有利于项目施工效率与质量的提升。基于此，为了更加有效地管理基建档案，可将该施工形式融入建设项目档案管理中进行收集节点的配置，以规避基建项目竣工后可能存在于建设项目档案收集与管理中的问题。所以，建设项目档案管理人员需全面把握基建工程各子系统的施工节点，通过确定子系统的完工时间，确保完工后能第一时间收集该系统工程档案，同时标号档案、书写档案信息，并用专用文件袋或电子系统存储整理好档案。
结语
综上，工程建设项目档案真实完整地记录了项目建设的全过程，是基础设施建设完善与发展的体现，是工程建设项目健康稳定运营的重要保障。因此，有必要科学开展工程建设项目档案管理工作，通过深化工程建设项目档案管理重要性认知、完善档案管理制度、提升档案管理人员素质、引入现代化信息科技、合理配置档案收集节点等策略的实施，提升档案管理质量与效率，充分发挥其应有的作用与价值，为中心发展运营保驾护航。
参考文献
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