浅谈如何做好疾控中心办公室行政管理

发表时间:2021/7/15   来源:《医师在线》2021年15期   作者:郭振 李保勤 王振
[导读] 办公室作为疾控中心内部重要的行政管理部门
        郭振  李保勤  王振
        北京市密云区疾病预防控制中心 101500
        
        摘要:办公室作为疾控中心内部重要的行政管理部门,承担大量内部管理和外部协调工作,目前疾控中心办公室存在对办公室重视不够、工作程序缺乏规范、行政工作人员能力有待提高问题。本文通过对疾控中心办公室工作现状的分析,对提高疾控中心办公室行政管理工作提出加强对办公室工作的重视、建立完善工作制度、提高工作人员综合能力三点建议。
        关键词:办公室;行政管理
        
        随着疾控机构的改革和发展,对办公室工作的要求也愈来愈高,不只是要求简单地完成某项工作,而是要求工作规范化、程序化和办公手段的现代化,以提高工作效率,更好地服务于机构各部门[1]。行政工作既有数量的要求,更有质量的标准。现结合实际,就疾控中心办公室行政管理现状及存在的问题进行分析探讨。
        1  基本情况
        公共卫生是国家职能结构的一部分, 是人民生命健康的重要屏障。疾控中心是预防与控制疾病的重要场所,对社会公众安全、居民健康能够产生重要影响[2]。办公室作为职能科室,承担着树立本单位形象的责任,承担着体现本单位文化的展示窗口作用。如果服务对象得到的“服务满意”,会把品牌优势传播给他周围的人群,使疾病控制机构产生良好的社会和经济效益[3]。疾控中心办公室主要工作职责包括综合协调中心日常工作,起草和处理综合性来往文件,会议的组织管理和相应决议的贯彻实施,人事管理、后勤保障等。明确办公室行政管理中的职责,对于行政管理工作,实现了从粗放向集约的转变,进而推动办公室工作发展。
        2  存在问题
        2.1  对办公室工作重视不够  疾控中心为专业技术单位,作为职能部门的办公室,工作上很难像业务科室一样做出成绩。虽然也投入了很多的财力、物力以及人力,但是对办公室的工作仍重视不够,这就造成了很多优秀的人才并没有积极的投入到办公室工作中。实际工作中,办公室工作非常复杂且繁琐、任务庞大,这需要优秀的人员到办公室工作。
        2.2  工作程序缺乏规范  缺乏完善的制度,相关职责不能做到“无缝隙”衔接,为推诿扯皮等现象滋生提供了生存空间,同时也使工作流程繁杂、不畅通。现代管理学认为,有效管理的最重要目标在于有效地供给,以满足顾客的需求。因此,办公室具体职责内容应随着实际工作需要和管理发展而及时调整。
        2.3  行政工作人员能力有待提高  疾控中心办公室的行政管理人员大多是专业技术岗位转型人员,真正学习管理学的毕业生并不多甚至没有。在行政管理岗位的人员多凭资历经验进行管理,工作中缺乏现代管理知识和科学性思维,致使行政人员感到工作压力大、工作效率低下。其次,疾控中心对专业技术人员的培养力度远远超过行政人员,尚未形成一套完善的行政人员开发、培训和职业生涯规划的体系。

人才的力量、数量及创新力,直接关系到疾控中心的创新效果,在疾控中心管理期间,需要加强优秀人才的培养[4]。
        3   建议
        3.1  加强对办公室工作的重视  行政管理工作在很多领域都起到承上启下的作用,因此重视行政管理工作是做好各项事务的前提。要对办公室的工作引起足够的重视,除了要做好日常防治疾病的工作,还要提高对办公室工作的认识。可以通过一定的方式加大对办公室工作人员培训的力度,比如邀请上级管理部门的专业人才进行指导和培训。与此同时,作为办公室工作人员,要不断强化自身的学习,熟练掌握行政管理的技巧,这样才能够在实际工作当中应用自如。其次,要将有行政管理专才的人安排到办公室的工作岗位上,给他们提供一些职称晋升的机会,有效地调动积极性,提高主动性,使他们乐于从事办公室工作,乐于从事行政管理工作。
        3.2  建立完善工作制度  要建立健全的工作制度,这样办公室行政管理工作才能有章法可以遵循。办公室制度的制定,其最终目的是服务于办公室,服务于疾控中心,服务于单位员工,确保办公室发展路线的正确性,在办公室发展的同时促进办公室工作人员发展,取得双赢的结果。明确办公室工作人员工作职责,制定岗位责任书,细化明确主次关系,明确和调整分工,在工作中各职责之间做到不缺位,不越位,不错位,互相支持,形成合力。实行现代化管理。随着管理改革的不断推动和管理效率的要求,很多先进的管理系统逐渐应用于现代化的管理中,信息化和数字化技术的不断提高,使得在办公室行政管理中必须不断应用先进的管理技术,实现信息化管理。
        3.3  提高工作人员综合能力  办公室工作涉及非常广的专业知识,这些内容需要专业的人士才能够完成。办公室行政管理人员的个人能力很大程度上决定了行政管理水平,培养工作人员的行政管理能力,一定程度上能提高其工作效率。实施分层次、个性化的人才管理,使每一位人才均能够在掌握丰富疾病控制经验的基础上,掌握信息化技术操作方式,具备良好的职业素养,将基础性人才向复合型人才变化[5]。可以通过给行政人员创造学习和充电的机会,一定程度上提高工作人员的综合素质。办公室人员应积极开展行政管理培训,为他们提供较好的外出学习机会,多开展培训交流班,夯实理论基础,增加实践经验,在不断摸索中提升行政管理人员的能力,带动办公室行政水平的进步。
        
        参考文献
        [1] 李培龙. 新时期疾病预防控制中心办公室工作模式探讨[J]. 中国公共卫生管理,2005,21(4):278-281.
        [2] 王会军. 新时代创新型疾控中心建设实践研究[J]. 健康大视野,2021,4:277.
        [3] 杜霞. 浅议疾病控制系统文化建设[J]. 中国公共卫生管理,2004,20:501.
        [4] 刘睿聪,康晓熙,郁文,等.四川省地级市州疾病预防控制机构消毒技术服务能力调查[J].职业卫生与病伤,2020,35(5):314—319.
        [5] 周元雅,沈霜荞,浦崧.聚焦疾控基层党建 锻造防病堡垒先锋——无锡市疾控中心推进党支部标准化规范化建设的实践与探索[J].科学咨询(科技·管理),2020(10): 67—68.
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