赵晨
大华（天津）置业有限公司
摘要：建设工程档案记录了工程建设的整个过程，其包含的内容多、涉及的部门多，是衡量工程质量的基础材料，也是日后管理、运行、改造和养护的依据。文章主要探讨建设工程档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决措施。
关键词：建设工程；档案管理；问题；解决措施
引言
建筑工程项目的周期是比较长的，无论是在安全质量标准上，还是在施工工艺要求上，乃至是在项目参与主体上，都处于更加复杂的状态，其中很多环节会产生很多的管理资料或者技术资料，这些资料必须要纳入到健全工程档案管理工作体系中去，这样才能够确保实际的工程档案管理工作质量和效益得到不断提升。
1.新形势下建筑工程档案管理工作的价值分析
1.1有利于项目预算方案的编制
对于建筑工程而言，其中一般包括人工费用，材料费用，机械消耗费用，固定资产费用，机具器具购置费用等，这些在整个建筑工程推动的过程中都会产生。在实际预算编制的过程中，会将往期的建筑工程档案拿出来，寻找其中的数据信息和文件资料，将其作为重要的参考，由此确保项目档案管理工作与实际预算计划之间关联起来。此时如果所需要的资料或者文件难以提供，或者对应信息存在不全面或者失真的情况，都可能对于实际预算方案的编制造成极大的不良影响。
1.2有利于质量验收和竣工使用维护工作的开展
在建筑工程接近尾声的时候，施工企业需要向质量监督管理部门提供健全的资料去进行审核，此时很多资料都是档案管理中的资料。因此做好实际的工程档案管理工作，可以为后续质量验收工作奠定良好的基础。再者，在工程建设项目投入使用的时候，如果出现了质量隐患，就可能需要进行一定程度的维修，此时需要依照对应的档案资料来进行，工程档案在此时就起到了良好的效能。
2.建设工程档案管理中存在的问题
2.1重视不够
一些建筑企业对建设工程的档案管理重视不够，把工作重点放在抓工程进展和工程质量上，只注重能否按工期完成工程和经济效益，忽视了档案管理的重要性。把工程档案管理看成是闲职，在人员的安排上，缺乏统筹观念，认为只要有人承担这项工作就可以。由于工作人员的业务能力和自身素质局限，缺乏正确的档案管理意识，严重影响了档案管理工作的效率和质量。
2.2信息化管理不足
随着工程行业的发展，建筑工程在各方面、各环节都产生了大量的工程数据信息，建筑工程档案管理工作也得到了充足的发展空间[1]。但是，大多数工程的档案都主要使用纸质化储存方式，信息化模式尚未完全渗透到工程建设中。因此，在当下的行业环境中，工程档案管理要想完全转变为信息化工作模式仍然存在一定的难度。一般来说，建筑工程施工的工期较长，在施工的过程中往往会产生大量的数据以及信息，工程档案管理人员要将其整理成工程文件。考虑到大量的纸质文件的保管质量，企业在日常运营过程中就需要制定相关的管理方案以及措施。另外，大量的纸质数据也面临取用、分类困难等问题，需要耗费大量的人力资源与时间成本。
2.3档案真实性较差
由于建设工程档案具有管理工作量大、资料来源复杂多样的特点，正确的管理有一定的难度。一些建设单位档案归档管理体系不健全，加之工作人员的责任心不强等原因，档案管理过程相对混乱，管理不规范，容易出现纰漏。一些建设单位没有把档案管理工作当作重要工作内容，责任落实不到位，沿用传统的手工操作，很难实现建设工程档案管理的专业化和规范化，造成工程档案的真实性较差。
3.加强建设工程档案管理工作的有效措施
3.1改进档案管理方法，建立健全工程档案管理制度
随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法适应现代复杂的工程施工建设的需求，因此，要根据企业的实际情况和工程档案管理工作的需求，对传统的方法进行改革创新，吸取其精华，融入现代的档案管理方法中，运用管理软件，使档案管理更科学、更高效。建立完善档案管理制度，作为约束档案管理人员管理行为、规范档案管理的依据和准则，制度要符合企业的实际情况，切实可行。比如档案的分类要有科学性，案卷标签要规范，档案的摆放要随时可以查到任何案卷，归档的材料要符合标准。建立档案借还制度、档案归档制度、档案保管制度，制定档案管理人员工作职责，通过制度的制定和实施，加强档案管理。在实际工作中，对档案管理人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，发现问题及时纠正，把工程档案管理制度落到实处，使档案管理人员能够根据制度，规范档案资料的收集和整理工作，进而提高工程档案管理工作的质量。[2]
3.2建立和完善建筑工程档案数据库
在建筑工程项目中，相关企业需要为该工程构建一个完善的数据库，该数据库需要通过互联网技术与其他参建方相互联系并相互共享。不同的参建方具备不同的权限，并且能够在专门的板块上传具体的变更、施工技术、质量管理等材料信息，借助互联网技术以及计算机技术完成数据的传输、提取与应用。在日常的工作中，需要派遣专门的工作人员展开对数据库的管理工作，也可以通过建设智能化系统，自动筛选冗余数据，对各文件进行精简排序。另外，还需要在该数据库中构建专门的检索机构，帮助工作人员更好地提取相关文件以及内容，避免提取困难等问题影响整个工程的建设效率。
3.3深化项目工程电子档案的安全应用
项目工程电子档案的价值在于能够为项目工程后续的管理提供有力的资料，所以它的应用是非常广泛的，而如何能安全应用成为项目工程电子档案管理的重要问题，因为电子档案与纸质档案相比，更加难以实现有效的安全控制，需要重视深化落实每一项安全工作。首先，需严格审核用户的使用权限，不应全部用户都开放全部使用权；其次，应根据电子档案内容划分保密等级，不能完全开放的内容不能提供直接下载或拷贝的方式；最后，需要利用系统对整个电子档案应用过程进行跟踪监控记录，以便于后续对应用情况的查证。
3.4提高档案的真实性
档案管理是一项严肃且责任重大的工作，档案管理人员必须端正态度，严肃认真，精益求精，工作中不能为了应付而造假。档案管理要伴随工程的全过程，要确保档案材料能够真实地反映工程建设过程和施工质量。在工程竣工验收时，建设单位的管理人员和各参建单位的管理人员按照建筑工程管理的档案要求标准对全部档案进行检查、审核，修正存在的问题，补全缺失的材料，保证建设工程档案材料的真实、准确、完整。
3.5注重档案现代化管理手段的使用
档案现代化管理，是建筑工程档案管理的必然趋势之一，此时就需要将信息技术积极主动的使用到档案管理过程中去，在此历程中需要关注的问题主要有：其一，积极引入信息技术，建立工程档案管理信息化平台或者系统，确保多个部门可以参与进去，实现对应工程档案信息的共享，这样可以使得工程档案管理工作朝着更加有序的方向发展和进步；其二，注重工程档案管理人员信息素养的提升，确保信息技术与工程档案管理工作很好的融合起来，妥善的使用对应的信息技术，引导工程档案管理工作步入到更加有效的状态。[3]
结束语
总之，通过合理应用信息化技术，能够有效解决传统工程档案管理工作模式中的问题，并提高工作效率，缩短建筑工程的整体工期，为企业创造更多经济效益。
参考文献：
[1]毕苇.企业基建工程档案的收集与整理[J].城建档案，2017（01）：40-41.
[2] 王霞 . 建筑工程竣工档案的收集整理 [J]. 居业，2016（10）：120+122.
[3] 张春霞 . 基建项目档案归档难度与对策 [J]. 办公室业务，2016（01）：140.