张艳芳
华晋焦煤有限责任公司沙曲一号煤矿 033300
摘要：新时期，企业档案安全面临着诸多的非传统安全因素威胁，形势较为严峻。因此，要高度重视企业档案安全保密工作，切实保障企业正常生产经营和管理秩序。本文简要分析了新时期企业档案保密呈现出的范围广、多样化、差异性等特点。提出为做好涉密档案的保护与利用，应坚持严管与简化、保密与公开，以及集中与分立的原则。
关键词：保密档案；企业档案；档案管理
引言
信息化建设背景下档案管理工作逐步实现信息化，电子档案的数量显著增加，对档案管理工作新的挑战，需要档案管理人员掌握电子档案管理方法，提高档案管理质量与效率。文中以电子信息档案管理的重要性为着手点，分析电子档案管理保密工作存在的问题，给出强化电子档案保密管理的具体措施。
1电子档案管理保密的重要性分析
1.1提升档案管理效率
档案保密管理工作是档案工作的主要内容。传统的档案管理模式需要大量人员参与，管理成本较高，直接造成员工工作强度增加，影响到档案管理效率。强化电子档案管理保密工作，避免出现档案信息外漏的情况，保证信息安全。采用现代化数字技术对档案进行管理，不仅可以提升工作效率，还能以电子版的方式代替纸质载体，有效节约了成本。
1.2提高档案资源利用率
档案管理工作内容较多，利用信息化建设构建相应的数据库，统一整理与收集信息资源，实现分类处理信息资源的目的。相关的部门在档案管理负责人的授权下，可以对制定的信息文件进行网络访问，从而提升信息共享的效率，这种共享模式安全性较好，还能更好地发挥信息资源的价值，推动进一步发展。
2新时期企业档案保密工作特点
2.1档案保密对象范围广
纳入企业档案保密的范围，主要是具有保存价值，不宜对外公开的企业重要档案资料。既有商业合同，也有技术图纸；既有专利资料，也有涉密文件。涉及到的人员众多，既有一线技术研发人员，也有企业经营管理人员，还有商业合作伙伴，等等，因此，企业档案保密的对象十分广泛，环节众多，增加了企业档案保密工作难度。
2.2档案保密内容多样性
在我国，企业按性质区分主要有国有企业、集体企业、私营企业，以及个体工商户。从企业档案保密内容来看，便也涉及到国家秘密、商业秘密，包括生产工艺、生产技术、发明专利，以及商业购销合同。
2.3档案保密要求差异性
企业档案保密的内容涉及工艺、技术、合同、人事任免，从档案密级来看，包括绝密、机密、秘密，根据不同密级档案，对于保密期限的要求、保密人员身份的限制、泄密行为的惩处，以及保密工作的具体要求等，都存在着巨大的差异性，需要根据不同企业类型、不同保密要求等，有针对性地做好企业档案保密工作。
3建立健全科学的数字档案管理保密制度是做好数字档案保密工作的保障
3.1建立健全数字档案保密制度
数字档案保密制度是做好保密工作根本，是档案工作人员开展工作的重要依据和保障，是增强工作人员警惕性和责任感的重要保证。一是应当依据本单位的实际情况，参照《档案法》和《保密法》及国家有关政策及法律法规，建立数字档案保密工作制度，对数字档案资料的登记、查阅、复制、保存、销毁和数字化扫描等工作程序进行明确的规定，对档案数据信息管理人员的工作要求和工作规范做出详细的规定。如云南省档案局印发了《档案安全管理办法》《数字化保密安全管理规定》等相关保密规章制度，并且在数字档案保密管理制度制定以后，根据实际实施中遇到的问题和新挑战，不断丰富、完善相关制度，保证制度的适用性和有效性。二是在涉密档案数据管理方面必须坚持专人负责、专门存放、全程管理、确保安全，可由一名专职管理人员进行管理和提供利用。涉密档案数据可根据内容进行保密等级划分，原则上保密等级为一般的涉密档案，应当经本机关、单位的主管领导批准，并严格履行报批手续后，允许在专用的涉密计算机上进行查阅利用；对保密等级重要的数字化档案内容须进行加密处理，即使在专用的涉密计算机内查阅也要由管理员输入查阅密码，查阅密码应当定时更新。
3.2技防，努力增强保密技术和水平
技防，就是利用现代信息技术，做好企业涉密档案信息的安全保护，提升防企业档案涉密档案信息泄露或被窃取的能力。随着计算机、信息网络技术的发展，各种先进信息手段被广泛应用于企业涉密档案的存储、传输、查询、利用等方面，在信息技术的有力支持下，企业涉密档案信息有了更可靠的技术保障。为此，企业要善于利用现代信息技术手段，为企业涉密档案信息提供更加可靠技术防护。首先，要做到“四同步”，即，企业涉密档案信息建设与涉密档案技术防护的系统建设和运用应做到“同步规划、同步设计、同步施工和同步启用”。
3.3用安全技术性较强的专业档案管理软件系统是做好数字档案保密工作的基础
数字档案的安全管理离不开相关的软件，因此，在数字档案的管理中，必须采用安全技术性强的专业档案管理软件，一是应当按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备正版软件系统。数据安全与网络监控软件须通过国家安全认证，除安装正版的杀毒软件、第三方安全管理软件、移动存储介质保密管理软件和业务审计等安全管理工具外，禁止安装其无关软件。
3.4加强档案信息的安全保护建设
信息安全是档案的信息化建设中的重要一环，安全技术方面可采用新型防火墙技术，及时扫描检测找出系统安全漏洞，快速准确地解决问题，及时修补安全漏洞，并且及时更新病毒库，使防御效果得到提升。因此，通过采用新型防火墙技术的措施，实现网络信息化安全性能的有效强化。档案保存技术多种多样，我们要开发设计安全的档案存储利用系统，运用信息化技术做到长时间、最大限度地保留档案的信息。还可以通过加强计算机的加密技术的研究来对电子档案进行保护，从而实现对档案信息数据的安全保护。
结语
总之，电子档案管理保密工作开展时，要做好相关设备、制度等方面的工作，保证档案保密工作的顺利进行。同时需要采取相应的措施，从硬件的更新换代和人才的培养管理方面积极进行创新，并做好日常的维护管理工作确保档案信息的安全性，提升档案管理水平以及信息资源的价值。
参考文献：
［1］王文明.浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作［J］.中国管理信息化，2017，20（01）：182-183.
［2］刘燕.档案管理工作如何加强电子信息档案管理［J］.企业改革与管理，2018（20）：21.
［3］崔萌萌.如何做好电子信息档案管理的保密工作［J］.科技风，2018（14）：268.