戴轶
湖北电信工程有限公司 湖北省武汉市 430023
摘要：档案对于企业管理决策有很大的帮助，因此中小企业必须在管理档案方面做得很好。如今，随着档案管理在当今任何行业或部门中变得越来越复杂，需要处理的信息和数据已大大增加，使得传统的档案管理模式面临巨大的压力，效率和质量下降。为解决这一难题，必须将信息技术充分地应用于档案管理，积极推动档案管理信息化的建立，减轻档案管理负担，提高档案管理效率和质量。基于此，本文首先分析了中小企业档案管理信息化的必要性，随后分析了存在的问题，最后从四个方面分析了相关途径，以此来供相关人士交流参考。
关键词：中小企业；档案管理；信息化建设
引言：
信息技术的出现及其在社会中的普及，传播和应用对社会的各个方面都产生了很大的影响。在这种情况下，档案管理应积极加强信息技术的应用，推进深入信息的建立，使档案管理可以提高档案管理的效率和质量，使档案管理发挥更大的作用和价值。
一、建立档案管理信息化的必要性
档案管理是档案业务的关键组成部分，其具体任务是收集、分类、编译、维护和开发相关的信息，数据和其他材料。过去，归档信息使用普通纸介质作为媒介，但如今，归档信息还包括视频，录像以及其他专业和现代媒体格式。档案管理的作用和价值含义不仅在信息和数据的记录和保存中，而且在信息和数据的使用中，为当前的社会生产，社会决策提供参考和基础。在当前信息爆炸的时代，各个行业和领域总是产生大量的信息和数据，极大地增加了文件管理的负担，并且现有的基于手动的文件管理模型已不再适用。由于当前的工作要求，大量的归档信息和数据可能会累积，无法随时间进行分类，从而降低了归档管理的效率和质量。更重要的是，不可能单独手工分析，挖掘和利用大量的归档信息和数据，并且共享文件非常困难，这会削弱归档管理价值的存在。将信息技术应用于档案管理可以解决上述问题。首先，信息技术具有超高速计算能力，可以快速处理档案信息和数据，可以大大减轻档案管理人员的工作负担，提高档案管理效率。其次，信息技术可以智能地分析相关信息。通过对材料的深入分析，我们发现了档案中难以识别的价值，提供了有关社会的更详细的参考资料，并提高了档案管理的质量。最后，信息技术具有最佳的信息传输能力。可以实现档案的大规模及时共享，从而可以更有效地使用档案。可以看出，有必要积极促进档案管理信息化[1]。
二、中小企业信息化建设中的问题
（一）建立公司信息需要太多成本，并且公司财务困难
中小企业经济实力薄弱，管理水平低，信誉不佳，从长远来看融资困难，许多企业负担不起巨大的信息建设成本，仍然没有庞大的信息资源。后续资金的数量，使企业间接进行初期投资。
（二）领导者的信息化概念不深
我国的一些中小型企业领导者认为，有一个企业信息化应用系统，可以解决企业的大部分业务问题，还没有考虑该系统可以为企业带来什么好处。实际上，企业信息化是使用IT技术优化管理，优化业务模型以及提高企业效率和生产率的过程，其中包括技术，战略和管理问题[2]。
（三）对公司业务模式和管理流程的误解
通过该系统实施现有的业务模型和操作流程，可以减少人为错误，加速信息流，并达到企业信息化的预期目的。首先，应注意业务流程和组织协调，业务模型创新，以便将信息系统，业务流程和管理模型集成在一起。重新设计的目的不是为了对真实姓名进行非信息化以进行信息化，而是要重新设计和了解现有业务。
（四）缺乏信息化人才
在中国，企业信息人才非常短缺，这是一个关键的国有企业，但是接受调查的公司中有62％仍然缺乏信息人才，而80％的中小企业缺乏相关的IT人员。
在我国，从事公司信息管理的大多数工人都是纯粹的计算机技术人员，并且对管理知识的了解极差[3]。
三、中小企业档案管理信息化的策略
（一）建立档案管理信息技术平台
创建用于档案管理的信息技术平台是推进档案管理信息建设的主要环节。只有在完整的信息技术平台的支持下，您才能有效地将档案管理和信息技术结合起来，在档案管理中发挥作用。信息技术。为了构建用于档案管理的信息技术平台，必须首先构建硬件平台，配置高性能服务器和终端计算机，并构建专用网络。根据档案管理的实际需要，除扫描仪第二硬件平台外，用于文件管理的软件操作系统平台的建设更为重要，这一领域的建设应科学，严谨，合理，高效。每个任务链接应互锁，权限和功能的设计应清晰并与文件完全匹配。在文件管理操作中，指管理操作的实际情况，以便信息技术平台可以高效，安全地运行。最后，您需要注意。通过加强防火，防水和防潮措施，营造良好的太空环境并消除人身安全隐患[4]。
（二）建立健全信息化档案管理系统
与传统的档案管理相比，信息技术条件下的档案管理将发生重大变化。在这种情况下，必须适当调整档案管理系统以通知档案管理。应提供有效的约束条件和指南，以确保管理的标准化工作。可以参考《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》，并且应根据文件管理操作的实际情况对管理系统进行改进和扩展。在传统的管理系统的基础上，有必要强调信息管理的相关特征和要求。严格预防在工作场所可能会出现各种问题。此外，有必要建立健全档案管理问责制，合理分配各级和各个岗位的档案信息管理职责和权限，并明确每个岗位的工作规则。在操作过程中应调查责任，并应由特定的负责人执行，以确保建筑文件管理信息化的标准化和有序进行。特别是在信息操作方面，有必要彻底避免潜在的安全隐患。必须根据工作内容和职责安排合理分配经营权。所有员工只能使用自己的帐户和密码登录，并且不能交换。它用于避免未经许可和安全性测试而随机访问外部网络并连接其他可移动存储设备。
（三）加强档案管理中的信息共享
由于只有通过有效利用档案，档案管理才能在社会上发挥更大的作用和价值，因此有必要通过利用信息技术的优势来建立档案管理信息，从而加强档案管理中的信息共享。具体地，有必要实现各种企业，事业单位及其他相关组织的文件管理信息技术平台的互连，或者直接建立文件管理数据中心，以利于文件信息的相互搜索和利用。但是，在实际的文件信息共享过程中，通过确保各个单位和组织的数据接口和文件格式的统一性以及确保较高的标准化水平，才能真正实现跨平台的共享，访问和利用。
（四）档案分析与利用加强
当前，档案信息和数据量已经很大，按照传统的档案管理思想，这样的历史档案信息和数据已不再具有很大的应用价值，但是却没有。在大数据的思维方式中，任何信息和数据都是有价值的，因此在档案管理中建立信息时应加强档案的分析和利用。有必要利用大数据技术和智能技术对档案信息和数据进行全面深入的分析，发现数据之间的关联，并通过数据反映真实的社会现象，以提供社会生产。比社会决策和社会建设更丰富的参考基础。
四、结束语
在当前时代，档案管理应积极调整和变革，加强信息技术的应用，促进自我信息化的建立，并借助信息技术提高档案管理的效率和质量。它发挥了更大的社会作用和价值。
参考文献：
[1] 杜坤、王俊鹤、杨萧. 大数据背景下中小企业人事档案信息化管理的问题与对策[J]. 中小企业管理与科技(下旬刊), 2020, No.630(11):6-7.
[2] 李霞. 电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J]. 中小企业管理与科技(中旬刊), 2020(10).
[3] 杜秀霞, 彭丽娟. 新时期医院档案管理信息化建设途径探讨[J]. 办公室业务, 2019, 000(016):98.
[4] 郭文倩. 新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊), 2020(01):28-29.