陈敬卫 熊国庆
中天建设集团有限公司 浙江东阳 322100
摘要：近些年来，随着建筑行业的蓬勃发展，企业越来越重视建筑施工中的管理工作，建筑施工资料管理是建筑施工管理过程中一项极为重要的管理工作，是建筑施工的重要依据，管理人员对施工资料的掌握能有效避免施工过程中的常见问题，从而软化施工难度，提高建筑施工的整体效率。在施工项目发生变化时对施工过程进行完整的记录和资料管理，能为后期维护提供完善的数据支持，并在企业的发展进程中起到承前启后的作用。基于此，本篇文章对建筑工程档案资料有效管理措施进行研究，以供参考。
关键词：建筑工程；档案资料；有效管理措施
引言
建筑工程科技档案信息量大、涉及环节多、周期长，历经项目建设前期的立项、初步设计、施工图设计和招投标工作，实施期的征地拆迁和项目管理、施工、监理、第三方检测和监督，以及投入使用后的营运管理等，因而在很大程度上加大了基础性档案管理工作的难度，也需要大量的资源投入。在现代信息技术影响力不断扩大的背景下，面对发展中的问题，应结合新实际情况，以技术为先导，不断完善档案管理基础工作，有效提升建筑工程科技档案服务建筑建设和营运管理的质量与水平。
1建筑工程档案信息化建设的重要意义
在建筑工程项目实际建设过程当中，会形成许多资料，对各个工程项目构建档案信息至关重要。对于过去的档案信息而言，主要是纸质资料，在实际管理的时候非常困难，容易出现档案信息丢失现象，造成不必要的损失。与此同时，纸质档案管理还面临着储备空间大，储备环境要求高，避免长时间光照、防止潮湿等方面的高要求，并且查找档案信息工作量很大。随着信息化技术的快速发展，对档案信息管理工作产生了很大影响，有效转变过去档案信息的管理方式，这是档案信息管理工作的创新及改革，能有效转变过去的档案信息管理方式。第一，档案信息化建设表明其具备足够的储备空间，能够储备众多的档案信息。第二，档案管理人员的实际工作量不断减轻，过去的档案信息管理对人力、财力、物力等方面的需求比较大。而信息化档案管理有效节约了许多成本支出，不需要安排许多管理工作人员，仅仅需要对档案信息进行分类，之后直接把其输入计算机中，将信息化建设以及管理方法落实在实处。第三，查找档案信息的方式方法十分简单、便利。在相应的菜单当中进行检索，有效节省档案信息找寻的时间，实现档案资源内容的多样性与共享性，将档案信息的价值充分发挥出来，能够长时间储备与保存，为之后建筑工程项目建设作业的顺利展开奠定良好的基础。
2当前建筑工程档案管理存在的主要问题
2.1档案管理工作重视程度不够
建设单位一般多注重工程建设本身，把档案管理置于一个无足轻重的位置。只注重工程建设的效率与质量的提升，存在档案管理对于提高工程建设效率与质量无关紧要思想，往往忽视放在一边，在工程即将完成验收时才想起收集与整理。基于这种认识，导致工程档案资料很难收集完整，档案记录与工程建设不能同步甚至严重脱节，造成有关施工环节可能漏掉记载，工程档案的完整性难以保障，形成的档案也就不能反映工程建设真实状况的全貌。
2.2施工资料记录过程缺乏有效性
当出现施工项目更改时，对更改信息的记录往往由施工管理人员进行记录，而资料管理人员往往没有核对就收录，收录过程缺乏真实有效性，难以有效避免施工资料不实、造假等情况的出现。在施工资料记录过程中，存在记录不规范等现象，例如字迹不清晰、随意涂改、印章不完整等等，从而使施工资料记录不完整。因建筑施工项目各个环节较多，资料的记录、复印工作量较大，施工资料管理人员在资料的记录、管理工作中缺乏对材料的统筹记录与管理，当出现多次工作人员借阅资料情况时，很容易出现资料丢失问题。
3建筑施工资料管理水平的优化措施
3.1做好资料管理的监管工作
首先，企业管理层应提高对资料管理作用的认识，加强资料管理力度，并对施工资料的收集、整理、保存进行重点监管；其次，完善企业资料管理体系，制定奖惩措施，将资料管理责任落实到个人，从而保障施工资料的及时性和完整性；再次，要明确企业资料管理的目的，不只是为了应付上级部门的检查，更是为了保存项目施工过程、企业发展和城市发展的依据；最后，要确保资料管理的监管工作有效落实，以企业资料管理体系为依据，将资料管理监管工作有效落实，从而提高建筑资料施工管理水平。另外，要重点做好工程合同资料的管理，在工程各类合同资料签订完成后，资料管理人员应及时收集合同资料，对合同内容充分了解、知悉，并整理监管。
3.2落实档案管理基础工作的软硬件建设
要做好建筑工程档案管理基础工作，档案基础设施建设必须达标，既要抓人才队伍方面的“软件”建设，又要抓好库房和办公建设等“硬件”建设。首先要打造高素质的档案管理队伍。此外，要加大投入，使档案库房达到恒温恒湿环境，还要做到防盗、防火、防虫、防鼠等要求。办公设施应满足管理和业务开展的需求，这样就能充分调动档案管理人员的积极性，有助于其运用信息资源和现代科技，最大程度地完成档案管理基础工作，有效服务于建筑事业。
3.3加强业务指导，严把工程资料质量关
在重点工程施工建设中，通过档案管理部门指派专业技术人员，对现场施工中各参建单位的档案管理工作加强指导。档案管理人员根据项目进度，对文件材料的形成积累情况进行实时检查，并加强监督指导。由于项目档案具有多样性、分散性、系统性高、周期长以及专业性强等特点，文件材料的收集整理工作在项目实施的不同阶段会存在难点、重点。因此，需要根据项目实施进度，针对不同阶段档案工作难点、重点，适时对文件材料收集整理工作加强实地指导和检查。同时，对检查中出现问题及时进行指正，提出修改意见，协助项目人员及时进行查漏补缺，使项目实施阶段档案工作的顺利开展得以有效保障。
3.4提高对档案管理工作的重视程度
首先，各参建单位尤其是建设单位的领导要重视档案管理工作，虽不至于亲力亲为，但也要选派有一定档案知识的专人负责管理，同时在日常管理过程中多检查、多过问。同时注重档案管理必要的硬件建设，结合工程实际增加必要的资金投入，设立专门档案办公室甚至专门设立档案室，构建档案管理良好的工作环境和档案资料保管环境。其次，要重视规章制度建设，明确档案管理职责，从严要求，制定必要的奖惩措施，表扬激励档案管理表现出色的参建单位或档案管理人员，对档案管理问题突出的进行惩戒，让参建单位和相关工作人员看到领导的重视和严格的制度约束，自觉做好档案管理工作。最后，要大力宣传档案管理工作是水利建设整体的重要组成部分，提高参建单位对档案管理重要性的认识，增强其对档案管理主观能动性。
结束语
面对档案管理与现代科技发展融合的大趋势，建筑工程档案管理基础性工作应积极转变思想，正视基础性工作的价值和明确提升方向。充分发挥新时期档案管理人员和业务人员的专业能力，将基础性工作落到实处。
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