于洁茹
中铁上海工程局集团华海工程有限公司
摘要：近些年，我国基础建设越来越多，做好工程档案管理工作十分重要。加强档案信息化建设与管理，是新时代提高工程档案现代化水平的现实需要。信息化建设是工程档案工作转型发展、共建共享和资源开发的现实需要。但工程档案信息化管理在档案人员思想认识、业务部门合作和信息管理系统方面存在着诸多的现实困境，对此，应采取有效措施，切实加以解决，不断提升档案信息化建设与管理水平，发挥档案现实价值功能。
关键词：信息化；工程档案；管理分析
引言
在现阶段的档案管理过程中，主要是通过对现有的实体文件进行分类、整理并且根据相应的要求而提供一些服务。而且，档案管理工作本身的工作性质主要还是以服务为主体，所以在整个档案管理的过程中也需要相应专业知识进行档案管理工作。但是随着各种类型档案的需求的不断增长，对专业档案管理人员的要求也越来越高。在计算机网络迅速发展的时代背景下，也需要通过信息化手段来减少专业管理人员的工作量，进而提升整个档案管理的效率。我国对于档案管理工作的重视程度还是比较高的，部分工程单位已经在慢慢推行信息化档案管理模式。
1档案信息化建设的概述
若是从广义这一方面来讲，档案信息化则是指对社会、经济以及政治等多个方面的信息进行融合，通过信息技术实现档案资源的共享；而从狭义这一方面来讲，档案信息化就是对相关档案资料进行数据化，形成电子版的档案资料，为使用者的查阅提供便利性。对于档案信息化建设而言，就是对传统档案管理方式予以改建，将以往纸质的档案转化为数字化形式进行保存，这样不仅能够实现对档案资料的长期保存，还能够借助相关信息化平台，实现档案信息资料的共享，大大提升了档案管理工作的效率，使得整个档案管理工作变得更加科学化，其中信息化的档案管理模式也在较大程度上提升了档案管理的便利性。
2现实困境：信息化运行的新挑战
2.1无法正确认识档案信息化
信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。
2.2标准化系统存在短板
信息技术在工程档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，工程档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
2.3不同的档案管理部门存在差异性
不同区域的经济发展水平有一定的差异性，且其发展速度也不一样，这样也会影响到档案管理的信息化程度，受经济因素的影响，各地区对于档案信息化建设的投入力度不同，也会导致档案管理信息化建设进度存在较大的差异。一些地区的档案管理部门已经开始使用计算机进行档案资料的管理，大大提升了档案管理工作的效率与质量。但是还有部分档案管理部门还在使用单机开展档案管理工作，导致档案管理水平比较低下，难以实现有效的资源共享，不利于档案管理工作的发展。
3档案管理信息化建设的有效措施
3.1树立先进的档案管理理念
基层档案管理的工作人员一定要建立档案管理信息化的理念，提高对档案管理信息化建设的重视程度。管理工作人员的高度重视确保了档案管理的有序开展，同时确保了信息化建设的质量和效率。因此，档案管理的工作人员必须要建立科学、合理的管理体系，提前了解管理工作中的技术难点、要点，走进基层，积极主动的和基层人员沟通并及时解决存在的难题。同时，工程单位的领导应增加对于档案管理各个方面的投入，一般情况下档案管理的年限都较长，在长时间的存放过程中，档案的存放环境很容易发生变化。比如:一些墙体受潮、蛀虫等现象的发生都会影响档案的存放和保存。只有尽可能地做到分工明确、责任到位、流程规范，培养管理人员先进的管理意识，加强对于档案管理部门的资金投入，才能确保档案管理信息化建设的顺利进行。
3.2建立完善安全的档案管理网络
相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。
3.3完善管理制度
完善的管理机制是保证档案工作高效开展的重要基础，信息技术的运用实现了档案管理流程的高效整合，需要管理部门对相关的管理制度进行针对性的调整，实现对管理工作的科学规范。要完善监管机制，利用技术手段对档案管理操作进行全面记录和科学分析，准确定位管理问题，对相关的规章制度进行针对性的调整，提升管理工作的科学性。要建设长效管理机制，结合管理工作情况进行动态化调整，有效适应实际管理需求。
3.4加快工程部门档案信息化管理进程
在工程部门档案管理工作中，档案信息资源建设是较为重要的一部分内容，同时，也是工程部门稳定发展的保障。可以说，工程档案管理的专业性、规范性，对工程的有序进行非常有益处。
因此，在信息化背景下，针对档案管理工作的开展，应该在结合部门实际现状的基础上，科学制定具有一定信息化的档案管理规范，从战略的角度加以创新，强化综合管理力度，强化行业监督，对档案管理工作中出现的缺陷或者漏洞，客观指导，健全档案管理机制，构建工程数据，然后制定归档流程。同时，实现各类信息的高效收集，让档案管理更加标准，有效对档案进行电子存储。
此外，强化档案管理人员的信息化利用程度，加大对信息化软件的使用率，健全工程档案管理目录，实现实时查阅，精准开展电子文件归纳工作，熟悉硬件和软件的应用流程，以便档案信息能够安全储存，切实达到电子档案与纸质档案共存的目标。
结语
档案管理工作对诸多单位的建设与发展起到关键作用。档案管理部门应该正确认识档案信息化建设的意义与价值，认真分析目前档案信息化建设与管理中存在的各类问题。在时代发展的大背景下，改变传统的档案管理理念，优化档案管理的信息化水平。基于信息化技术，单位的档案建设和管理将会更为高效有序，更为规范，进而发挥出档案的最大利用价值，为单位的稳步前行提供强大助力。
参考文献
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