苏靖辉
东莞市安丰电气安装有限公司 广东省东莞市 523220
摘要：针对工程档案信息采用电子化管理技术，可增加信息安全性，提高其利用率，故而应予以重视。在此之上，本文简要分析了工程档案信息电子化管理的优势，并通过组建职业化技术管理团队、引进档案电子签章系统、加强电子化档案信息防护、注重电子档案管理培训等要点，以此提升工程档案信息管理质量。
关键词：工程档案信息；电子化管理技术；电子签章系统
前言：工程档案信息多指变更文件、设计图纸、施工方案等综合信息，涉及范围包括监理方、施工方、设计方等。因其在工程项目中作用显著，若能对其实施电子化管理，可增加工程档案信息管理便捷性，进而为相关单位开展各项工作提供宝贵的参考依据。对此，应积极推广电子化管理技术，满足新时代档案管理需求。
一、工程档案信息电子化管理的优势
（一）精准查询信息
工程档案信息除了包含文字信息外，还涉及磁带录音、影像片段等丰富资料。工程项目的顺利实施常需要依托工程档案信息。对此，关于它的电子化管理具有一定的必要性。而从电子化管理技术的实践应用结果中，可总结出它的主要优势，其中最为明显的是能够实现工程档案信息的精准化查询。以往相关人员想要查找某一项工程信息，常采用人力翻找纸质档案的方式，造成投入精力、时间较大。而电子化管理可直接在计算机平台搜索引擎上输入关键词，由此在信息共享化条件下，适当提高信息查找速度。
（二）实现安全存储
工程档案传统存储方式多以档案架存放为主。因其属于纸质版，故而导致在多次翻阅时，易发生破损。而电子化管理可将工程档案信息存储于电子磁盘中，以供相关人员随时获取，其破损度将得到合理控制。若能联合防护技术，还可增加存储安全性。同时，在电子化管理中，还可针对信息原件实施妥善存储，降低翻阅频率。
（三）节省保管空间
工程档案信息管理过程中，常按照整理分类、归档编号等顺序对其实施妥善保管。随着我国工程建设规模的扩增，档案信息日益增多，这就导致原有设定的保管空间面临空间不足问题。而电子化管理，可将信息保管在磁盘中，甚至可借助U盘、移动硬盘等方式对其予以保管，继而有效节省信息保管空间，为工程建设环节产生的大量信息提供充足的保管空间[1]。
二、工程档案信息电子化管理技术的要点
（一）组建职业化技术管理团队
本文以建筑工程为具体的工程类型，在对其档案信息应用电子化管理技术阶段，施工单位除了需要妥善安排施工人员、设计人员完成施工设计任务外，还应当组建职业化技术管理团队，以便在档案信息电子化管理模式操作中提供重要的技术指导。一方面，施工单位应外聘计算机专业相关人才，使其担任电子化管理技术指导人员，并定期召开交流会，加深其他人员对电子化管理模式的认可度。另一方面，为了节省人力成本，应采用选拔制从现有人才中选出学习能力强、计算机基础知识扎实的人才，为其单设档案管理员岗位，便于在人力辅助下，电子化管理技术能够发挥出真正效用。
此外，由于电子化管理技术作为档案管理新技术，常导致相关人员固有管理观念较深。此时，还应当在技术管理团队中配备监督职位，严格监督电子化管理模式的推广进度，必要时可联合激励制，对表现优异的员工进行表彰，为其发放奖金，以此鼓励其他人员无论是获取信息还是存储信息，都能以电子化管理技术为主导，最终可保障档案管理质量。
（二）引进档案电子签章系统
在工程档案信息管理期间，还应当积极引进电子签章系统，以此保证电子档案信息的真实性，以免出现虚假档案信息，致使施工单位遭受经济损失。
一般而言，电子签章系统实践应用中，享有有效签章人员多为项目经理、档案管理员等，与以往纸质档案签名效果相同，主要是为了维护工程档案信息的合法性。电子签章系统多由客户端、服务端以及制作工具、签章程序为主，在系统启动环节，常需要签章者通过输入密码等方式核实其身份，待无误后方可进入系统进行签字。由于在电子档案中存储的信息格式较为多样，除了“doc”、“dwg”、“xls”、“pdf”外，还包含网页形式，此种系统的适应性较强，可满足绝大多数文件形式的签章需求。所以，经由电子签章系统，可进一步推进电子化管理进程[2]。
例如渭南市早在2012年就开始引进电子签章系统，用作电子化管理依据，甚至教授市内各建筑施工单位档案员操作技巧，其中仅在2013年已有近600人加入学习队列中，其普及率达到95%，并且在八月份全部完成电子化管理转型工作.据此，电子签章系统应随着电子化管理技术的应用流程予以推广，增加电子化管理的规范性，促使每一项档案管理步骤，都能逐步实现电子化操作目标。
（三）加强电子化档案信息防护
建筑工程档案电子信息，与纸质版信息相比，其主要的威胁来源于黑客。若不能对其实施有效防护，很容易受到病毒、非法分子的侵袭，而造成电子档案信息出现丢失泄露等问题。因此，在应用电子化管理技术时，还应当有效加强信息防护，增加其安全性。现如今，针对电子化档案的存储载体，常利用数字加密技术、防火墙技术，使其免遭黑客攻击，并且依靠360安全卫士、腾讯电脑管家等杀毒软件及时筛选危险元素，避免电子档案信息遭受破坏。而除了从内部对其进行防护外，还可从外部管理环境上，制定科学的安全防护制度，用于指引相关人员严格按照防护步骤，保障电子信息安全。
首先，施工单位可在存储电子档案信息的场所安装远程监控装置，并对存储于计算机设备中的档案信息进行全方位监管，一旦调取监控后发现违规人员私自窃取档案信息，可及时对其进行追责，进而挽留损失；其次，还应当设计电子表格，用于记录每一项档案信息的出入数据，应包含档案页数、名称、获取人员、日期等，这些除了可在浏览记录中查找外，还应单独设置电子目录作为备份；最后，还需要督促施工单位相关人员按时签订“保密协议”，参照“档案法”，以合法的方式正常查阅电子档案信息，不可将其泄露给外人，尤其是施工方案、建筑图纸等，这样方可充分运用电子档案信息，维护施工方经济效益[3]。
（四）注重电子档案管理培训
在建筑工程中从事档案信息管理工作的员工，还应对其实施专业培训，使其快速接受全新的管理模式，并深度掌握电子化管理技术技巧，这样才能促使施工单位逐步实现数字化发展目标。在上文中已提及职业团队的组建内容。此时专门针对档案管理员进行细致讨论。以往面对档案信息，档案管理员工作负担繁重。而今，可用以往归档分类的时间积极参加培训活动，此类培训既可以是实践课程，又可以是理论学习。施工单位应为其提供充分接触计算机平台的机会，并随时同团队中的技术人员相互沟通，便于在培训中增强职业技能。
例如昆明市曾在2018年特意公布“全省电子档案编报工作通知”，以每个培训班四个人的标准，鼓励当地工程档案管理员通过培训，加深对“工程档案电子编报系统”的理解，使其善于借助电子管理技术，合理处理档案信息。经过本次培训，参训人员的职业水平明显有所提高，就此积攒了丰富的电子化管理经验，为建筑工程事业的发展带来了重要助力。
结论：综上所述，工程档案信息电子化管理技术的应用，既能保障信息安全，又能实现档案信息高效利用。据此，应从职业化技术管理团队、档案电子签章系统、电子化档案信息防护、电子档案管理培训等方面着手，为工程项目顺利建设给予依据，促进建筑行业经济稳定发展。
参考文献：
[1]黄文秀.工程档案信息电子化管理的技术要点分析[J].工程建设与设计,2019(22):266-267.
[2]张淑萍.浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务,2021(02):75-76.
[3]吕品晶.电子档案管理工作中的风险与不安全因素防范[J].兰台内外,2020(10):33-34.