汪立勇
石首市久合垸乡人力资源和社会保障所 湖北石首 434403
摘要：随着我国经济和人文教育的飞速发展，每年的毕生人数直线增加，随着比生生人数增多而来的还有不断加大的就业压力，在不断加剧的毕业生就业浪潮中，人力资源档案的管理成为毕业生就业环节当中至关重要的一部分，人力资源档案是一个人初入社会和行走社会的必要凭证，如何运用现代化的管理技术建设信息化的人力资源档案系统是目前档案管理工作中亟需解决的问题，本文从多个角度分析了人力资源档案管理信息化建设的必要性，并从现实社会出发，探寻了在人力资源档案信息化管理中不可或缺的保障条件。
关键词：人力资源档案管理；信息化建设；必要性；保障条件
引言
现代经济文化的发展给各个行业都带来了挑战和机遇，人才档案管理工作同样也需要加快适应现代化的信息建设，传统的人才档案管理模式往往基于纸质版存档，这样十分不利于异地存档和距离投档查询等工作的更好进行，随着信息技术的不断完善，数据库模式的建成为人才档案管理提供了更为完善便捷的管理模式，在竞争压力不断加大的现代社会，加强人力资源的管理迫在眉睫，人力资源档案的信息化管理也终将成为档案管理工作的最终发展趋向。
1 人力资源档案信息化管理建设的必要性
1.1档案管理工作的本质客观需求
档案资料的管理会受到各种因素的影响，主要是受档案信息的使用环境和保存方式的限制，由于现代信息传播速度快，传播广度宽，这就导致传统档案管理模式无法适应信息的新存储方式，这是档案信息管理工作自身性质所决定的；人力资源档案信息涉及包括校方、企业、个人等多个单位多方的利益和使用相关，其间的信息传递也比较繁杂灵活，这为人力资源的档案信息保管使用和存档带来不小的压力，为更加贴合档案使用者自身的服务体验，切实提高人力资源档案的管理水平，建成更加信息化的档案管理系统是人力资源档案管理工作自身的迫切需求，也是目前档案管理行业的客观需要。
1.2人才档案管理工作的必由之路
社会的发展离不开各行各业、各种各样的人才，社会的管理也离不开人才的管理，现代社会是一个竞争空前激烈的社会，人才战略已经是社会继续向前发展的必须战略，不管是科技、经济、医疗等各个方面都面临着极为严峻的人才紧缺问题，所以，保障人力资源的正常有序运行是稳定社会发展的必须途径，而人力资源的发展与人才档案的管理密切相关，人才的变动问题直接涉及到档案的变动，正确有效地管理人力资源档案成为人力市场主要关注的问题；档案信息的信息化建设减免了手工的人力消耗和繁琐的保存程序，是人才资源档案管理在现阶段良好发展必须要经历的途径，只有实现人才档案的信息化处理存档和调档，才能确保人才在社会中的良性运转，保障人才不会流失[1]。
1.3提高人才档案管理水平的必要手段
人才资源的档案管理是社会档案管理中最重要的一项，人工的查阅、存储已经完全不能满足现代社会的人才输出，运用信息化的档案管理方式，可以更好、更充分地利用人才资源档案信息，展现人力资源信息的使用价值，同时提高人才档案的使用效率；人才资源档案信息化管理主要是通过搭建信息数据库的方式，建立一个完整的档案阅读、提取、更改、改派的系统，这样一个完善的档案管理系统可以最大限度保护人才档案，并最大程度提升档案的使用便捷化，从根本上提高了人才资源档案管理的整体水平。
2 人才资源档案信息化管理的保障条件
2.1 提升档案管理者的重视程度
人力资源档案信息化建设需要较高能力的管理者，人才资源的档案信息可以涉及企业的所有在职或是潜在在职人员，管理者必须要了解整个企业或是单位的情况，在人员架构的了解基础上管理所有的人才资源档案信息，这样才能向档案借阅者和存放着表明档案信息的重要性，才能协调好整个单位的人才档案信息；在档案管理系统的信息化建设中，只有管理者重视信息化的建设过程，才能达到所期目标，在人才资源档案管理者重视信息化建设的同时，向领导进行信息化档案经营的重要性也是管理者需要做到的，档案信息管理者要向企业单位领导介绍信息化管理人才资源档案的重要性，将人才资源档案的信息化管理同企业单位的切实发展联系在一起，保障档案信息化建设的资金可以到位，这是档案信息化建设的重要先决条件[2]。
2.2 切实打造人力资源档案信息化管理平台
随着信息技术的发展，信息化平台已经渗透进我们的日常事务办理任务，人才资源档案管理不能仅要求档案信息存储的信息化，还要注重业务上的信息化整合，对于企业单位来说，一个有效实用的信息化管理平台可以为企业单位省下大部分的人力资源，还可以为企业创造更多的业务实效；人力资源档案信息化建设中十分重要的一项就是搭建信息化管理平台，一切档案业务的操作都基于一个信息化充分的平台，企业单位可以以人才资源档案管理作为信息化平台中的基础功能，在此基础上，发展更多信息化功能性平台，这对于人才和单位而言都是十分有益的选择，只有打造完善的信息化管理平台才能使人才资源档案管理形成一个闭环，让整个档案管理的操作链条完整衔接[3]。
2.3 提高管理人员的技能水平
信息化管理档案不是简单的看管工作，在信息化的档案管理机制下，相关管理人员需要具备一定的信息化处理业务能力，而且人力资源档案信息是十分重要的人身和单位信息，在管理当中不容有失，人才资源档案信息管理要求管理人员具备更强的责任心和使命感，所以，必须加强管理人员的技能掌握程度和素质水平筛选，保证信息化的人才资源档案信息系统可以被熟练地应用，创造档案信息最大化的价值。
2.4 保证档案信息管理数据的安全
信息安全是任何档案管理中的首要条件，人力资源档案的安全十分重要，而且档案的管理还会受到各个方面的安全威胁，信息化管理系统中的网络、应用、管理等方面都可能产生安全问题，要保证人才资源档案数据库的安全就要从以上各方面着手，在保证网络硬件和软件系统安全的同时，规范档案的管理工作要求，制定更加完善的档案管理规章制度，确保信息管理中的各个环节的信息安全[4]。
3 结束语
综上所述，无论是出于人才资源档案信息自身的客观需求，还是档案管理工作的未来发展方向，人力资源档案信息化建设都是必要的档案管理方法，在管理者给予人才资源档案信息化建设的足够重视下，要致力于搭建人力资源档案的信息化管理平台，并大力发展档案管理人员的自身业务水平提升，实现全面信息安全的管理模式，才能保证人才资源档案的管理为社会的发展提供更多便利。
参考文献：
[1]高文峰. 浅谈人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件[J]. 黑龙江档案, 2014(03):40.
[2]陈静. 浅谈人力资源档案管理的信息化建设[J]. 劳动保障世界(4Z期):11-12.
[3]李晓倩. 人力资源档案管理信息化建设的必要性分析[J]. 中文信息, 2020, 000(001):93.
[4]张海宁. 人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件[J]. 区域治理, 2018, 000(030):83-84.
作者简介：汪立勇，男，汉，1980年10月，湖北石首人，石首市久合垸乡人力资源和社会保障所，馆员，本科，档案管理