中国铁路哈尔滨局集团有限公司绥化工务段 黑龙江省绥化市 152000
摘要：实现人事档案数字信息化管理是新形势下的新要求，顺应新时期信息化技术发展状况，采用数字信息化管理手段，能够极大地提高人事档案管理的便捷性，降低人事档案管理的人力财力成本，有利于人才资源潜力的开发，为干部提拔任用提供可靠依据，有效提高人事档案的管理利用效率。档案数字化建设是顺应时代潮流、紧跟时代发展的新举措新要求。它将进一步推动我国档案管理事业的发展，加快社会进步的步伐。
关键词：数字化；干部人事档案；规范管理
1档案数字化管理的重要作用
1.1培养科学的档案管理意识，增加重视度
科学的档案管理方法，得益于现代化的信息技术，从根本上降低了管理成本和难度。采取现代化的管理方式，这是领导能力的体验。能够从实际出发，培养一个单位的档案管理意识，提升工作效率，运用现代化信息技术，既能简化档案保存和维护的工作量，同时还能简化查找翻阅档案的流程，保证领导能够在短时间内掌握职工的个人信息，直接提升人力资源配置。在实现档案管理方式现代化的同时，我们的管理人员也应该与时俱进，引进一些具备电子信息专业能力的人员来管理，提高人才引进的门槛，优化干部综合素质，提升人才梯队的合理性，进一步提高对档案管理工作的重视。
1.2提升档案管理工作效率，延长档案使用时间
运用现代化的信息手段来管理档案，涉及人员信息的增删改查，节省了大量的查阅时间，可以通过搜索关键词来查找人员相关数据，调出档案后把通过数据库储存的人员信息进行修改即可，极大减少了翻找档案的时间，提升了工作效率，减少了出现错误的机会。其二，运用现代化的信息存储手段，不再使用纸质档案，可以大大提升档案使用时间，采用硬件处理，云端备份的方法，能够突破寿命限制，延长使用时间。即使硬件损坏，我们还可以通过云端备份来恢复，避免造成损失。此外，我们还可以采用加密技术，对档案进行加密处理，根据职务和职责划分权限，不同的人员权限不同，在系统内通过账号权限等级的形式分级下达权限，人事管理员可以按照实际需要去修改档案，领导干部可以查阅相关人员档案，而普通职工只能查看自己的档案，既能保证工作畅通，又可以提升安全性，一举多得，而且不用再担心档案袋装不下厚厚的档案，通过硬件储存可以随时扩容，数据不容易发生意外的擦除和丢失。
2数字化干部人事档案管理存在的安全风险隐患
2.1互联网技术隐患
互联网技术的快速发展和进步，为人们的日常生活带来了许多好处，然而，同时也给很多不法分子创造了使用互联网非法窃夺个人隐私的机会，为互联网信息技术应用安全带来了很多困扰。在互联网快速发展的过程中，人们更多地强调网络的方便性和可用性，却忽略了网络的安全性。当网络仅仅用来传送一般性信息的时候，安全问题并没有突出地表现出来，但是，当在网络上运行关键性的任务时，当企事业单位的人事干部档案运行在网络上时，计算机互联网安全就成为一个不能忽视的问题。在干部人事档案数字化管理过程中，假如碰到非法组织或个人的恶意窃取信息行为，互联网设备很容易会受到病毒和木马程序的攻击，从而使得档案数据管理系统崩溃，进而导致干部人事的隐私信息出现丢失或者网上泄密的现象。
2.2档案管理系统完整性隐患
建立一个完整的档案管理系统，不但是人事干部的个人需要，而且是档案储存工作的需要。因为档案信息有着主客观条件的差异以及有关的软硬件支持方面存在缺陷，致使档案管理数字化系统的完整性难以得到保证。电子数据在积累、利用以及交换等各个过程中都存在导致系统崩溃的安全风险，进而导致档案数据信息丢失。
此外，已有的管理体系仍不能充分保障档案的完整性，数据在保存过程中有可能被非法分子进行篡改，导致档案出现顺序混乱原始信息缺失等问题，进而使得档案的完整性受损。人事干部档案作为企事业单位人事变动的重要记录，也是企事业单位进行未来人才培养规划的重要依据。档案管理工作是人事工作中的重要组成部分。但是，档案管理作为人事管理中关键的一个环节，却在很多时候容易被忽视，从而成为人事管理的一个薄弱环节，对人事管理质量造成了直接或间接的影响。人事干部档案管理最重要的就是档案记录的及时性、真实性和完整性，只有将已经完成的相关档案管理工作及时整理归档才能够最大程度地避免出错。
3人事档案的数字化管理
3.1强化数字化人事档案的互联网权限管理
随着网络技术的发展，网络正改变着我们工作和生活的方方面面。我们的工作和生活都越来越离不开网络，但是互联网是一把“双刃剑”，缺乏管理的互联网会带来诸多问题，数字化干部人事档案管理的互联网安全既需要有内网的保护，也需要对外网的行为进行管控。内网安全需要加强企事业单位员工的信息安全保密技术学习，外网安全需要及时地更新防火墙和杀毒软件的版本等。通过强化数字化人事档案的互联网权限管理，不但可以在一定程度上预防木马病毒、间谍软件、僵尸网络等恶意网络攻击行为，而且可以实行恶意网站过滤、防火墙加固等措施。
3.2加强顶层设计，提升安全意识，加大人才和研发的投入
信息时代发展非常迅速，为了不断满足人们的需求，系统也要及时更新换代。老旧的系统除了不安全以外，还不符合实际的需求，因此力求满足在一线的工作时发现的实际需要，尽可能让操作更加简便，每个人都能使用，便于大家及时关注自己的档案状态，所以，我们在安排财政预算的时候，应该加大对研发领域的投入与支持，以此来刺激研发的积极性，让系统不断更新换代。系统的更新往往伴随着硬件的更换来支持，存储空间会随着时间的累计逐渐变少，要及时替换老旧的存储设备，最好建立云端存储，以保证长久使用，无论多么优秀的算法也要在合适的硬件当中运行，才能发挥它应有的价值，所以电脑也要不断更新系统和硬件，让软硬件相互配合，营造更好、更安全、更简便的档案管理环境。
3.3完善档案管理人才培训体系
档案管理人才培训过程中应当特别注意培养其自身的责任感和使命感，使其能够认真学习信息化条件下做好保密工作所必需的基本知识和技能，了解基本的防范手段和高技术窃密的基本知识，以免因为其自身的疏忽给所从事的事业造成泄密的严重损失和危害。企事业单位应该充分认识档案管理人才的重要性，培养优秀的管理人才，建立完善的人才保障机制以及完善人才激励制度，从根本上保障人才的流动，全面发挥人才的最大效用，才能够从根本上确保档案管理体系的不断完善。对于培养档案管理人才，也应与时俱进，针对工作属性以及工作需求，采取“精准”培养的方式，做到因材施教，才能达到预期的效果。
结束语
随着信息技术的迅速发展，国内大部分行业逐渐开始引入数字化的信息管理技术。在干部人事的档案管理方面加入数字化元素，能够在一定程度上消除传统档案管理过程中存在的弊端，可以更为便捷地调动、查询和整理干部人事信息，改善企事业单位人事档案的管理条件，除此之外，管理层领导还能够通过数字化平台进行更为清晰简洁的人事情况调动查询。然而，干部人事档案的数字化管理是一把“双刃剑”，同时存在着许多安全隐患。
参考文献：
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