鄂尔多斯市劳动保障监察综合执法局 内蒙古鄂尔多斯市 017000
摘要：近年来，工程建设的发展迅速，信息时代背景下，工程项目档案管理迈向电子化，这是发展的必然要求。随着社会经济的快速发展，建设的项目工程越来越多，相应的档案管理工作也日益受到社会的关注，如何做好电子化项目档案的管理，让有价值的电子档案及时、准确、完整地保存并实现安全应用成为亟需探讨的话题。本文就此问题展开深入探讨，并提出相应措施，以供参考。
关键词：加强；工程项目；电子档案；管理工作
引言
在当下的建筑工程项目中，要想促进行业的发展，提高企业的经济效益，就必须保障施工效率。在工程施工中，档案的管理工作将会直接对整个工程的顺利展开造成影响。
1项目工程电子档案管理的必要性
项目工程档案是指项目工程在建设过程中直接产生的数量庞大、种类多样且有保存意义与价值的资料，一般以文字、图片、图纸、表格、影像音响等各种资料为主，都是一些最原始的数据资料，其归档收集是否齐全、完整、专业，收录的内容是否准确、规范，直接影响到能否为整个工程项目在竣工投产后期的扩建、维修、养护乃至生产经营、经济效益提升提供有力的指导意见。而信息时代背景下，计算机技术的快速发展推动了各类型资料的数字化，项目工程档案电子化也是必然趋势。因此。电子化后的项目工程档案如何管理是当前亟待探讨的话题。传统的项目工程档案以纸质版为主，所以档案管理模式是运用纸张将文字、数据、表格、图形等记录下来，利用照相机或录像机等设备将过程影像记录下来，利用录音机的磁带将声音记录下来，这些都需要一定的存储介质，也需要专门的存储空间用于分门别类存放，还需要档案管理人员科学构建存储数据库，以便于日后的检索查阅。整个资料信息处理归档管理过程是繁琐的，而电子化档案在自动化办公软件的助力下，借助互联网+技术平台，可以实现档案管理、服务等方面的优化，为项目工程的顺利实施及日后应用提供有力的保障。
2工程档案信息化管理现状
2.1 信息化管理不足
随着工程行业的发展，建筑工程在各方面、各环节都产生了大量的工程数据信息，建筑工程档案管理工作也得到了充足的发展空间。但是，大多数工程的档案都主要使用纸质化储存方式，信息化模式尚未完全渗透到工程建设中。因此，在当下的行业环境中，工程档案管理要想完全转变为信息化工作模式仍然存在一定的难度。一般来说，建筑工程施工的工期较长，在施工的过程中往往会产生大量的数据以及信息，工程档案管理人员要将其整理成工程文件。考虑到大量的纸质文件的保管质量，企业在日常运营过程中就需要制定相关的管理方案以及措施。另外，大量的纸质数据也面临取用、分类困难等问题，需要耗费大量的人力资源与时间成本。
2.2 信息化水平较低
在建筑工程施工过程中，各项工程文件缺乏信息化管理机制。在实际的建筑工程中，各参建方在施工过程中产生的活动都会被直接记录到档案之中，因此，各参建方就成为信息数据的生成主体，这些数据的取用质量与效率将会直接影响整个建筑工程各参建方的经济效益以及建筑工程项目的顺利开展。信息化管理主要包括两方面，一方面是用于汇总与查询方便的信息化目录，另一方面则是工程的具体内容。在实际的工作中，需要考虑到文件的编排，若编排不够完善，将会直接导致目录与实际信息不符，很难为资料的查询提供便利。即使应用了信息化手段，但过于混乱的编排模式仍然会导致文件的取用困难，那么档案信息化也就仅限于载体。
2.3 使用效率低下
在当下的工程档案管理工作中，工作人员在查询某一具体项目、环节的相关文件时，往往需要通过相关部门的审批，并且需凭借有效证件方能进行查阅。这一过程效率较低，文件往往会在多个部门以及多个工作人员之间流动，这样会导致相关数据的查询不具备时效性，甚至在文件传输的过程中发生丢失、损坏等问题。
该种模式还会导致查询人员无法在第一时间内提取工程的原始资料，严重影响了工程整体的施工效率。
3优化措施分析
3.1管理安全构建
(1)完善电子档案信息权限管理和审批机制。对电子档案系统中的所有权限要进行合理的划分,对于敏感信息的读取、查询要应用权限管理的方法,限制其共享范围。对于电子档案的收集、整理、存储、提供利用、销毁各个环节，要严格履行审核和审批机制，各级人员相互制约。电子管理系统要根据查阅人员的涉密级别对其进行开放，对于没有达到涉密等级的人员需提交申请，由其直属领导进行审批。(2)建立档案信息安全责任制。电子档案的易变性和不稳定性决定了电子档案信息必须有专人进行全程监管。建立企业风险防范机制，对于发生电子档案失泄密情况造成严重损失的情况，务必要追查责任人,严肃处理。只有通过“各守其责、各司其职，”的联合统一防护，在日常工作中，持续增加电子档案的安全保障能力，通过实践的反馈，也可以促进安全责任制的完善和提升。
3.2技术安全构建
(1)设备和存储介质环境安全构建。设备和存储介质安全要从环境角度，根据载体具体特性，明确使用、保管环境的安全规范，防止设备和存储介质受到干扰和破坏。电子档案相关设备和存储介质的物理位置，应远离事故多发地带，地址的选择要可靠、安全。室内要整洁、没有腐蚀性气体，要有防尘、防火、防水能力。要有湿度和温度控制系统，同时远离电磁物质，防止电磁辐射可能造成的信息破坏和载体的失效。对于非密级别电子档案，在具备安全的网络环境下，可通过内部网络对相关部门进行权限的开放，对于涉密电子档案信息，在根源上要杜绝使用互联网进行传输，避免木遭受木马病毒以及受到黑客攻。以上措施可效避免失泄密造成重大损失。(2)要采用先进的技术防范手段。安全技术的使用是电子档案安全防护的重要手段,拥有成熟的信息安全技术不仅可以提升电子档案的安全性能，而且利于电子档案管理的规范化和标准化。档案馆在客观条件上存在的缺失以及档案管理人员在安全保密意识上的疏失情况，可以通过先进的安全防范技术予以弥补，这样就为档案的安全管理平添了一把“保护伞”，进而可以大幅度提升档案安全水平。(3)重要的电子档案要实行“双套制”保管。应针对电子档案的功能和价值的不同，制定相应的防护目标和手段。大数据时代推动了信息技术的快速发展，更加剧了电子档案信息的不稳定性。鉴于此种特点，对于重要的电子档案，必须要打印出纸质版本进行保管或缩微胶卷保存，做到电子版和纸质胶卷版的“双套制”保管，进而提高电子档案信息的安全性。
3.3健全电子档案管理体系
正所谓“没有规矩，不成方圆。”在实际的工程档案工作中，要想提高资料的提取效率以及管理水平，就必须构建一个完善、健全、系统的管理体系，该体系需要考虑到社会市场的发展，同时也要考虑到企业的运营，根据我国的国情制定一个专门的管理体系。除针对工作人员制定的奖惩制度以外，还需要针对具体的工作内容制定专门的规章制度。档案信息化管理模式不仅需要依托于计算机技术以及互联网技术，还要将传统的管理模式融入进去，推陈出新。将传统管理模式与信息化管理相结合，在最大程度上创新管理模式，为建筑工程提供帮助。
结语
综上所述，如何做好项目工程电子档案管理及安全应用是当前信息技术发展背景下亟待解决的问题，需要探索更为严谨有效的管理策略，才能实现更加安全、有效地电子档案管理，更好地服务广大用户，将电子档案的价值最大限度地发挥出来。
参考文献
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