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内容摘要：文章深入剖析基层档案室服务功能拓展方面存在的主要问题，提出了基层档案室服务功能拓展的实现途径。
关键词：基层档案室 服务功能 拓展 途径
基层档案室，是基层单位集中管理本单位各类档案的机构，是提供档案信息为本单位各部门及职工群众、社会公众服务的中心。档案室的四大功能“收、管、存、用”，最终的落脚点体现在“用”上，即档案的利用服务功能。实际工作中，基层档案室在服务功能拓展方面存在着种种问题，本文就如何拓展基层档案室服务功能谈几点认识。
1影响基层档案室服务功能拓展的主要问题
目前基层档案室主要以纸质档案为服务对象，对档案实体的保管是其主要的功能，模式大多属于单一的、纸质载体为主的传统档案室模式，在实现服务功能拓展上存在诸多问题，具体表现为：
1.1档案馆库建设滞后。馆库是基层档案室开发服务功能的重要载体，由于基层单位大多更重视生产、经营或主管业务工作，对隐性经济效益及社会效益为主要表现形式的档案工作重视程度不够，档案事业经费投入不足，致使档案馆库建筑陈旧、面积不足、设计不合理、设施设备落后，由此导致了基层档案室的诸多重要基础性工作，如展厅建设、开发利用工作、开放服务工作等无法正常开展，严重影响和制约了基层档案室服务功能的发挥。
1.2档案服务宣传工作不到位。近几年基层档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动，但这些宣传一般是针对档案法律法规及档案工作自身展开的，缺少对档案服务功能的宣传，且内容单调、形式单一，引不起职工群众和社会公众的兴趣。另外，档案工作者历来崇尚“默默无闻”，满足于踏踏实实地做好本职工作，缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识，从而影响到社会对基层档案室的认知程度。
1.3档案服务水平不高。基层档案室功能的实现主要体现在档案服务上，服务质量的高低必然会影响到基层档案室服务功能的发挥，目前基层档案室的服务水平尚有待提高。首先，档案利用方式单一。对于许多基层档案室来说， “坐等”利用者上门、电话调卷是主要的服务方式，而结合本单位、本行业的中心工作提供主动服务、利用现代信息网络来提供共享服务、针对馆藏档案内容开展方便快捷的档案咨询等行之有效的利用方式，仍没有真正付诸实施。其次，档案编研工作滞后。虽有一定数量的编研成果，但大部分是为应付升级达标而作，质量不高、实用性不强、利用范围狭窄、利用效果不显著，编研工作没有充分发挥其应有的作用。
1.4档案工作人员素质不能适应新形势要求。基层档案工作者开放的服务理念未能普遍形成，主动服务、为民服务意识差，知识结构不尽合理，特别是现代信息技术知识、互联网科技知识、档案信息化技术知识、与档案相关的人文知识、对档案资料的深度开发能力等不能很好地适应基层档案室开发服务功能的工作需要。有的工作人员缺乏人文关怀精神，对待查阅利用档案者多持严肃、不屑的态度，普通公众不能有效地通过基层档案室自由地获取和利用档案信息，对档案室望而却步。
2基层档案室服务功能拓展的实现途径
2.1推进基础设施建设。基层档案室建设应把贴近职工群众作为拓展服务功能的重要突破口，从设计理念、服务设施等方面满足服务对象的需要，有效拉近基层档案室与服务对象的距离。馆舍建设重点要放在拓展服务功能上，充分体现人本思想，一切从方便利用者出发，把基层档案室建成有文化内涵、现代气息和业务特色的文化标志性建筑。
在功能分区上，除设置库区、办公区、管理区外，还要设置服务区，每个功能区既要保持相对独立，又要保证开展档案各项业务流程的方便，并留有一定的发展余地。其中服务区用来满足今后档案室对外开放和拓展服务功能的需要，应设置现行文件中心、展厅、多媒体演播室等开放性场所。
2.2搞好档案服务宣传工作。档案服务宣传应坚持长期性的原则，积极借助报纸、电台、电视台等传统新闻媒体和微博、微信公众号、小视频等新媒体和自媒体等各种力量进行档案服务宣传，采用群众喜闻乐见的方式，通过悬挂条幅、印发图片、制作牌版、回答公众咨询、举办档案法律法规宣传、印刷宣传小册子、设立宣传栏、开展有奖知识竞赛、填写调查问卷、开通档案知识专栏、公布珍贵档案、档案知识讲座等方式，强化公众对档案的认识，向公众宣传档案及档案工作成果，介绍馆藏档案目录及内容。
2.3加强档案编研工作。编研工作是档案利用工作的较高形式，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，其水平的高低直接影响到基层档案室服务功能的发挥。从实际情况来看，基层档案室编研工作亟待加强。一是增加编研力量和种类。编研工作开展起来周期长、见效慢，因此在一些档案室未得到领导的高度重视，只有增加人财物的投入，为编研工作的开展创造良好的外部条件，不断增加编研成果的种类，才能保证编研工作的正常开展，不断提高编研工作的水平。二是提高编研成果质量。撰写出具有较高使用价值、实用性较强、易于传播的编研成品，才能说明编研工作在基层档案室服务功能的实现中发挥了应有的作用。要充分利用馆藏档案资料，紧贴基层中心工作，围绕职工群众关心的热点，编纂相关资料，发布最新档案信息，为经济建设和社会发展服务，使“死”档案变成活材料，将静态信息转化为动态信息，成为领导决策的工具书和制定政策的参考书，成为职工群众工作生活的有益助手，实现资源共享。
2.4提供多种形式的利用服务。档案信息化有助于基层档案室提供多种形式的利用服务功能。传统纸质载体档案提供利用服务的形式单一，局限性大，基层档案室不能再满足于电话调卷、现场查档等传统档案利用服务形式，要加快本单位档案信息化步伐，进行档案的案卷级、文件级数据库建设，有计划、有步骤地对档案进行数字化处理，尽快实现档案信息化。在此基础上，充分利用现代信息技术、互联网技术等实现档案信息资源的共享和利用。利用档案管理软件系统平台进一步建设档案网站，创建档案微信公众号，制作档案微视频等等，利用现代信息技术开展和提供多种形式的利用服务工作。
2.5提高档案工作人员素质。档案室工作人员是否具备较高的素质，在发挥基层档案室服务功能中起着决定性的作用。作为基层单位财富的保管者、守护者，档案室工作人员应本着对历史负责的态度，努力钻研业务，提高工作水平，不断增加自身的学识，提高自身的修养，陶冶自身的情操，转变工作作风，增强服务意识，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，创新服务机制，塑造新时期档案工作者的新形象，以自己的博学以及良好的职业道德，赢得社会公众的敬重，从而提高基层档案室的社会地位，为实现基层档案室的服务功能尽到自己的责任。
2.6树立正确的档案社会效益观。基层档案室保存档案的目的是为本单位和人类社会的生存和持续发展创造基本的条件，这就决定了档案室的工作效益最终大多表现为社会效益。档案工作配合本单位的中心工作，为经济建设服务，但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。只有充分认识到档案室产生的巨大社会效益，才能心无旁骛地专注于档案服务工作，才能最大限度地拓展和发挥基层档案室的服务功能。
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