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如何做好档案管理工作张周俊

发表时间：2021/7/19 来源：《基层建设》2021年第12期作者：张周俊

[导读] 随着信息时代的发展，许多行业通过改革创新适应了新时代的发展要求，顺应了时代的发展趋势，从而能够迅速加入激烈的市场竞争。企业的档案管理是关键

        石首市城管理执法局湖北省荆州市石首市 434400
        摘要：随着信息时代的发展，许多行业通过改革创新适应了新时代的发展要求，顺应了时代的发展趋势，从而能够迅速加入激烈的市场竞争。企业的档案管理是关键。面对新时代环境的变化，档案管理应积极思考和探索，优化管理策略。阐述了档案管理，分析了新时期档案管理中存在的问题，提出了新时期开展档案管理的具体方法。本文希望能给广大企业管理者带来借鉴和帮助。
        关键词：档案管理；档案文件；管理工作

        引言
        当前，随着中华民族的伟大复兴，我国社会经济的发展和科学生产力水平的不断提高，档案管理作为国家建设信息资源的支撑，在整个国家的建设和发展中发挥着越来越重要的作用。档案是社会组织个人在过去的社会实践活动中直接形成的固化信息，具有清晰明确的原始记录功能。包括日常工作中，作为历史学习记录保存的文本文件供参考，各种图像、图表、录音拷贝等多种存储方式和载体，具有一定参考价值的实体文件。任何一个国家的建设都离不开档案管理。在国防、科技、经济、教育、民生等领域，档案管理的作用极为重要，不可替代。档案管理在未来国家的建设和发展中将发挥越来越重要的作用。是国家建设的重要信息支撑和保障。
        1.注重档案管理，完善工作流程
        在新时期，在重要场所开展档案管理，得到企业有关领导的支持和重视，是档案管理高效运行的前提。领导要充分认识档案管理在企业发展中的重要作用，积极开展档案管理工作。一方面，企业有关部门领导要高度重视档案管理工作，推动公文成功转化为档案。公文处理是秘书工作的重点，是档案的主要来源和基础，秘书工作与档案管理的关系是相辅相成、密不可分的。严格规范公文管理，使文秘工作与档案管理工作有机结合。
        对于档案管理部门的档案管理工作，要加强控制，确保公司档案的质量。避免重复建档现象，提高档案管理效率，保证文件工作的科学性和合理性，必须完善档案管理所需的基本设备。如上所述，相关机构的人员需要得到保障，相关的硬件设施也需要落实，即基本的档案设备。档案部门要有独立的办公区，保证档案管理人员专心工作，保证档案工作质量，需要购置一些配套的档案设备，如电脑、复印机、印刷设备、碎纸机等。
        档案管理人员在工作中要注意细节，才能有效地进行档案管理。在同一活动中，有时除了形成电子文件外，还可能形成一些纸质文件。为了保持这些文件之间的有机联系，保证在同一活动中形成的电子文件管理的信息完整性，这些纸质文件应作为电子文件进行数字化保存。最后，要加强宣传带动。在加强档案工作宣传方面，要提高工作效率，把收集工作作为一项必要的工作，为档案工作者提供必要的条件，被动地收集档案资料，并使公司各部门建立实时收集有保存价值的电子文件和纸质文件的意识，如发现电子文件和纸质文件有无存放，应积极跟踪并向有关人员索取。

        图1 档案接收流程图
        2.重视公文材料的完整性，从细节做起
        在全新历史时期，档案管理工作已经发生了深刻的变化，并且取得了突出的成效。但是在档案管理工作系统和管理结构当中依然存在着不少弊端，需要相关工作人员结合当前档案管理的发展实际和科学技术的发展水平，对档案管理制度作出适当的创新，进一步加快档案管理水平的标准化和现代化进程。在实际的档案管理工作开展过程中，应该加快构建档案管理工作化标准体系，建立相应的管理机制。为了更好地迎合时代发展，还需要对档案管理的熟练地作出进一步的丰富和完善，将档案涉及到的音频材料，视频材料以及档案所需要记录的重大事件，重要人物等各种文献信息全面收录进去，通过利用完善的影像资料，能够进一步完善档案管理工作，同时还能够实现档案管理的创新，为社会大众提供更加精确性，科学性完善性的档案材料，弥补传统档案管理工作中的不足，保证档案信息的全面性。另外，公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。公文本身的质量，决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打好基础。档案管理人员在归档初期，就要对公文中的材料进行仔细地检查。如果发现存在未归档的附件，应及时进行催要。对于没有按时交回的外来文件，也要不断跟进并收回，防止文件在散落在个人手中出现遗失，从而保证公文材料的完整性。
        3.加强对档案管理人员的培训
        档案管理工作一般涉及多个部门的各类文件资料，工作量大，工作复杂。同时，档案管理的专业性和技术性很强，这就要求档案管理人员以严谨的态度对待档案资料的收集、分类、归档、保管、借阅和使用等具体工作流程。确保各方面都能准确无误，保证了工作质量，方便以后企业查阅和使用档案。档案管理人员要有责任心和敬业精神，对档案有一定的职业敏感性，档案管理人员可以随身携带与档案业务有关的书籍等资料，方便查阅，提高业务水平和竞争力，更好地服务于档案管理事业。在企业层面，积极组织档案员培训进修，走访兄弟单位学习，交流学习，扩大知识面，提高档案员管理和服务的效率和业务水平，对企业的发展十分重要。建立相应的奖惩机制，让员工接受学习，学习相关专业技术，提高业务能力。让档案管理人员掌握档案管理工作的内容和性质，明确职责。同时，企业可以制定本企业档案管理文件的具体要求，如档案资料的归档范围、保管期限等，便于档案管理人员和有关部门明确工作职责，顺利开展档案管理工作。

        图2 档案管理流程图
        4.结束语
        综上所述，档案管理对企业发展的重要性不言而喻。企业管理者要重视档案管理，加强档案管理人员的培训，在信息技术应用中要重视档案信息的安全，在服务模式创新中要积极思考新方法、新思路。这样，档案管理才能充分发挥其应有的价值，为企业的发展服务。
        参考文献
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        [2]吴向红.档案管理工作者对档案如何进行有效的保密管理分析[J].数码设计（上）,2020,9(1):171.
        [3]高卫东.基层档案管理工作中如何对档案室资料进行归纳和利用[J].文渊（中学版）,2020(8):639.