马飞
国网山东省电力公司菏泽市定陶区供电公司
摘要：随着电力的飞速发展和电力改革的不断深化，档案管理工作也随着发生了变化，面对新的历史时期、新的工作需要，电子档案的出现是当今时代的发展需求，对各行各业的发展提供辅助性作用。公文档案管理逐渐与信息技术相结合，电子公文档案的管理系统广泛应用。本文就电子公文档案进行分析，旨在为提高供电企业电子档案的安全性提供借鉴。
关键词：供电企业；电子公文；档案管理
前言
随着科学技术的进步,现代化的办公手段已在农发行应运而生,电子公文、电子档案也广泛采用。与传统的纸质公文和档案相比,电子公文及电子档案有着许多优势。第一,大大提高了信息处理的质量和速度。通过对文件信息进行数字化处理,实现了无纸办公和办公自动化,办公质量和办公效率大幅提高。第二,集成多元化信息。电子文件可以运用多媒体技术,做到图、文、声、像并茂,大大强化了记录功能和显示功能。第三,检索速度大大提高。计算机最显著的优点是具有强大的运算能力和逻辑判断能力,借助这种优势,计算机系统能迅速、多方位地检索到所需要的信息。第四,便于实现资源共享。传统的信息内容因受其载体限制,不能有效地利用,而电子文件则可根据利用者的需要进行多种形式的显示、输出,从而实现资源共享。
一、电子公文档案与传统档案的区别
1.归档时间不同。电子公文可以在公文办理完毕后随时归档，却先由公文形成单位设定档案分类号及访问限制级别，并用电子数码签名封签认证后通过网络移交给档案部门。这种随时归档的形式，一方面可以避免文件漏归，保证了公文的归档率和完整率；另一方面也更加快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2.归档方式不同。电子公文形成单位在电子公文档案形成过程中要随时对其进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，避免了公文在传输、处理过程中出现错误，维护了电子公文档案的原始性、真实性和准确性，保证了电子公文档案的法律凭证地位。
3.保管方式不同。尽管电子公文形成单位在接收到电子公文后，需要打印出一份纸质档案留作备份，但最终的解决办法还是需要借助计算机技术和公文形成单位的配合。档案部门在接收到电子公文档案后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子公文档案，以保证日后信息资源的方便使用。
4.分类、编号等管理方式不同。不同档案部门在接收到归档的电子文件后，要通过计算机进行转换分类，一般采取按“年度——保管期限——机构（问题）的方式进行分类。编号则是根据有关规定及本单位制订的编号方案，采取“年度号——分类号——流水号”的方式为贮存电子文件的光盘编号。
5.查询利用方式不同。利用者只有符合一定的条件，才能通过注册、登记等方式成为电子公文中心或电子公文档案馆的会员。会员通过远程登录的方式，经过身份确认获得许可后，方可根据各自的查阅权限查询有关信息。
二、电子公文档案管理中应注意的问题
1.电子公文档案管理中的安全问题
1.1、网络病毒人侵问题
网络虽然能够提供积极的信息传递途径，但也为此病毒入侵提供机会很多信息化系统在运行的过程中经常出现电脑病毒入侵的问题在电子化的公文管理中一样有听体现此国家部门的公文档案可能涉及到我国政治性问题和机密，其在进行管理和互相传递的过程中，如果受到病毒入侵,可能导致机密泄露带来巨大的损失，因此电子化公文档案的运营过程中如何方案网络病毒的侵袭是关乎国家安个机密的敢要问题。
1.2黑客侵袭
电子化公文必须通过网络和计算机实现相互传递和反馈，其在制作和实际传送的过程中需要有效突破一定的限制，相对传统处理方式更加快捷。但是，在信息输人和传输的过程中，鉴于网络的公开和全球性，其在安全技术方面的管理直接关系到档案管理的安全性问题但是，黑客侵袭事件在公文管理过程中时有发生，严重影响供电企业的正常运转，干扰正常工作和生活。黑客组织利用远程性技术控制对网络用户进行文件的窃取，进而导致信息泄露。
2.电子公文档案归档管理中下的问题
2.1文件的原始性与真实性认定困难。
传统意义上,原始性与真实性的确定标准有两方面,一方面是将内容与原始载体进行比较来确认,另一方面是通过文件的固定结构与格式来确定。计算机软件可使原文件转换格式,可以从一个载体复制到另一个载体,无原件、复制件之分,很难区分内容是否更改。唯一能确定电子文件原始性的依据是该文件内容的原始性、真实性与完整性。真实性鉴定不仅要对内容价值作判断,还要对其进行技术鉴定和载体性能测定。
2.2文件的形成过程难以体现。
纸质文件由于内容与载体的密切结合,文件的制作流程可以通过载体反映出来。而电子文件的制作过程已不再实物化,在编辑过程中,文件的形成过程,包括草稿、历次修正稿经常没有保存,难免形成痕迹。
2.3.文件内容容易失真,安全性差。
电子文件信息容易失真,而且由于没有“原件”,其失真程度难以核实。造成其失真的原因有三方面:其一,人为破坏所致,电子档案有易复制、易删除的特点,原作者、管理者、黑客都有更改文件信息的机会,而且复制、修改、删除后不易被察觉;其二,电子文件的载体读写技术的不稳定也会造成信息失真。
三、加强供电企业电子公文档案管理的措施
1.加强供电企业数据库管理
数据库当中系统的安全性发展问题直接影响电子化公文的安全机制因此，在实现电子化的公文档案安全性发展的过程中.应从数据库方面采取一定措施，避免数据出现泄漏。例如，采用更加安全的系统登录需要采用认证的方式，且在授权之后进行数据库的有效访问。如果数据库遭受到外在攻击或出现破坏，其能够实现自动性修复，能够对数据库当中信息进行有效备份，当文件过大的时候可采取合并或拆开的方式进行处理。大大增加系统的安全性。
2.加强网络方面管理
网络是传递公文信息的重要渠道，因此，网络的安全性是影啊电子化的公文档案管理安全机制发展的重要问题之一，管理人员可采用内外网或物理隔离以及防火墙等方式进行网络安全管理.分离数据库的相关服务器和服务器.并在Web服务器和路由器之间成功设置防火墙，在硬件方面支持安全网络安全管理。除此之外.还可通过等级分类等方式进行网络用户的身份认证.进一步提升电子化公文档案的安全管理。
3.规范电子公文归档工作的各项程序。
主要包括以下工作程序：确定电子公文是经过审批的最终版本；积累和积累整理、编制目录、整理归档的电子公文、鉴定归档的电子公文、检测归档的电子公文、编制电子公文归档说明、存入存储载体、复制备份、确定保存方法、确定载体标识等。
4.加强电子公文档案的全过程管控。
应明确规定电子公文归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等标准，以保证归档电子公文档案的质量。
5.增加非电子印章的使用
对只有电子签章的电子公文归档时，应附加有法律效力的非电子签章，以保证电子公文的凭证作用。当归档电子公文同时存在于相应的纸质或其他载体形式中时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有永久保存价值的电子公文，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质公文或缩微品等。归档时，应同时保存公文的电子版本、纸质版本或缩微品。
结束语
供电企业电子公文档案管理对档案管理部门、电子公文形成单位及整个社会都具有非常重要的意义。档案管理部门在管理电子公文档案的同时，还要和技术部门、法律界和公文形成部门等相关部门密切配合，增强他们的档案管理和档案法制意识，共同推进电子公文的社会化、标准化、自动化、网络化管理，确保电子公文档案管理工作的顺利开展，从而为电子公文档案信息资源共享做出其应有的贡献。
参考文献
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[2]蒲全林.浅谈档案目标管理工作[J]档案与社会
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