燕超
山东省曹县青堌集镇社会事业服务中心
摘要：随着互联网和信息技术的迅速发展，事业单位为了进一步提高管理水平，应当将档案管理工作作为重要的管理内容，提高档案管理工作有效性的过程中，实现档案管理工作的电子化管理，才能契合当前社会时代发展的需要。基于这样的理念，要认清当前电子档案管理工作中存在的短板，积极应用现代技术优化电子档案管理工作，实现电子档案管理质量与效率的同步提升。
关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理
引言：
新时代下的档案管理工作对于促进事业单位的发展起到了重要的作用。在推动电子档案管理工作的过程中，要具备现代化的档案管理工作理念，也要对档案管理工作的方式方法进行创新，认识到档案管理工作中存在的不足。这样才能发挥电子档案管理的优势，应对档案管理工作的新挑战。因此，在档案管理工作的过程中研究电子档案管理工作的特点，以及档案管理工作中存在的问题，才能使电子档案管理工作的管理有的放矢。
一、事业单位档案管理中电子档案管理存在的缺陷和不足
（一）缺乏专业化的人才队伍
档案管理工作的电子化和信息化发展要针对传统的纸质档案信息进行电子化处理，这些档案信息包括事业单位在各个时期发展所记录的各项信息内容，从形式上来看，这些档案信息包括了纸张、图片等等。因此，需要档案管理工作人员对这些以纸质为载体的信息进行电子处理才能更好的进行归档，从而实现高效的档案管理工作。另一方面，要提高档案管理人员的信息素养，强化信息技术以及电子化档案工作的能力。但实际上，档案管理工作人员自身信息素养和信息化应用能力的缺失，导致电子档案管理工作存在诸多问题。
（二）档案管理工作缺乏规范制度
在档案管理工作中，以事业单位制定的档案管理制度作保障才能推动电子档案管理的标准化和流程化，但在电子档案管理实践中，由于对电子档案管理工作缺乏必要的认知，导致事业单位没有根据电子档案管理的需要建立起标准化的管理制度，影响了档案管理工作的进一步实施，极大地影响了电子档案管理的效率和实效性，无法发挥出档案管理工作的最大价值。此外，档案管理工作的边缘化也影响了档案管理工作的效能发挥。
二、事业单位档案管理中电子档案管理的优势
（一）提高档案管理工作的效率
传统的档案管理工作主要以纸质档案为载体，在档案管理工作中需要建立专门的档案管理室，也需要耗费大量的时间和精力进行档案材料的归档，因此占据了空间也较大。不仅如此，纸质档案在借阅和传递的过程中，可能会出现档案丢失，也有可能因为保存不当造成档案损毁，带来不必要的损失。而采用电子档案管理的过程中，而进行电子档案管理，通过对纸质档案的电子化处理，并且借助计算机系统进行档案管理这样的方式极大的提高了管理的效率，也能够提高档案信息的利用率，更能够避免纸质档案丢失或损毁的情况出现。
（二）确保档案信息的安全性
传统的只是档案管理工作有着固定的管理程序，在管理工作中对于纸质材料的管理要求和标准较高，经常会因为管理方式不当和管理程序出错导致档案信息损毁。同时对于档案信息只是物理隔离，无法针对档案借阅人员的借阅行为和使用情况进行跟踪，这容易导致档案信息泄露等诸多问题发生。而采用电子档案管理，在档案借阅的过程中只需要借阅电子档案，还可以对档案借阅人进行跟踪，避免信息泄露这样的方式极大的保障了档案信息的安全性，避免因人为原因造成信息泄露。
三、事业单位档案管理中电子档案管理策略
（一）提高对电子档案管理的重视
事业单位在进行电子化管理的过程中应当认识到电子档案管理的价值。因此，事业单位应当形成良好的档案管理工作氛围，通过宣传教育以及培训等多种方式，加强档案管理工作人员对电子档案管理的重视程度，另一方面，还要积极加强各个部门之间的联系与配合，为电子档案管理工作营造良好环境，使电子档案管理工作人员能够在这样的环境中进一步提高电子档案管理工作的质量和效率。
（二）建立健全电子档案管理制度
首先在进行电子档案管理工作的过程中，要结合事业单位档案管理工作的实际情况，建立健全电子档案管理制度，要求档案管理工作人员进行电子档案管理的过程中，遵循档案管理工作的流程以推动电子档案管理的标准化和规范化。其次，推动档案管理工作发展的过程中，要重视纸质档案的整理与归档，这样能够确保纸质档案信息内容与电子档案信息内容的一致性，这样才能使档案管理工作更加高效，最后，在档案管理的各个环节和流程中，都要推动档案管理的标准化，针对每一项管理流程进行明确，使档案管理工作人员有制度可循。
（三）加强档案管理工作人员培训
推动电子档案管理工作的发展，要重视电子档案管理工作人员的再教育工作，通过在教育和培训等多种方式，提高档案管理工作人员的专业素质，提高其处理问题的能力，这样才能适应电子档案管理工作的新要求。首先在进行电子档案管理人员培训的过程中，结合电子档案管理工作的内容优化档案管理培训内容，并且要建立有效的培训制度和培训体系，切实提高档案管理人员的信息数量和信息化应用能力。其次，要不断引进高层次人才进入档案管理工作中优化人力资源结构并且针对档案管理工作人员的薪酬结构进行优化，这样的方式有利于提高档案管理工作人员的创造性和积极性，在档案管理工作中不断发现新问题、处理新问题，进一步推动电子档案管理工作的发展。
（四）加强基础设施建设
结合电子档案管理工作的实际情况做好软硬件设施设备的购进以及搭建工作，这需要事业单位做好统一规划部署，在引进硬件设备的过程中，选择符合实际需求的硬件设备，在搭建软件系统的过程中，聘请专业化人员，搭建信息化和电子化的档案管理系统，只有做好基础设施建设，才能为档案管理工作电子化提供良好的环境和必要的前提。
结语：
综上所述，新时代下的档案管理工作具有新的特点，也有新的要求，因此事业单位在发展的过程中，要对电子档案管理工作进行深入探讨与研究，在发现问题的基础上提出改进策略，并在长期实践中总结经验，从而使电子档案管理工作适应新时代发展的需要。
参考文献：
[1]董文杰.浅析事业单位档案管理之中的电子档案管理[J].社会科学,2020(11):313-315.
[2]霍瑞燕.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].工程技术,2017(12):47.