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互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究

发表时间：2021/7/21 来源：《中小学教育》2021年6月1期作者：王杨富

[导读] 档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事业单位的可持续发展。

王杨富云南省保山市昌宁县投资促进局云南保山 678100
【摘要】档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事业单位的可持续发展。
【关键词】互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究
中图分类号：G652.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1001-2982 （2021）6-030-01

        引言
        在大数据背景的影响下，传统的档案管理已经不能满足当今时代的发展需求，因此行政事业单位也应该转变自身的档案管理方案，将信息技术引入到档案管理工作中，通过信息技术可以将纸质文字转换为相应的数据信息，不仅缓解相关工作人员的压力和紧张的情绪，还可以运用信息化技术对部分隐私信息进行保密和备份，一方面保留了数据的完整性和真实性，另一方面可以将相关信息进行梳理和整合，便于相关人员进行查看和浏览，从而提升他们自身的工作效率和质量，引导行政事业单位信息化档案管理工作的实施和优化。
        一、行政事业单位档案管理信息化建设的重要性
        对事业单位来说，档案管理信息化建设有着非常重要的现实意义，其不仅能够提升档案管理水平，使档案信息得到更好地保存，实现对档案资料的信息化处理，大大提升档案管理效率，同时还能够进一步拓宽档案管理职能。档案管理信息化平台的建设与应用使得档案能够得到更好地应用，实现管理与应用的有效结合，在事业单位构建信息数据库，基于大数据分析，可以为档案经营管理决策提供信息支撑。总的来说，进入互联网时代，信息化技术应用是大势所趋，在行政事业单位中加强档案管理信息化建设是时代发展的需求，更是满足档案管理工作需求与拓展档案管理职能的现实需要。因此，需要行政事业单位不断摸索，主动实践，提升档案管理信息化水平。
        二、互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设
        （一）制定档案管理信息化建设总体规划
        档案管理信息化建设作为一项系统工程，事业单位必须要做好总体规划，将涉及的各个方面进行综合考虑，立足于本单位整体发展战略，对其进行合理的规划。事业单位需要结合自身的特点和长期的发展目标，进行科学的论证与深入调查，从而对档案管理信息化建设制定切实可行的短期目标和长远目标。同时，需要做好单位内部各部门之间的协调，与信息中心建设、公文管理等保持同步，并且与本单位软硬件系统发展相符，相互协作、相互支持，实现本单位档案管理信息化的规划与建设。

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        （二）加强档案管理人员的信息技术培训
        档案管理信息化管理涉及新型的高科技设备和技术，这就为档案管理人员提出了新的挑战，需要他们能够熟练地操作信息化设备，具备相应的信息化技术知识。同时面对信息化的档案管理，他们的档案管理知识也要有所更新和完善。总之一句话，信息化的档案管理需要同时具有档案管理能力和信息化素养的综合素质人才。因此，我们首先可以从外面引进优秀的综合素质人才，创立一个同时具有档案管理能力和信息化素养的人才团队，增强事业单位整体的档案管理质量。再一个，就是要重视对档案管理人员的教育培训，利用邀请专家讲座或是实际演练或是课程培训等方式，提升档案管理人员档案信息化管理水平。
        （三）加强信息化档案管理建设
        行政事业单位应该加强自身信息化档案管理建设，将大数据信息技术引入到日常工作中，从而实现信息化档案管理。因此行政事业单位应该为相关工作人员引入先进的办公设备，并且要求其掌握相应的计算机操作技巧和方法，让相关人员对于档案管理知识建立初步的了解和认知，让其在熟练掌握的基础上加以运用。这样不仅可以缓解其工作的压力减轻自身的工作量，提升自身的工作效率和质量，从而提升行政事业单位档案管理水平，推进内部的经济发展。另外，通过信息化档案工作的开展还可以让管理层和领导者对于相对隐私的信息进行加密和备份，并且建立专门的档案管理网站，真正的实现内部档案管理数据共享，在此基础上建立相关查询页面，这样不仅可以保证档案的完整性和真实性，还可以让其根据相关数据分析做出正确的判断和决策。
        （四）重视档案信息资源的安全管理
        事业单位档案信息化能够缩短查询时间、提高档案查询的准确率，但是在当下最容易忽视的问题就是档案资源的安全性。传统的档案管理工作在进行档案查询时手续规范严格，只有具备一定的条件才能允许查阅相关档案，随着档案逐步信息化，其查询方式变得极为简便，只要拥有账号密码，就有权限查看档案，非常不利于档案信息的安全管理，因此，在信息化建设过程中一定要加强档案管理人员的安全意识，明确档案的密级及公开范围，科学设置档案查阅利用权限，不得随意扩大档案信息知晓范围。另外，还需要确保计算机的安全稳定，防止病毒侵入，定期对档案管理平台进行清理和维护，充分利用防火墙等网络技术确保档案管理的安全防护。
        结束语
        随着时代的不断发展，事业单位档案管理信息化建设已经成为必然趋势，档案管理的信息化发展是关系到事业单位未来发展的重要因素，利用信息化技术提升档案管理的效率，进而整体提升事业单位的工作效率。对此，事业单位需要充分认识到档案管理的重要性，采取有效的措施来提高档案管理信息化建设水平，最终发挥档案的实际价值，促进事业单位的可持续发展。
参考文献
[1]马岩.行政事业单位档案信息化建设与资源共享研究[J].产业创新研究,2020(20):92-93.
[2]霍耀东.互联网时代事业单位档案管理信息化构想[J].黑龙江档案,2020(03):71.
[3]姜玉洁.论互联网+背景下行政事业单位档案管理信息化建设[J].人力资源,2020(02):77.