边美玲
哈尔滨市松北区物业供热管理办公室 黑龙江省哈尔滨市 150028
摘要：加强档案信息化建设与管理，是新时代提高档案现代化水平的现实需要。信息化建设是档案工作转型发展、共建共享和资源开发的现实需要。但档案信息化管理在档案人员思想认识、业务部门合作和信息管理系统方面存在着诸多的现实困境，对此，应采取有效措施，切实加以解决，不断提升档案信息化建设与管理水平，发挥档案现实价值功能。
关键词：档案信息化；信息化建设；管理效率；
前言
档案管理信息化建设是指利用计算机硬件及网络平台，对档案信息进行收集、采集，采用数据库管理模式对电子档案信息进行整理、共享、应用的档案管理模式。档案管理信息化建设改变了传统档案管理的方式，整体上提高了档案管理、共享的高效、便捷。
一、档案信息化建设的概述与特征
1.档案信息化建设的概述
若是从广义这一方面来讲，档案信息化则是指对社会、经济以及政治等多个方面的信息进行融合，通过信息技术实现档案资源的共享;而从狭义这一方面来讲，档案信息化就是对相关档案资料进行数据化，形成电子版的档案资料，为使用者的查阅提供便利性。对于档案信息化建设而言，就是对传统档案管理方式予以改建，将以往纸质的档案转化为数字化形式进行保存，这样不仅能够实现对档案资料的长期保存，还能够借助相关信息化平台，实现档案信息资料的共享，大大提升了档案管理工作的效率，使得整个档案管理工作变得更加科学化，其中信息化的档案管理模式也在较大程度上提升了档案管理的便利性。
2.档案信息化建设的特征
档案信息化建设这一工作在不同阶段会呈现出不同的特征。从实验这一阶段来讲，档案信息化建设本身就是对传统档案管理模式的突破，这也体现出其多元化的特点；而就普及阶段来看，检索手段在档案管理工作中的有效应用，促使信息技术在档案管理领域中得到了认可，档案信息化建设在编目普及与计算机辅助工作中发挥出了极大的作用;在网络阶段，多媒体技术以及光盘储存能力在档案管理工作中的有效应用，使得计算机的主体地位逐渐被承认，其自身在档案管理工作也越来越重要;在数字化档案时代中，数据库以及电子文件管理网站的有效建立，促使数字化档案在档案管理工作中占据主要地位。这也使得档案信息化建设受到越来越多的重视。
二、档案信息化建设与档案管理完善策略
1.加强档案管理制度的建设
制度是规范和指导档案管理工作的重要保障，因此，在档案信息化建设与档案管理中，必须注重档案管理制度的建设。要能够真正认识到管理制度设立的必要性，然后利用所设立的制度。更好的指导各个环节的档案管理工作。从而使企业的档案管理工作能够不断趋于规范。为此，所建立的管理制度中应该对企业档案管理的内容及档案工作环节予以明确，如档案信息的建立、档案信息的保存、档案的使用等，企业的档案工作者必须按照制度内容严格开展每一环节的档案工作，通过这种方式，使得企业的档案管理工作在严格制度的约束下不断朝着良性循环的方向进行。而日。在企业所建立的制度中。还要融合必要的惩戒制，在制度要求的范围内容。如果企业的档案工作者因自身的失误或疏忽引发不良后果，则必须进行追责，如果后果严重，则需要对相关人员进行严肃处理，利用这一方式形成警示作用，促使档案管理工作者能够树立高度责任心，在档案工作中严格要求自己，并不断提升档案管理工作实际成效。
2.提高档案意识，增强从业人员素养
档案管理人员是档案信息化建设的主要落实者与推动者，其自身的档案管理能力及素养，会对档案信息化建设工作产生直接的影响。
因此，相关单位若想加快档案管理信息化建设的工作进程，就需要加强对档案管理人员工作能力的重视，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，提升档案管理人员的专业水平及业务能力，使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。基于此，有关单位可以开展定期的专业培训，在培训内容中融入先进的档案管理思想、管理技术手段等，也要将相关信息知识与技术加入其中，促使档案管理人员在参与培训的过程中，能够积累更多的专业知识，掌握信息化档案管理工作的技能，提升其信息化意识，使得档案管理者能够熟练操作信息设备，以此促进档案信息化建设工作的有效开展。
3.加大对档案管理信息化建设的投入
为了促进档案管理信息化建设，需要从三方面加大投入：一是要加大对硬件配置的提升。包括档案存储空间的建设、计算机及配套设施的购置、现有档案馆（室）的改造，空调、除湿机等纸质档案保护设施，以及购置扫描仪、照相机、录音机、摄像机等设备，提升纸质档案内容向数字内容的转化。二是加大对软件系统的投入。包括数据库的建设和维护、档案信息检索平台建设、档案浏览系统及档案管理系统的开发与购买等，使档案信息得到有效利用和科学管理；加大对档案信息电子数据安全方面的投入，科学设置严密的安全防护系统，避免因技术问题和黑客攻击导致数据泄露和丢失。其中，档案信息的数据安全应作为投入的重点之一。三是档案管理单位应严格执行国家有关规定，建立风险预警体系，并针对数据库安全健全保护责任制，确保风险防范制度得到有效执行。
4.建立完善安全的档案管理网络
相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。
5.借助信息技术建立数据管理系统
数据管理系统是档案信息化建设工作中不可缺少的一部分，安全的数据管理系统能够保障档案信息资料的完整性，为其自身的利用奠定基础保障。因此，相关单位要利用信息技术，进行数据管理系统的有效建设，同时还要根据档案资料的类型，对管理系统进行模块划分，这样也便于档案查询、录入工作的有效开展。另外，在建立数据管理系统时，还需要注意建立高效的搜索引擎，提高档案查询的效率。也要针对重复的档案资料设立专门的浏览模块，促使档案管理人员能够对重复性档案信息进行及时有效的处理，避免档案信息的查询管理受到不良影响。此外，在建立数据管理系统的过程中，相关技术人员要重视系统的安全性，可以在计算机中针对这一管理系统建立防火墙，也可以在计算机中安装安全管理软件、杀毒软件等，以此实现对网络病毒以及黑客入侵的有效抵御，进一步保障数据化档案信息资源的安全性，防止其出现受损问题，影响到档案信息的有效应用。
结束语
综上所述，档案是人类开展各种实践活动的重要记录方式，是人类发展、社会发展的重要信息财富，可以保留人类的发展进程，为社会发展提供重要的动力。但是随着信息技术的快速发展，传统档案管理方法出现了较大的问题，降低了档案管理工作的效率，档案信息化建设已经成为当前社会发展的重要工作之一。档案信息化建设可以提高档案的管理效果，防止档案信息出现丢失的问题，促进档案管理和社会发展的共同进步。国家和政府需要提高对档案信息化建设的重视程度，提高档案信息化的发展速度和规范性程度，加快现代信息社会的构建和发展。
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