崔晓菊
珠海大横琴泛旅游发展有限公司
摘要：现代企业在日常的运行中，为了能够便于管理，设立了相关文书工作，后来又随之出现了文书档案。随着时代的发展，办公系统实现自动化趋势，文书档案管理工作所提供的信息准确与否和完成信息所花费的时间，都会影响到相关开展相关工作的进程。在文书档案管理中引入办公自动化，可以提高文书档案管理的完成质量以及工作效率，并有助于档案管理工作人员专业能力的提升。
关键字：文书档案 办公自动化 问题 策略
引言：
在档案工作中，文书档案起着很重要的作用，它的工作具有客观真实性，相关企业单位在工作进程中所出现的成果以及流程都会被文书记录在内，为企业提供了工作依据，还具有一定的指导、参照作用。为此，提高文书档案管理的工作效率可以有效的促进企业的日常发展，而引进自动化办公对提升档案管理水平有着很大的促进效果，本文主要探究文书档案管理的办公自动化应用，从而更好地将办公自动化引用到文书档案管理的工作中来。
1、以办公自动化为基础所进行的文书档案管理所具备的特征
1.1实现了文书与档案的统一管理
在传统的文书档案管理中，通常是将文书和档案分为两项工作，文书工作主要是记录各种活动流程，总体来说比较具有杂乱、分散的特点，将其按照文件的行程规律和特点，再进行组合排列，方便后期的利用和保存才能形成最终的档案。而档案整理就显得很重要，它具有规律性，它的工作一定程度是依照文书工作进行的，是文书工作的一种转化，文书和档案具有很大的联系，但本质有所区别，现今时代办公自动化开始有了不小的发展，通过在工作中引进办公自动化，文书与档案的界限就不会再那么分明了，通过网络技术、计算机技术与通信技术相结合所形成的办公自动化系统将会统一的对文书进行分类、保存、归档。不仅节省了人工操作，加快了浏览效率，而且通过将文书归类到系统中，文书和档案相结合成为整体，方便了对其进行统一管理[1]。
1.2提高了档案检索效率及档案管理的高效工作
传统的文书档案利用管理中，资料的共享性不强，检索流程需要人工确认主题或标题，找出对应的文件目录，根椐目录记录的档案查出在库房中存放的位置，然后从库房取出相应的文件，办理相关的纸质借阅手续。此过程借阅手续耗时耗力，难以充分向公众提供良好的服务，而通过融入办公自动化的元素，利用人员只要在系统中输入信息，输入相关编号或者文件名就可以准确的找到想要的资料，极大促进了办公效率，同时对于档案的利用率也进一步的提高。传统的文书档案管理也是通过人工方式收集、整理，往往人财浪费，工作效率低，将办公自动化应用到文书档案管理中，只需要档案管理工作人员，通过电脑进行文书编撰、签发和著录相关工作后，就可以进行一键归档，并通过系统所具备的功能就能够转化工作模式，大大提高了工作效率。
1.3 提高文件传递的速度与安全性
根据旧有的办公系统来看，文书档案管理工作在进行传递文件时非常不便，传统的传递方式是运用邮政系统进行相互间的输送，这种方式所能达成的效率很低下，并经常受到外界原因的影响，导致其传递速度因此变慢，有时候办理人员也是影响办公速度的原因，办公自动化系统的出现，有效加快了文件传递速度，办公人员直接通过网络进行传递，进一步保证了文件的安全性[2]。
1.4 减少了办公难度
部分文书档案管理工作所要收集和编撰的工作量很大，内容相对来说比较复杂，并且不好分类，所以如果运用传统模式进行文书档案整理其工作难度以及工作压力都会非常大，例如气象的文书档案整理工作，工作人员在整理文书时还需要查找往年记录对比，往往工作人员会很辛苦，而随着办公自动化的出现，这种状况得到了缓解，并且脱离了纸质记录的方式，通过在网上编撰信息、录入信息再进行归档，工作方式更加方便，并且存储也相较传统工作模式更为简单便捷，录入的信息也可以随时进行查询，不再是之前那种需要工作人员去翻阅资料、手动寻找记录的模式，相关管理人员工作压力得以缓解，文书档案管理的工作得以发展，随之而来的企业运行效率也有了优化。
2、办公自动化在文书档案管理中所存在的问题
2.1 对工作人员的综合素质有一定要求
随着办公自动化的出现，文书档案管理的工作效率开始有了明显的提高，但此工作要求工作人员自身拥有一定的专业能力，比如说需要将电子档案和电子文件进行管理归档时，工作人员自身要具有一定的专业性以及技术性能力，文书档案管理人员不光需要具有符合要求的知识素养，还需要对目前的信息网络、计算机技术以及数据通信等相关技术有一定程度的掌握，并能够熟悉相关办公流程，从而才能在办公时达成最大效率，满足职业要求[3]。
2.2 电子文件丧失了保密性能
信息化系统虽然提高了办公效率，但在办公过程中便伴随着一定的缺点，其中一点就是电子文件的保密性，电子文件的一个显著特点便是缺少固定形式容易被更改，外来人员只要掌握一定技术，就能够对办公文件进行修改，并很难让人发现有改动痕迹，与电子文件相比，纸质文件一般都拥有特定的字迹，并且修改之后会有明显的痕迹，这些是电子文件所缺少的，并且像是纸质文件进行盖章签名的事项在电子文件中就不具备法律效益。由于电子文件的特点，所以电子文件缺乏保密性，需要日后去想办法进行优化完善。
2.3 档案管理观念陈旧，办公自动化应用程度较低
为了提升企业的发展，应该紧跟时代的脚步，充分利用国家现有资源，并对市场局势拥有敏锐的大局观，目前信息化设备开始向人们普及，相关企业应该看清时代的风向，并将信息化带到日常运营管理中，文书档案管理也是如此，但是目前有许多单位文书档案管理工作还是执行着原始的工作模式，导致其管理效果不佳，并且还要花费大量时间以及人工成本，这并不利于文书档案管理工作的发展，并且相关人员在进行工作时出现错误的可能性会更高，在管理过程中还会出现所整理的档案信息不完整，部分资料没有更新，失去了时效性，发挥不了价值，在进行资料查询时，也相当费时费力，特别是一些较早的资料，管理人员如果不记得存放位置，将会花费大量时间[4]。
2.4 办公自动化的工作系统录入文件过程比较繁琐
办公自动化的工作模式出现，相关管理人员的工作压力得到缓解，但也出现了许多难题，在进行档案的录入时，管理人员需要将收集的资料进行分类、保存，而工作系统中存在的保存和分类模式比较多，比如在进行资料建档时，会有横向、纵向以及交叉建档模式，需要管理人员进行相应的设置，这需要一定的专业能力，而办公自动化工作系统其内所具有的功能很庞杂，可能会出现文书档案管理人员无法完全掌握其功能的情况，并可能出现管理人员输入错误指令，而不知解决措施的想象，影响工作效率。
3.提高文书档案管理在办公自动化应用的相关策略
3.1提高文书档案管理工作人员的综合工作能力
在将办公自动化工作模式融入文书档案管理工作中所遇到的困难之一就是办公人员的工作能力不能满足办公自动化的需求，这需要得到相关企业的关注，为了将办公自动化更好地应用到工作当中，需要让办公人员的相关能力水平得到提高，首先应该对相关办公人员进行专业培训，提高他们的理论知识储蓄，并引导办公人员建立正确的学习理念，从而增加积极自主学习的行为，并要灌输给人员相关的法律意识，并建立相关的管理制度，提升员工的纪律性，以及对档案管理的工作意识。
办公人员的自主能力非常重要，需要能够主动思考来想出相关问题的解决方案，并通过自身具备的工作经验与自己的专业能力进行结合，提升自己的工作能力以及综合素质，如果条件允许，企业应该让文书档案管理人员多听讲一些此领域的专家的讲座，从而提升工作认知，企业有意识的对相关人员进行能力培训，能够提高人员对办公自动化工作的使用效益，提高管理工作的效率，办公人员只有转变成复合型人才，才能更好的利用办公自动化进行工作，并且在进行新员工的培训时，旧员工也能进行讲座，并给予新员工工作建议，员工之间和谐相处，企业也能够达到循环利用的目的，并且管理工作的质量也得到了更好的保证，管理队伍也进一步加强，企业对各级员工都实行专业培训，办公自动化将会发挥很大的效果。
3.2办公自动化系统内、外网隔离
将办公自动化工作系统融入到文书档案管理的工作时，为了保证档案的安全性，需要在办公系统的内外网络之间设置物理隔离之类的相关技术，从而以维护计算机网络安全的方式来对档案信息进行保护，避免信息在传递或运行过程中从网络上丢失。
这种物理隔离措施可以通过防火墙来实现，防火墙通过进行信息过滤来避免因为出现病毒程序而对文件进行破坏的现象，并且防火墙可以管理网络的访客，设置拦截与通过权限。通过防火墙来阻止一些非法操作例如档案管理禁止的行为，并且管理者可以通过系统来查阅防火墙运行过程中所纪录的各种信息以及处理过程。顺便议题，路由器也是一种隔离措施，能够通过帮助档案信息进行屏蔽过滤危险的IP地址来保护文书档案的安全[5]。
3.3完善办公自动化基础设施建设
为了紧跟时代的脚步，将文书档案整理工作中融入办公自动化已成为一种工作趋势，为了让自动化办公能够在日常管理工作更好的运行，需要优化和加强目前的管理体系，办公自动化中所使用的设备系统也应该进一步的进行更新，从而保持系统更快运行，以此进一步提升管理工作的效率和质量，通过合理将文书档案管理工作设备进行改革，循环渐进的增加自动化办公设备，可以有效提升传统工作模式向办公自动化模式转变的过程，从而进一步加快管理工作发展的脚步，为企业日常的运转打下牢固的基础。
3.4规范文书档案管理体制
为了提高文书档案管理工作人员的工作质量，提高工作效率，应该规范完善文书档案管理体制，随着新时代的发展，文书档案管理工作被赋予新要求，为了提高文书档案管理的工作能力，需要应用办公自动化工作模式。管理体制的建立能够对文书档案管理人员起到督促作用，也能确保管理工作具备一致性，相关管理人员践行一种工作原则，避免出现工作不协调的现象，从而让文书档案管理工作得到更好的发展，通过规范化档案管理体制，从而从根本上提升工作人员的工作进度，完善其工作流程。
3.5规范文书档案管理的业务流程
为了提升文书档案管理工作人员的工作质量，需要对其需要进行的业务流程进行规范标准，相关办公人员在进行管理工作时，应该严格遵守工作所设定的相关要求，办公人员根据业务流程来进行日常的档案管理工作，保证了档案管理工作的规范化，根据规定的流程来进行工作可以让工作更有条理性，工作质量也进一步得到加强，并给办公人员在工作过程中，一定的借鉴作用，从而更好地让其融入到工作中去，进一步让自动化办公在日常的工作中得到充分应用。
结束语：
最后，文书档案管理的办公自动化应用，提升了管理档案的工作效率，也将文书与档案更好的融合在了一起，提升了管理人员完成工作的速度，进一步提升了文书档案管理所能发挥的作用，目前，传统的文书档案管理模式已经不满足时代的需求，在进行文书档案管理时，通过信息化的手段，可以有效加强工作质量，相关企业的工作人员想要查找资料也变得容易起来，所以管理人员应该推进办公自动化的应用，以此来让工作得到更好的发展。
参考文献：
[1]李莎莎.办公自动化在文书档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2018(19):85.
[2]宋小杰.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].才智,2018(16):206.
[3]肖冰.对文书档案管理的办公自动化应用探析[J].办公室业务,2017(14):173.
[4]张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究,2017(10):82.
[5]宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息,2017(03):196.