韩施瑾
黑龙江省尚志市公路事业发展中心，黑龙江 尚志 150600
摘要：随着我国经济快速发展，公路交通建设也得到了极大发展。在公路工程实施过程中，除了应该重视施工质量外，还应该高度重视公路工程的档案资料管理。本文分析了我国公路工程档案资料管理的作用和现状，并基于信息化管理创新提出了几点建议。
关键词：公路工程；档案资料；管理现状；信息化管理
中图分类号： C93 文献标识码：A
1 引言
如今世界已经进入大数据信息化时代，档案已经植根于各个行业、各个领域，成为人们生活、生产中非常重要的内容。面对大数据信息化发展与应用的大趋势，档案信息收集、分析、传播等都变得非常便利，但是与此同时也给档案管理工作带来了一些新的挑战。公路档案管理工作，作为公路建设中非常重要的内容，其质量如何直接影响到公路整体管理质量，且和人们的生产、生活存在紧密地联系。因此，在实际工作中，相关人员应给予档案管理工作足够重视，并顺应时代的发展，灵活利用大数据时代带来的积极影响，通过各种先进信息技术，对现有公路档案管理模式进行改革创新，这是从根本上提升档案管理水平的必由之路。
2 公路工程档案资料管理的问题
2.1 档案信息的场景多样化，存档范围较为复杂
5G技术的应用，每一个联网的物体通过现代智能技术，都可能被数字化，信息活动已超出电脑、手机等终端设备范畴，任何物体都可能成为“屏幕”来传递信息。面对海量的数据信息，以及信息要素的复杂性，如何筛选有效信息进行存档就成为当务之急。未来，随着公路工程的智能化不断提高，涉及的档案信息资料更加丰富，存档的范围也将更加广泛，而实践证明，现有的存档资源并不具备捕获所有信息的条件，更无可能做好所有存档工作。
2.2 管理制度缺失
电子档案与纸质档案的特点不同，目前公路工程电子档案管理制度缺失，而纸质档案的相关管理制度又不能适用于电子文件归档和档案管理中，导致目前电子档案管理没有统一的标准，给公路工程后续工作带来不便，大部分工程最终还是落地于纸质档案，没能充分利用现代信息技术。
2.3 日常档案资料管理不规范
理想情况下，在公路工程施工期间，投入一定量的人力和物力到档案资料管理中，能确保同步工程建设与档案资料管理的进度。然而现实中，一些施工单位常常在工程完成以后，才集中人员收集整理档案资料。此时，不仅档案资料整理难度较大，而且对于时间跨度较大的工程来说，各种档案资料残缺不全的问题已经屡见不鲜。在档案资料的整编归档与工程建设尚未有效结合的情况下，收集档案资料只是单纯地符合质量与规范要求。经过签认被施工单位收回后，监理工程师将不再过问。施工单位在收回档案资料后，也仅仅只是按规范整理归档，没有充分发挥档案资料管理的效果。因此，从管理上说，当前的档案资料管理规范化程度较低。
3 公路工程档案资料管理的信息化创新策略
3.1 制定完善档案工作规章、管理制度和业务规范
《档案管理办法》《档案工作责任追究制度》《档案管理应急预案》是公司的档案工作规章。在开展企业档案工作规范测评过程中，公司组织对上述档案工作规章进行了全面的制定和修订。由于公司档案工作规范管理已向(中心)收费站延伸和覆盖，补充制定了《(中心)收费站档案管理规定》。
按照《企业档案工作规范》(DA/42－2009)，档案室全面修订或增加了《文件材料归档制度》《会计档案管理制度》《高速公路养护档案管理制度》《特殊载体档案管理制度》《档案保管制度》《档案统计制度》《档案利用制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》《电子档案管理制度》《档案管理系统操作制度》等档案管理制度，经公司审定后印发实施。在修订、完善的过程中，档案室对相关条款反复研讨，在符合国家规范、标准的原则基础上，尽可能贴近公司经营管理和营运管理的实际情况，满足日常档案管理的需要。档案室根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)，结合公司业务工作的特点和营运管理的实际情况，全面修订和增加了《档案分类方案》《文件材料归档范围和档案保管期限表》《文件、档案整理规范》等档案业务规范。
3.2 加强公路工程档案资料管理人员管理能力的提升
信息化社会对公路工程档案资料管理人员提出了更高的要求。可以对档案资料管理人员定期开展教育培训，例如邀请专家、学者授课。教育培训应包括三方面内容：一是档案管理政策法规，包括档案管理准则、档案管理政策规定等；二是信息管理软件的操作技能；三是相关信息化设备的管理技能。
3.3 加强前端控制与顶层设计的管理
5G时代，大量的信息化碎片并不能实现知识与智慧层级的利用。只有信息相互关联，形成一个网络状的信息库，才方便读取和开发。重新规划的信息层级要在全程管理的大框，强调积极的前端控制，将存档从中后端主动延伸至前端，从事后拓展至事前。而这些转变首先得益于治理思维的转变：一是建立顶层设计，加强制度和规则意识，只有制定科学的具体规则，才能建立起相应规则体系，帮助记录信息活动的系统流，减少存档的繁重信息整合工作；二是注重存档方案的差异化战略设计，为不同主体及其协同的存档方案提供相关模板，最大程度提高工作效率。
3.4 全流程管理体系的标准化建设
(1)对公路工程建设过程文件管理组织结构、管理制度、文件收集与归档流程、过程文件管控措施、信息化情况等方面开展调研，调查分析公路工程文件管理相关政策制度及落实情况，总结对应工程采用的文件管理体系组织结构和责任分工主要模式。(2)研究公路工程相关文件过程管理和材料归档的标准化体系，建立文件材料流转、审批、报验及检查等全过程管理的相关系统，对工程启动前、建设中及交付后3个方面进行电子档案管理，并由此进行相关电子文件归档和档案管理的标准化建设，从而使数据资源利用率最大化，同时提高工程建设效率与经济效益。(3)梳理公路工程建设过程中电子文件的形成、收集与归档过程及电子档案管理要求，分析针对核心电子文件采取的管控措施的有效性，建立文件材料过程管理组织结构，制定电子文件归档管理相关制度和管理计划，同时制定档案保管、利用及安全管理制度，建立对应的工程建设过程文件、档案信息化管理体系。(4)档案部门与公路工程相关部门明确分工，通力合作，建立起电子档案的形成、累计、归档、移交、汇总全过程的管理体系，确定公路工程电子文件过程管理、归档及电子档案管理的体系研究报告和标准草案。
4 结束语
总而言之，在大数据时代背景下，公路档案管理模式创新和优化是非常重要的，不仅可以有效提升公路档案管理质量，还可以大力推进公路建设。因此，在实际工作中，相关部门应创新自身的档案管理理念和模式，灵活利用大数据时代带来的积极影响，通过科学合理的管理方法和措施，保证公路档案管理的规范化和信息化，进而促进我国公路事业长期稳定发展。
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