李进国
山东省日照市莒县医疗保障局 山东日照 276500
摘要：事业单位档案中存储的信息资源非常重要，其中包含的价值也比较高。随着网络技术的不断发展，档案管理信息化已成为必然趋势，在档案管理信息化建设工作开展过程中会遇到诸多问题，本篇文章重点针对档案管理信息化建设中出现的问题以及如何解决展开分析探究。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；解决措施
近些年事业单位在档案管理信息化建设过程中投入了较多的精力，并且也用到了不少先进的科技手段，这样做不仅能够有效避免机密泄露，并且也能够促使管理工作的效率得到明显提升。但是现阶段，信息化建设中仍旧存在许多不完善的地方，所以我们就针对具体问题进行分析探究，并借此提出相应的解决措施。
一、档案管理信息化的特点
（一）在查询和使用方面的优势
以往通过传统的记录方式开展档案管理工作所承担的风险比较高，并且档案查询也具有一定的劣势，这为档案管理工作的顺利开展产生了阻碍影响。随着社会的不断发展进步，档案管理也要与时俱进，通过优化档案管理体系，构建科学有效的档案信息化管理，这样能够借助网络优势，促使档案管理工作效率更高，管理的安全性也能得到切实保障。除此之外，档案管理信息化还能使得查询、使用信息变得更为快捷。
（二）在存储环境方面的优势
对事业单位的档案信息的安全性而言，档案信息化管理的作用尤为重要。档案信息化管理能够有效避免与事业单位相关的信息流失、泄露，能够很好地保障档案信息的准确性以及完整性。随着社会经济水平的不断发展，档案管理工作也面临新的挑战，档案管理体系需要结合新的技术手段进行优化改进，合理利用网络设施，这样不仅可以帮助档案管理工作变得更为有条理，并且也能保障事业单位档案的安全性。
二、实现事业单位档案管理信息化建设的重要意义
事业单位对社会经济发展有着积极的促进作用，档案信息化管理的不断完善发展，能够使得人们的日常需求得以满足，并且也更有利于社会事业发展的平稳性。事业单位的档案管理工作需要借助信息化以及数字化的表达方式，这对档案管理信息化建设而言意义重大。档案管理信息化建设能够保证文件的完整性以及真实性，并且还能为后续开发以及利用新档案提供可靠的保障。档案管理开展信息化建设工作，能够使得档案整理变得更为方便、快速，对于档案分类也有一定的益处。档案管理信息化建设的推进，有利于提升工作人员的工作效率，并且也能够缩短信息查询时间。此外，档案管理信息化建设能够实现资料的多元化保存，这对于档案管理的全面发展而言具有积极意义。
三、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
（一）开发档案信息资源不够合理
从现在的情况来看，事业单位在开发利用档案管理信息化方面具有一定的不足之处，缺乏合理性，档案管理信息化所管理的档案资料比较少，并且在里面还有一部分属于重复的信息，因而档案管理信息化质量无法得到有效保障。除此之外，有些事业单位忽视了档案信息的价值，因而这部分事业单位并不重视档案信息的开发以及利用。再者，我国对档案信息的管理非常严格，对外开放的档案比较少，因此很多事业单位档案管理信息化建设并不完善，并且不足之处也比较多，各部门之间没有办法对档案信息进行有效利用。
（二）在档案管理中不能对信息技术进行良好的应用
在传统档案管理过程中，以人工管理为主，采取这种管理模式所获得的效率比较低，并且在信息录入过程中也比较容易出现问题。在档案管理信息化建设过程中，需要安排更高水平的管理人员进行档案管理。但是从实际情形来看，现在我国事业单位的档案管理信息化建设完善度不够，一些工作人员对数字化档案的搜索还不熟练，在档案录入过程中出现差错的可能性较大，所以在建设档案管理信息化过程中，还需要对有关技术进行深入研究，从而促使档案管理信息化建设能够顺利推进。
（三）档案管理工作人员素质低
随着时代的不断进步，人们可以根据自己的想法自由选择职业，很多人都会选择前景良好的单位，并且对于那些平淡没有挑战性的工作并不感兴趣，事业单位的档案管理工作就是其中的一种。事业单位的档案管理工作枯燥乏味，因此任职的工作人员对其重视度并不高，工作经验也不丰富，除此之外，档案信息管理人员的流动性也比较大，这使得记录以及整理档案信息缺乏一定的准确性，甚至还可能出现资料丢失的问题，在该岗位上，综合型人才比较稀缺，很多工作人员甚至不是对口专业的，专业素养较低，这也造成工作人员对档案管理的相关工作缺乏必要的了解。
（四）档案检索效率比较低
档案检索主要包括两种方式，其一是计算机检索，其二是手工检索。检索效率与检索工具有着直接的联系，随着科学技术水平的不断提高，计算机检索的速度优势日益凸显，但是还有一部分事业单位依然选择手工检索的方式。检索速率与检测设备有着重要关联，如果监测工作比较繁琐细密，那检测过程将变得卡顿，检测效率也会变得更慢，为了解决这一问题，需要从检测设备质量方面入手分析，通过优化设备质量获得高效率的检测结果。
四、事业单位档案管理信息化建设问题的解决措施
（一）有效利用信息技术进行档案管理
在档案管理信息化过程中，相关工作人员需要提高自身能力水平，进而优化业务质量。除此之外，在档案管理信息化建设过程中，还会出现一些开远程的档案信息管理，但是由于受到多方因素的影响，这些档案无法实现高效共享。所以，在进行档案信息共享时，可以运用云储存技术，将能够分享的档案资料上传到共享系统中，这样能够保证信息分享的有效性，对于档案管理信息化建设质量的提高也有一定的益处。
（二）对事业单位档案管理人员的素质进行全方位提高
随着科技水平的不断提高，为了能够更好地推进档案管理工作，从事档案管理工作的人员必须要熟练掌握档案管理信息化建设的技能与方法，为此事业单位需要为管理人员提供各种培训机会，加强档案管理人员的专业素质水平，针对传统的管理形式进行优化改进，促使其综合能力得到提升，同时还要让管理人员对相关管理内容进行深入了解，通过多种措施的实施促使工作人员的积极性得以提升，进而有效保障档案管理队伍整体水平。
（三）使档案管理工作的数字化得到充分体现
事业单位借助先进的科技手段对档案进行管理存储，同时还要建立相应的档案目录以及全文的数据库，这样便于档案查询、使用。此外，将传统管理方式与数字化方式相结合，取长补短，有效发挥两种方式的优势，促使档案管理信息化建设过程更为顺利。
总结
从上面所述可以看到，随着社会的不断进步，事业单位档案管理信息化建设中的问题也逐渐显露出来，我们要与时俱进，具体问题具体处理，利用合理有效的方式解决档案管理信息化建设中存在的问题，为档案管理信息化建设打下良好的基础。
参考文献
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