张晓红
河北承德双桥发展和改革局，河北 承德 067000
摘要：事业档案信息资源管理工作可以有效地反映档案存在的动态与静态相结合的方式，档案存在于静态数据中，将有效地保存形成，但随着时代的发展，档案管理技术在不断的提高，同时，档案信息会通过动态的形式被需要使用的人共享，在查阅的过程中，可以有效的查阅到有价值的信息，这就是档案管理的意义所在。档案信息的管理对于事业单位是非常重要的。它是事业单位丰富的历史资料，可以有效记录工作历程，为各部门工作的开展提供重要依据。此外，档案信息可以为公众和各单位、团体在开展活动过程中提供支持。因此，档案在管理过程中的水平、管理方法、利用效率等相关因素对社会都是非常重要的。
关键词：事业单位；档案信息；资源共享
1事业单位档案管理工作的弊端
1.1管理流程混乱
档案管理工作流程应按照事业单位档案管理规章制度制定相关标准，各部门在规定时间节点内将档案资料报送到档案室。目前，一些事业单位虽然建立了档案管理流程图，但是却没有执行，档案资料的报送时间十分随意。还有些事业单位档案管理人员是行政部门工作人员兼任的，岗位责任意识不强，缺乏专人管理，对档案管理流程一知半解，经常是在领导的催促之下才开始到各个部门去收集档案资料，档案室随处可见堆积在一起的档案，大量业务档案资料没有得到及时地整理和归档分类，档案管理工作规范化得不到有力推动，档案管理工作流程更是一片混乱。
1.2硬件设施落后
电子档案系统录入帮助事业单位档案管理人员摆脱了传统手工记录档案资料的诸多不便，对档案资源服务也有着深远影响。可是由于缺乏档案管理专项资金，档案信息化建设所需的硬件设施得不到及时更新，还处于落后阶段。档案管理系统经常出现卡顿，文档格式无法转换等问题都有待解决，现代化、信息化的档案管理手段离不开硬件设施的支持，只有配备了先进的计算机、扫描仪、多功能一体打印机等硬件设备，电子档案才能充分体现其便捷性和高效性，从而有效提高事业单位档案资源利用率。
1.3档案管理开发利用率较低
长期以来，事业单位在档案管理过程中属于部门之间的分割状态。在管理的过程中，员工的人事档案，医保档案以及其他不同的档案由不同的部门进行保管，档案信息资源属于一种分离的状态，这样的管理方式加大了档案信息资源整合与开发的难度。在档案管理工作方面，没有权威的机构协调档案信息资源共享的建设，在资源共享中缺乏整体性的管理与规划。除此之外，从另一层面来看，在档案管理过程中，不能直接产生效益，所以很多事业单位对档案管理工作并没有引起足够的重视，这就导致事业单位的档案管理工作处于一种被动的状态。在当前的档案管理中，只涉及到收集保存转移等相关的内容，很少有事业单位注重档案管理的开发利用，在工作过程中相对死板，档案信息没有真正发挥出有效的作用，只是被收集储存，工作形式流于表面化，档案信息资源共享率十分低下，没有起到真正的作用。
1.4队伍专业不强
“档案管理”这个词顾名思义，既包含档案学知识，又涵盖了管理学内涵，是将档案学与管理学相契合，这就要求档案管理人员要熟知档案学理论知识以及管理学操作方法，然而现有的档案管理工作人员专业能力较差，知识储备少。尤其是很多事业单位领导对档案管理工作存在着一定的偏见，在思想上就不够重视档案管理工作，经常安排一些即将退休的人员去管理档案，这部分工作人员缺乏进取心，对信息技术的运用更是无从下手，思想上还停留在档案借阅服务的层面上，主要依赖于手工记录，计算机的使用频率不高，继续教育培训也不参加，档案管理信息化建设停步不前，严重阻碍了档案信息资源的共享服务。
2事业单位档案信息资源共享的措施
2.1提高档案管理工作人员的工作能力
事业单位在档案信息资源管理的过程中，必须要针对当前存在的问题，提高档案管理工作人员的计算机技术。加强对相关工作人员的培训，不断提高工作人员的档案信息管理素养。在今后的工作过程中，工作重点应该放在人力资源等方面，加强档案信息资源共享建设。在招聘人员的过程中，注重应聘人员的计算机能力，增强档案管理的专业性。在工资福利评定等方面给相关档案工作管理人员一定的保障，通过这样的方式不断激发工作人员的积极性，增强工作的创造性。对当前档案管理工作岗位的管理人员，定期组织专业的档案管理方面的培训，加强不同部门之间的沟通与交流。通过交流有效讨论档案管理方面的工作，互相交换工作经验。在档案管理工作过程中，坚持以人为本，注重相关工作人员的计算机知识培训，不断提高工作人员对信息的处理能力，只有这样，才能不断提高档案现代化管理水平。
2.2确保档案信息资源共享的安全
在事业单位中，部分档案信息具有激励性的特点，在管理的过程中，应当不断提高信息资源共享的安全性。随着时代的发展，网络信息传播已经成为生活中的一部分，面对这样的时代背景，档案信息管理应当提高警惕，避免被不法分子利用。在信息资源共享的过程中，必须要在维护国家和人民的利益、保证安全的前提下才能进行。在管理的过程中，加大硬件设备的管理，做好档案室以及相关的存储设备的安全防护工作，确保档案室管理的各方面符合安全管理的标准，明确相关管理工作人员的工作职责，在管理过程中，严禁损坏涂改相关的档案。建立健全制度管理，在事业单位内部建立安全保密工作责任机制，在工作的过程中，必须签订安全保密协议，对于接受的档案从根源审查安全性，对保存的信息鉴别性质，分辨保密信息与共享信息，从而进行有效的管理。明确档案信息的开放范围以及程度，按照不同的标准对相关的档案资料进行安全审查，对于具有保密性质的档案信息，采用先进的加密技术，对相关的档案信息进行有效备份，加强网络监督与管理。
2.3加强档案信息化建设
在档案信息化建设的过程中，必须要建立现代化的管理制度，有效实现信息资源之间的共享。单位要根据自身的发展情况，明确需求，引进相关的软硬件设备，利用扫描仪、计算机等现代化的信息技术，有效对不同类别的档案进行数字化的保存。创新档案管理的方式，与相关的事业单位建立内部的局域网络，能够有效地实现不同部门、不同地区之间的信息资源共享。同时，在工作的过程中，也要增加平台的信息检索功能，能够在线进行互动式服务，满足有需要的人通过网络获取相关信息。同时，可以让档案资料有效利用，更好地为人民群众服务，有利于实现档案资料的价值。
2.4加强档案信息资料的统筹规划
档案信息资源的共享是一项十分复杂的工程，同时系统性相对较高，任务量巨大。在工作的过程中，从资源的整合一直到平台的建设需要加强规划与管理，明确详细的规划资料，与专门的机构进行有效结合，建立企事业单位管理体制，将档案信息资源的共享作为工作的目标，加强沟通与联系，做好统筹规划工作。与此同时，单位内部与其他不同的部门，应该加强配合，互相参考经验，加强信息间整合系统性的规划工作。
结束语
综上所述，随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需要，档案工作必须与时俱进，顺应时代的发展。因此，要积极创新档案管理的服务模式，深入优化人才队伍，提高档案管理的信息化水平，使档案管理更好地为社会经济发展服务。
参考文献
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