赵广园
临沂市正阳照明工程有限公司， 山东 临沂 276005
摘 要：近年来，我国开始大力推进档案管理信息化建设，要求各行业在完善内部管理制度的过程中要加强对档案管理信息化建设的重视，提高档案管理工作的流程，深入挖掘档案的潜在价值，提高档案管理质量。随着信息技术的飞速发展，计算机管理模式已经广泛应用于各行各业，涉及到管理的各个方面。随着电子信息管理模式本身更加方便有效，它逐渐取代了传统的纸质档案管理形式。在这种情况下，如何推进档案信息化建设，就成为做好工程档案管理工作的关键。
关键词：档案信息化；档案管理；措施
1 档案管理信息化的不同观点
档案管理信息化是指档案部门在履行档案管理职能中运用现代信息技术对本单位的各类档案资源进行采集、加工、存储和管理，并通过本单位的网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案管理体系。作为市场化经济主体，对于内部是否开展和如何实施档案管理信息化的观点，有三派具有代表性：
1.1档案管理信息化保守派
人类有史以来，特别是出现了国家以后，就产生了档案和档案管理。档案管理一直通过对承载在一定物质载体上的历史记录进行收集、整理和利用，沿用“史料管理模式”的做法被认为是较为可靠的方法。除非政府政策条款有要求或者能预见客观的经济效益，维持现状是最好的选择。持有这类观点一般有如下特征：
第一，对档案信息化重要性的认识不足：未能正确认识档案信息化建设工作在生产经营中的作用，对档案信息化抱着可有可无、不求有功但求无错的态度；无法认识或预见档案信息化的革命性意义和为降本增效的视野。
第二，对档案信息化安全风险的担忧：在提高档案利用效率的同时，也提升了档案安全的风险级别。如何保证电子（数字化）档案信息来源安全、流转安全和保存安全成了是否走上“档案管理信息化道路”的绊脚石。
第三，档案信息化建设产生的经济效益难以测算：档案信息化建设包括存量档案的数字化服务费用、档案管理信息化建设软硬件费用、档案管理平台升级以及每年产生的系统维护费用。这些软件和硬件的投资无形之间增加了的负担，而后期档案管理信息化产生的直接和间接经济效益较难得到准确的测算和评估。
1.2档案管理信息化激进派
在信息化时代，信息就是资源。谁掌握信息，谁就掌握了主动权。提高档案管理信息化，是全力支撑核心业务发展的必备“手段”和“武器”。通过档案信息化的实施和发展，档案部门也不再是边缘化和弱化的部门。信息化环境下的档案工作将具有管理数据的能力、整合数据的能力、开发数据信息资源的能力，成为规划和战略进程中的“智囊团”。持这类观点是有一定的依据和背景的：
第一，国家档案局在2021年工作计划中提到：要统筹“四个体系”建设，着力构建以数字化信息化为依托的档案治理体系；新修订并于2021年1月1日施行的《中华人民共和国档案法》（以下简称为《档案法》）专门增设“档案信息化建设”一章，明确“事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”“应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”“国家鼓励…推进传统载体档案数字化”，从政策上、制度上强调了电子档案的法律效力，加大力度鼓励企业推进电子档案管理信息系统建设。
第二，近几年来，档案管理信息化实施的成功案例越来越多，档案资源信息化、档案管理标准化、信息服务网络化等已成为提高核心竞争力的最好证明。如：国泰君安证券公司通过档案全文电子化管理系统探索“集团大集中管理模式”新途径，档案管理信息化手段及配套措施使档案人员从200人锐减至8人，档案占地面积从8000m2降低至3600m2，极大降低了人力、物力和财力，堪称档案信息化实施的典范。
2 工程档案管理信息化建设的主要措施
2.1明确档案管理人员的信息化管理意识
在马克思主义的哲学思想中，社会意识是具有主观能动性的，而一旦有社会意识的出现，便会对社会产生推动作用。所以在加强档案管理信息化建设的过程中，应当明确档案管理人员的信息化管理意识，只有其具备了充分的信息化管理意识，才能够迎合信息化管理技术的发展与应用趋势，主动学习相关的信息化档案管理方法，提高自身的档案管理能力。在如今的档案管理中，档案管理人员属于大信息化建设的根本力量，其主观意识将直接关系到档案管理信息化建设质量。档案管理人员只有树立明确的档案信息化管理意识，才能够认识到档案管理的重要性，形成强烈的责任意识，主动关心档案信息化建设事业，认真做好日常的信息化档案管理工作。
2.2优化档案管理信息化设施与设备
档案信息化建设离不开先进的信息化设施与设备。在提升工程档案管理质量的过程中，有必要为档案管理部门配置相关的信息化设施与设备，如计算机、服务器、扫描仪等。同时，档案管理部门还应做好系统软件的开发和应用，不断完善信息化档案管理流程，建立统一的信息化档案资源共享平台。在完善档案信息化管理功能的同时，应着重关注档案录入及全文的数字化操作。档案信息数据的录入本身属于信息化档案管理的基础工作，它直接改变了传统的档案收集整理形式，使得档案管理人员在面对各个部门所移交的大量档案资料时，能够一边进行整理，一边进行电子输入，建立统一的数据格式，实施纸质档案与数字档案双向化管理。这一流程不仅能够减轻管理人员的压力，还能够提高档案管理数据录入效率，避免重复劳动的出现。
2.3提高档案管理人员的信息化实践能力
在信息技术全面发展的背景下，档案管理的重心开始向信息化建设转变。在计算机管理模式的持续渗透下，计算机管理软件已成为档案管理信息化建设的主要实践方向，越来越多的单位加强了对计算机管理软件的应用，以提高档案管理效率。为了进一步迎合工程管理信息化的发展趋势，还需提高档案管理人员的信息化实践水平，要求其积极展开信息化管理操作，因此需加大日常培训力度，提高档案管理人员的信息化素养。档案管理的主要对象是各类档案资源，而档案管理信息化则需要将这些档案资源转化为电子文件，并通过选择其中合适的档案管理软件加以管理应用，这其中包括档案录入、档案分类、后期查阅以及档案汇总。由于多数档案管理人员都习惯于传统的档案管理工作模式，对于信息化电子档案管理缺乏认知，而且不具备相应的工作技能，因而在展开电子档案信息化管理的过程中会表现出相当多的不足。工程档案管理部门应当加强对档案管理人员的综合培训，带领其积极展开相关的信息化档案管理知识学习，强化档案管理意识，提高档案管理能力。目前用于信息化档案管理的设备以及技术非常多，工程档案管理部门应结合自身的实际档案管理状况进行选择。在优化档案管理工作时，档案管理部门应筛选出其中的重要档案内容，并进行统一规划与整理，便于后期查阅和使用，提高档案管理的有效性。
结束语
档案管理界的各派观点值得每个档案管理工作者认真思考，充分认识档案管理信息化的价值与面对的问题。笔者经过思考认为档案管理施行信息化有诸多优势和意义。在工作实践中，需要档案管理从业者根据不同情况，趋利避害、因势利导开展信息化工作，避免一些因信息化带来的问题，同时积极放大信息化的优势和能量，探索出适合自身需要的档案管理信息化创新工作方法。
参考文献
[1]张继东.档案信息化建设现状及改进策略分析[J].科技经济导刊，2018(33).
[2]古尽平.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].办公室业务，2018(15).