付宗清
通辽市城建档案馆 内蒙古 通辽 028000
摘要：为了有效提高城建档案后续利用率，需要加强城建档案建设。作为现代档案管理工作的重心，档案利用率提高能够充分体现其在城市建设及社会服务中的重要作用。因此，城建档案管理人员需要不断增强服务意识，加强对档案利用重要性的认识，在城市规划建设和发展中贡献自身的价值和力量。
关键词：城建档案利用；问题；对策
1城建档案具有的价值
1.1城市发展的历史记录
每座城市的建设、发展都具有其自身的历程，这些都具有历史性、文化性价值，如城市在初期的选址、设计及后来扩展中的各种规划，都是城建档案的重要内容，其中记载了城市结构、空间以及面貌的整体变化，能够给予城市建设和发展非常丰厚的文化底蕴。
1.2城市建设及维护的依据
城建档案囊括了所有的城市建设信息资料，如自然的地质情况、水文情况，以及各类市政工程、基础设施、房屋住宅、商业建筑的布局及设计情况，这些都是城市在后期建设、维护中必需的依据。如在后期的建设中，必须要通过对城建档案的参考来与整体的城市建设规划保持一致，不产生任何功能、结构、布局以及安全性等方面的冲突，保持统一建筑风格。而在城市的维护和管理中，更是需要根据城建档案准确、高效、安全地实施维护措施。
1.3科学研究的原始资料
在关于城市人口、文化、空间、经济等方面的科学研究中，同样离不开城建档案。通过城建档案，可以为这一系列的研究问题提供最原始的研究资料，能够反映出城市规模与人口之间的关系，城市生产空间布局与生活空间布局之间的关系，城市的扩展建设速度与城市经济发展之间的关系等，为相关研究提供详实、准确、客观的依据。
2城建档案管理及开发的阻碍因素
2.1信息来源广泛
区域不同，对城建档案的要求也不相同。即便在同一区域，不同建筑项目，其档案形式也存在差异。城建部门要想让这些资料整合到一起，不仅要耗费大量精力，难度也不小。从实际情况来看，档案工作已捉襟见肘。近些年城市建设步伐加快，建筑项目数量激增，对城建档案管理而言无疑是雪上加霜，如何应对信息来源广泛这一问题成为亟须思考的课题。
2.2管理方法落后
传统档案管理过于依赖人工，不仅效率低，质量也差。具体表现为：城建项目涉及广泛，并且环节众多，收集难度较高，导致收集不全面；城建资料繁乱，整理起来实属不易；档案管理人员精力有限，无法在规定时间内完成整理；档案信息化水平偏低，无法完成有效存储。管理工作已是如此，开发利用效果可想而知。由于欠缺有效搜索手段，导致档案借阅实属不便。另外，档案管理定位存在偏差，城建部门只管储存，忽视档案资料的使用价值。在错误认知的影响下，城建档案的开发利用工作推进缓慢。
2.3管理机制缺失
要想让档案工作卓有成效，需要建立完善的管理机制。从实际情况来看，现行机制存在诸多漏洞。具体表现为：管理目标不明确，职责存在交叉，导致推诿问题频频出现；管理流程不合理，档案管理人员只能依靠自身经验开展工作，工作质效自然不高；奖惩机制不健全，当档案工作出现纰漏，无法有效处理相关人员；当档案管理人员表现出色，不能及时给予相应奖励，导致工作激情丧失；监督体系不完善，给以权谋私、贪污腐败提供了温床。
3提高城建档案利用率的有效对策
3.1加强人才队伍建设
为了有效提高档案资源管理的质量和效率，需要加大对档案管理人员的培训力度。城建档案管理人员的专业能力和综合素质直接影响着城建档案管理质量和档案资源利用率，因此需要对其专业素养加强培养。首先需要积极组织各类专业培训，通过邀请专家进行座谈或现场指导，促使档案管理人员的专业能力不断提高，同时还要结合相应的激励机制，通过增加福利待遇提升其工作积极性，促使档案管理工作质量和效率的提高。其次，需明确部门内部档案管理的责任，并落实到位，同时需要加强检查督导，一旦档案管理中出现问题，应对相关责任人进行严格责任追究，确保管理制度的贯彻落实。最后，要进一步完善用人体系。可以从人员招聘入手，积极引入专业人才，并在试用阶段通过末位淘汰制的实施，使工作潜能得以有效激发。
3.2加强施工现场档案建立及科学管理
城建档案管理部门需要对建设项目的具体施工过程进行实时有效地记录，并对施工档案加强建立与科学管理，尽可能杜绝数据丢失或错误的情况。此外，对追赶工期导致档案记录无法有效兼顾的情况，需要科学制定相应的处理方案，可指派专门人员针对各项施工项目进行记录，并建立相应的施工档案。同时，设置专门档案室对施工档案进行收集和整理，对相关档案材料及时进行归档，确保即使人员出现变动，也能确保档案交接工作顺利进行，对工作进度不造成任何影响。
3.3拓展档案信息化服务渠道
为了促进城建档案管理的现代化、信息化发展，提升城建档案管理工作效率，并为城市建设发展提供更优质、更便捷的服务，可从以下几方面入手加强城建档案信息化管理力度，有效拓展服务渠道。一是加强信息化建设，对城建档案目录进行规范化、标准化建立，加强城建档案的数字化管理。通过档案数据库的有效构建，使城建档案管理工作的信息化、高效化得以实现。二是要在档案采集、接收过程中加强数字化技术的应用，在提高档案数据录入效率和质量的同时，有效节约人力资源成本。三是要引进和应用新技术，促进管理工作信息化的实现，有效提升管理效率。
3.4加强城建档案维护
在城市建设资料收集及档案管理工作中，城建档案管理人员需对档案及资料进行定期维护，使其中存在的错误及缺失能够及时发现并修正，使城建档案的完整性得以有效保证，同时在调取和使用过程中能够提供有全面、高效的服务。另外，通过对城建档案的定期维护，能够及时更新档案内容，确保城市建设进度与档案内容保持同步，确保资料使用的时效性，使档案利用率及档案工作质量有效提升。
3.5深挖信息价值
档案资料蕴含巨大价值，只有深度挖掘才能让价值体现得淋漓尽致。城建部门要给档案资料划分等级，价值越大，关注度越高。发掘工作自重至轻进行，档案管理人员要全面阅读资料，通过抽丝剥茧，从中提取拥有信息，并注明特殊标记。在转换档案形式时，要将有用信息标注出来，这样做可减少档案搜索时间。为降低人为因素干扰，城建部门要做好两项工作。一方面，规定档案价值的衡量标准。另一方面，提升档案管理人员的鉴别能力。城建部门要组织专项培训，促进档案管理人员科学认知的形成。只有对衡量标准了然于胸，才能准确快速地判断出档案价值。为有效降低误判率，城建部门要回头看，对已完成工作进行检查。
结束语
目前，城建档案管理工作随着城市化建设的推进而面临的挑战日益加大，加强城建档案管理，提高档案资源利用率成为现阶段城建部门的研究重点。为了促进城建档案制度化、规范化、信息化管理，需要对目前城建档案管理及利用中存在的问题进行分析，并在此基础上制定相应的解决对策，从提升人员综合素质、加大信息化建设力度、增强档案规范管理意识等方面入手，为提高城建档案利用效率奠定坚实的基础。
参考文献
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