探讨如何提升医院办公室工作效率--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

探讨如何提升医院办公室工作效率

发表时间：2021/7/22 来源：《医师在线》2021年3月上作者：张良虹

[导读]

张良虹
（安徽省儿童医院；安徽合肥230051）
【摘要】随着我国社会发展进程不断加快，我国医疗卫生体系取得了飞速的发展，各级医院的数量有着明显的增加，极大的方便了人们在就医方面的需求。在这种情况下，更应该提高医院的工作效率，而医院各部门当中，办公室是一个非常重要的部门，提升办公室的工作效率对于医院有着十分重要的意义。本文通过分析医院办公室的职能，提出几项提高办公室工作效率的措施，希望可以对相关人员有所帮助。
【关键词】医院办公室；工作效率；职能分析；措施；
　　医院办公室作为医院的中枢机构，其工作效率的提升具有非常重要的意义。一方面医院办公室工作效率的提升可以保障医院各部门工作的顺利进行，另一方面可以使得医院医疗水平得到提高。医院办公室的工作要紧跟医院的发展需要，在明确职能时要分清主次，这样工作起来才能做到有的放矢。同时，仅依靠办公室自身也很难做到工作效率的提升，医院应加强管理水平，提高对办公室工作的重视程度，才能使医院办公室的工作落于实处，才能切实有效的提高办公室的工作效率。
1.医院办公室工作职能的探讨
1.1医院办公室的行政职能简析
　　医院办公室具有一部分的行政职能，作为医院的中枢机构，办公室其中一项主要的工作职能就是进行相关文件的接受和传达，同时也负责医院相关资料的储存。另外，医院办公室负责医院相关工作的安排，在这种情况下，医院办公室要能够掌握医院管理层的真实意图，可以对工作的主次进行明细，可以准确的传达命令，保障工作的顺利的进行。
1.2医院办公室的服务职能简析
　　医院办公室的服务职能是其重要的职能之一，医院办公室是整个医院的服务部门，是为医院和医院职工服务的部门。结合日常办公室的实际工作，办公室服务职能之一是要维护医院内部的通讯，及时的解决各级部门的联系问题，同时要保持上下级之间联系顺畅。另外，办公室要能够做到及时的接受外界的意见反馈，并结合相关的意见，优化医院管理工作。
1.3医院办公室的管理职能简析
　　医院办公室所涉及的管理职能是比较复杂的，因为它需要协助医院的其它部门进行工作，涉及的事情比较多，并且各部门之间的职能还不一样，所以就需要办公室进行不同的分工。另外，在工作的过程中，应该深入的贯彻领导层的决策，对医院中的问题及时掌握并且进行反馈。针对不同的问题，要能够有针对性的解决方案，建立健全办公室的工作方法。在办公室的管理工作中，要能够及时地解决各部门之间的沟通协调问题，否则一旦影响了各部门的正常运转将会给医院造成不必要的损失，另外也会影响医院的对外形象。
2.提高医院办公室工作效率的相关措施
2.1健全办公室内部管理制度
　　在现阶段，随着医疗卫生体制的不断发展，对医院办公室内部管理工作的制度进行完善与创新已经势在必行，以往医院办公室所使用的管理制度已经无法适应时代的发展需求。在这种情况下，要积极地引进一些较为先进的管理制度，结合医院的发展进行制度创新，利用完善的制度来对办公室工作进行管理，保障医院的正常运转。医院目前的竞争十分激烈，要想在市场中取得发展，必须要完善内部的管理制度。另外，在办公室内部实行奖惩制度，细化工作指标，领导要对相关的工作进行定期检查，以此来进行奖惩。
2.2制定详细的工作流程
　　医院办公室的日常工作比较多，并且工作比较的琐碎，所以要制定详细的工作流程，防止因为工作人员的疏忽出现问题，办公室工作人员应该按照不同的工作流程处理事情。同时应该合理的配合各部门的工作，保证各部门都能正确的完成部门的事情。在办公室的工作中，要严格遵循例会制度，在会议中要对前一天的工作进行总结查漏补缺，同时布置新一天的工作，让大家都能清楚知道自己的工作内容。办公室的主要工作之一就是协调各部门的工作，对于工作中出现的配合不默契的现象，办公室要能予以解决。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

正确完善的工作流程对医院工作而言是极为重要的，有利于帮助医院提供更好的医疗服务。
2.3提高管理水平
医院应该在内部成绩监督管理部门，针对各部门的工作进行监督检查，提高各部门的危机意识。医院办公室应该按照医院的相关监督机制，学习其他医院先进的管理机制，提高内部工作的管理水平。同时，有的医院办公室本身就是医院的监督部门，在这形势下，医院办公室要认真做好监督工作，更应提高自己的工作水平，因为医院各部门的工作情况是不一样的，所以办公室在开展工作的时候要注意方式方法。另外，办公室工作需要的人才是多种多样的，医院的领导层也应对办公室工作提高重视，选拔不同技能的人才充实到办公室中，由此增加办公室的工作效率。在此基础上，有关领导还应积极协调办公室工作人员进行交流学习，加强办公室人员对医院各部门工作流程的认识，只有这样才能使办公室的工作更上一层楼。
2.4提高办公室工作人员的能力
　　鉴于办公室工作的重要性，对于工作人员的能力要求更高。办公室的工作人员一般都是一专多能，不仅要会处理一些文件信息，而且还要具备超高的情商，这样在对外交流的时候才能如鱼得水。所以，办公室领导在选择工作人员的时候，要挑选工作能力比较强，具有良好的团队配合能力的人。在人员挑选完成以后，要定期的对人员进行培训，让大家能够尽快的熟悉各自的工作。在日常的工作中，要能及时的发展一些具有潜力的人才，可以对其重点培养。此外，办公室的领导者也要积极地学习一些前进的管理经验，现在办公室的工作人员一般都是了九零后或者是零零后，在与他们沟通的时候要掌握一些方式方法，否则很难做到有效的人员管理。办公室人员的组成结构必须是全方位的，最好采取老中青结合的方式，这样的话可以实现办公室工作最大限度的提升。最后，办公室的工作所面临的压力也是非常大的，所以在日常的工作中，要特别注意对工作人员的心理疏导，防止工作人员因为压力过重从而出现问题。
2.5采取多种的管理制度
　　办公室工作中采取多种的管理制度是提高办公室工作效率的有效手段。多种的管理制度可以实现办公室多种工作的需求，主要的内容可以概括为以下几个方面：第一，通过学习先进的管理经验，提高办公室的业务制度管理。办公室的工作人员要学习先进的管理经验，利用较为合理的方式分配不同部门的工作，同时要对各部门工作中的不同之处进行整理，从而确保办公室工作的效率进一步提升。第二，制定相应的规章制度，将医院的各项制度规范化。比如各部门的例会制度，就要形成统一的规范，定期的在各部门展开，方便各部门能及时的对工作进行总结。同时要在各部门中开展评比工作，利用规范化的评比制度，对各部门工作进行考察，这样可以为各部门的工作提供动力。第三，要规范信息交流渠道。主要分为两个方面，一个是医院内部的交流渠道，要能够及时的接受来自基层员工的心声，充分的听取其中的合理意见。另一个就是医院和患者之间的沟通渠道，医院是为患者服务的，患者的意见就是医院发展的未来方向，要做到全心全意的为人民服务。
小结
　　综上所述，作为医院中的关键部门，医院办公室的工作效率直接决定医院的发展。提高医院办公室的工作效率，不仅可以提高医院整体的工作成果，同时也是患者合法权益得到保障的重要措施。所以，医院未来的工作中，要提高对医院办公室工作的重视程度，采取更加合理的方法进行管理，确保办公室工作的顺利进行。
参考文献
[1]吴良建.如何加强管理提高医院办公室工作效率[J].办公室业务,2016(23):24.
[2]吴继胜.浅谈如何加强管理提高医院办公室工作效率[J].中国医药指南,2017(07):369-370.
[3]沈文礼.用精细化管理思想提高医院办公室工作效率[J].知识经济,2016(02):44;46.
[4]续无香.提高医院办公室工作效率的措施研究[J].临床医药实践,2015(06):478-479.
[5]左友玲.浅谈加强管理提高医院办公室工作效率的途径[J].办公室业务,2016(07):24.