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浅议信息化背景下档案管理的信息安全工作

发表时间：2021/7/23 来源：《文化研究》2021年8月下作者：冉桂清

[导读] 信息安全是档案工作的生命线，只有把信息安全工作放在档案信息化建设的重要位置，把安全保障体系建设贯穿于档案信息化建设的始终，综合考虑持续性和长远发展要求，才能保证档案工作顺利开展。

重庆市酉阳县民意调查中心冉桂清重庆 409800

摘要：信息安全是档案工作的生命线，只有把信息安全工作放在档案信息化建设的重要位置，把安全保障体系建设贯穿于档案信息化建设的始终，综合考虑持续性和长远发展要求，才能保证档案工作顺利开展。
关键词：信息化；档案管理；信息安全；策略
        在知识和技术不断积累的背景下，档案的数量呈现出增长趋势，在档案利用率提升中要注重开展安全保护治理，确保档案信息的安全性和专业性，促使各企业和单位有着更加长远稳定的发展。
        一、信息化环境下档案工作的发展趋势
        当今的生产、生活方式中可以看出数据的开发以及利用对于未来的社会发展以及工作效率的提升具有重要影响，因此需要深入挖掘数据的使用以及存储规律，更大的拓展数据应用价值，档案开发需要深度结合数字技术，强调资源的合理分配，并依托高新产业实现知识资源共享为国家的战略发展以及科技转变提供相应的数据基础，同时档案的开发也需要迎合经济时代的变革，转变各类档案的管理方式。但是传统档案形式也有一定的自身优势，需要相关工作人员在数字化时期将传统档案形式与数字化管理进行有效融合，满足客户及市场需求，将档案信息化资源价值充分发挥出来。
        二、信息化档案管理安全防范的必要性
        2.1?档案安全概述
        档案安全指档案本身的安全和档案内容的安全，档案管理工作关系到国家的发展、国家的安全问题及国家技术的发展，甚至涉及国家机密。档案自产生起就有可能面临人为或自然因素的损害，因此，保证档案安全，能够让人们记住历史，保存社会记忆，增强国家的文化自信，为档案信息开发利用奠定档案物质基础。如果档案安全得不到保障，那么各种实践活动将无法积累经验，影响我国的工业以及技术进步。
        2.2?档案安全管理的意义
       不像一般的图书被大量印刷，进而实现流通，档案在人们的生产实践活动中逐渐产生，并逐渐积累起来。因此，档案比一般的图书更显珍贵。例如，古老的档案可以反映多年前中国社会的治安、宗教情况，承担着记录历史的责任，反映了那个时代的经济、政治、社会等活动，记录着社会历史的进步、经验技术的积累过程。
       2.3?归档范围
        不是所有的档案都需要归档处理。档案管理部门应保留有价值的、对党以及社会的政治经济文化有促进作用的各种档案。如果归档范围得不到保证以及规范，就有可能浪费珍贵的资料。无论低估或者高估档案价值，都会造成资源浪费。档案在维护国家、集体和公民权利等方面是一个凭证；同时，各种珍贵的档案可以使人们重回历史，例如，我国保留的大量近代中国屈辱史的档案，各种赔款条约让侵略者无法掩盖自己的罪行，让中国人能够铭记历。
        三、策略
        1.确保档案管理系统的整体性
        因为在网络背景下，档案信息规模比较大，诸多的档案信息资源要在互联网平台上连接，档案资料之间要按照一致性的逻辑关系，因此，在录入档案信息时，会将一致性的逻辑关系加入数据库内，建立较大规模的网络档案管理数据库。

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故此，数据库的完整性会直接影响到数据库中档案信息的安全性，如果想确保数据库的安全性，那么档案管理工作者就要对档案数据库进行维护工作，保证档案资料不会出现完整性的错误，若是出现这种错误，要立即定位数据的逻辑关系，在第一时间内修复错误，防止档案数据库被破坏。
        2.可以对相关工作人员进行培训
        相关工作人员在处理档案管理工作的时候，因为这个工作涉及很多信息，所以在这个环节中经常会出现各种各样的问题，严重的话，可能会导致档案资料丢失，从而造成公司的损失。身为一个管理人员，应该尽职尽责，要定期对档案管理的相关工作人员进行培训，
        结合对档案信息进行保密管理的新手段技术来指导相关工作人员，让相关工作人员的思想和技术水平适应社会的发展，跟上时代的步伐。此外，相关部门的管理人员也要定期进行关于档案管理知识的考核，工作人员在进行考核后，会反省自己不足的地方然后进行改善，通过考核后也会发现自身在档案管理安全中的薄弱部分，这样可以督促相关工作人员提高自身的专业知识水平。相关工作人员还应该顺应时代的发展，要不断地更新自己的思想水平，有了新的理念，对于档案管理安全保密的工作会更好地完成。
        3.运用先进的管理技术，防止病毒黑客攻击
        首先，预防病毒侵入。例如：制定相关法律法规，对于恶意制造病毒并传播的人员进行依法处理；加强相关工作人员的职业道德教育等。其次，预防黑客攻击。例如：严禁不相关人员进入档案管理室；定期扫描系统，及时发现漏洞；保存和传输相关信息，避免数据不可用现象；在使用其他网络资源时，要先进行安全检测，检测合格后才能使用。最后，从软件和硬件上预防。软件预防就是安装新型的杀毒软件，定期扫描电脑，检测系统出现的问题。若发现病毒入侵，可给予警告或者拒绝这项操作进行，让病毒无法继续传播；若计算机感染病毒，可采用相应的杀毒软件进行彻底查杀，并定期升级杀毒软件，以确保软件的杀毒性能良好。硬件预防就是监测硬盘，防止存储器发生异常情况。
        4.提升档案管理工作重视程度
        在事业单位中，相较于其它部门的工作档案管理工作更为基础，但普遍重视程度不足，尽管档案管理工作不能直接创造价值，不过会对各部门的工作开展产生重要影响，所以要求事业单位各领导部门重视起来，避免数据上交不及时不详实等问题。具体说来：一方面，今后要求各部门管理人员转变观念，确保纸质文件与电子信息及时上交，并且要严格遵守档案管理部门的相关规定，共同提升事业单位办公效率；另一方面，需要加大资金与技术投入，事业单位在多年的发展中积攒了大量宝贵的文字信息，积极响应着党和国家的各项决议和精神，为了保证档案信息的安全性，新时期需要加强资金投入，不断加快信息化建设，进而为当地经济发展提供促进作用。在重视资金与技术投入的同时，也需要档案部门优化资源配置，积极引用现代化办公技术，缩短档案查阅分享的时间，以此有效提升档案管理部门的服务水平。
        四、总结
        总而言之，数字化的档案正在成为社会档案信息的十分重要一部分，实现数字档案的安全管理有利于维护档案的意义与价值。提升数字档案的处理也能够使档案发挥其更大的作用。当前的法律法规正在不断地完善，为档案管理提供了较为稳定的优势，因此网络版档案管理软件的建设人员与操作人员也应牢牢把握此趋势，提升档案的安全管理水平，谋求最适合于数字档案管理的最佳方案。
参考文献：
[1]洪涛.试论信息时代的档案信息安全保障[J].卷宗，2017（3）：29-30.
[2]卫新宏.云存储环境下数字档案信息资源的安全备份对策研究[J].机电兵船档案，2020（1）：89-91.