徐文杰
武汉大学后勤保障部，湖北 武汉 430000
摘要：随着企业的发展，办公自动化系统已经成为一些集团企业的标配，而自动化办公设备管理中一些问题也需要不断解决并优化。在办公自动化系统成为管理标配的背景之下，自动化设备的管理问题也需要作出优化。基于此，本文重点分析办公自动化设备的管理策略，并提升整体设备的使用效率。
关键词：办公自动化系统；设备管理；提升效率；路径探索
一、自动化设备在办公中的应用价值
（一）提升企业经营价值，创造最大的利润
自动化设备管理在实际的应用过程中，能促进企业的健康发展，凝聚企业的核心力量，加速整体资源的高效移动、优化部署，在实际的管理中，有效的管理模式能促进企业经营价值的提升，并且能突出企业利润的创造，一方面，能让企业内部的信息流转更紧凑，另一方面，这种模式也能提升信息的传递价值，快速建立长效、远途办公通信联系，有利于提升管理价值[1]。在当下的时代，信息的传递非常重要，而自动化办公设备能促进企业提升办事效率、让整体的工作有条不紊，切实节省了成本同时提升了管理效率。利用办公自动化系统，有利于企业的健康发展，通过系统将企业各部门联系到一起，能提升企业员工的主人翁意识。
（二）提升管理效率，克服设备限制
通过实现办公自动化可以在提高办公效率的基础上，优化企业的管理组织架构，通过管理体制的改善，能有效提升部门之间的协同办公的能力，一方面，办公自动化使员工能够按时甚至提前完成工作任务，这样就能让工作人员有更多的机会拓展工作空间，给企业带去良好绩效的同时，也可以大大提高员工收入。另一方面，这种模式让办公信息的运作更加紧凑有效，也能加速与外界的信息交流的程度，可以更方便快捷地链接远程办公组织信息交流，提升企业的信息资源共享水平。
（三）打破办公空间限制，保证重要事务的随时处理
企业出现经营损失，一方面是因为没有做好决策，另一方面可能事务处理不及时，尤其是如果不在办公室但部分事项需要企业紧急处理，则可以利用这一系统优化整体的办公效能。办公系统能实现在线处理重要信息，这给企业信息的及时处理并维护带来了巨大的推动作用。在常见的办公自动化系统中，都有一个“待办事项”，如果事项已经连续两个工作日没有处理，系统就能自动发出预警，这样就能避免办公空间限制给办公事务造成的延误。
二、办公自动化系统设备应用中的问题分析
（一）办公自动化系统程序功能较为单一
办公自动化流程中大多数审批节点只能实现同意和返回两个功能，例如，“抄送”、“通知”、“转发”等功能没有或者标注不明显，导致工作效率降低。比如流程需要退回时，审核人只能退回但是没办法详细标注原因，还是需要与发起人直接沟通，发起人再提交就导致流程重启和重新审核。而功能多样化可以使流程审核人员根据具体的流程条件进行操作，因此需要增加办公自动化平台的灵活性[2]。
（二）岗位职能和权限之间不匹配
办公自动化流程设计不够详细，如“固定资产流程”、“信息公示”、“报销”、“增值税发票开具”等流程处理不到位，这些流程被繁琐的业务汇报统一起来，降低了工作效率，另外，一些流程基本上没有使用，因此也增加了工作强度，如“一周工作安排和员工工作汇报流程相似、“网上考试”、“工作申请”等几乎用不到导致整体办公自动化流程的实用性不高和清晰性不强。
（三）系统复杂上手较慢
保证办公自动化系统在实际办公发展中的应用效率是提升管理效能、帮助企业有序运转的前提，但是实际上办公自动化系统较为复杂，且每个流程都需要有不同的操作流程，但是缺少对各个流程、使用规范的介绍，导致如果有新员工入职，需要花费较多的时间去熟悉并上手这个系统，而熟悉整体的公司办事制度就需要耗费数日，不利于员工迅速融入新环境并上手工作。
三、提升办公自动化设备管理效率的策略分析
（一）做好系统选型，根据自身需求购买
根据组织的需求针对性购买，如中小公司可以选择偏向信息发布、文档管理、办公协作的系统，大型企业则需要购置具有管控、风险控制能力、职能分工明确的办公自动化系统。此外，还要做好长期发展的考量，办公自动化选型不能超出性价比这个实际问题。价格高不等同功能强大和质量好，也不一定适合企业。企业管理者应该关注办公自动化系统的核心价值、易用性和维护难易程度[3]。企业办公自动化系统选择的最终目的是使员工提升效率，提高企业组织管理合作水平，因此必须对办公自动化系统厂商和产品有一个全面细致的了解，然后根据实际需求做出正确的选择。
（二）定期开展系统集成培训，提升员工的理解和认知水平
办公自动化系统的使用和效能发挥应当是全员参与的，因此应当定期进行办公自动化系统的培训，针对新入职员工也需要做好相关的培训。重点对系统的登录、使用、协同办公、收发文件等进行协同处理，并根据培训中员工出现的问题进行定向讲解。熟悉了整体的系统，能减少在实际的管理中因为不懂操作流程而导致的系统低效使用问题。
四、结语
总而言之，不同公司设计的办公自动化系统整体上设计的模式不同，企业在选择的时候需要考虑到整体的功能性、资金水平等，合理购置一个适合企业的办公自动化系统，避免系统闲置，提升管理效率。
参考文献
[1]苏翠玲,张立荣.办公自动化中的计算机技术应用探讨[J].数码世界,2021(04):59-60.
[2]王洪民.办公自动化下的基层单位档案信息化思考[J].办公自动化,2021,26(03):10-11.
[3]杨家敏.办公自动化中计算机信息处理技术的应用与研究[J].信息记录材料,2021,22(02):145-146.