黄海燕
云峰发电厂 吉林集安 134200
摘要：人事档案管理是人力资源管理工作中的一部分，由干部档案演化而来，是员工身份、学历学位、履历等方面的记录凭证，与个人收入、社会劳动保障、党组织关系等紧紧联系在一起，具有法律效用，是记录一个人生活工作历程的关键材料。是毕业生找工作及其今后各单位提拔、任命、考察员工的重要凭证。
关键词：人事档案；电子；信息化；管理
引言
目前计算在职员工的工龄学龄、计算工资、变换单位、转正定级、职称晋升、考取研究生、考取公务员以及考入学校等都需要档案材料，特别是在国企和事业单位当中，人事档案相当重要。
1新时期人事档案电子信息化的必要性
随着信息化社会的到来，电子科技的普及使得人们的生活、工作方式发生了很多变化。比如，网上购物和快捷支付等等。目前，电子技术已经成为各行各业工作中的一大助力，但是仍有一些领域延续着过去传统的工作方式，如在人事档案管理领域，还在使用传统纸质档案存储的管理方式。在科技逐渐发展的条件下，人事档案管理者应该认识到电子技术的重要协助作用，思考如何将电子化、信息化技术应用到人事档案管理中，进而改变传统的档案管理模式这一重要问题。众所周知，传统纸质档案存储的管理方式会产生繁重的工作量，而档案信息量过大还可能导致档案存放的杂乱无章、进而出现信息共享率低和查询不方便的普遍现象。纸质档案的存储方式也很容易出现档案资料保存不完整和资料损坏等情况的发生。另外，在传统纸质档案管理中，还可能存在因人为因素造成信息不对称、信息失真、虚假等现象。基于此，传统的人事档案管理方式已经不适用于现代的发展要求，尤其是在发展迅速、工作人员巨多的中央企业，人事档案工作更是繁重。因此在新时期的背景下，人事档案管理有必要从传统纸质档案管理向电子信息化管理迈进，人事档案电子信息化管理，就是以计算机为载体，以一个系统为依托，对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，同时有专门的人员对信息进行更新维护，极大地发挥出了档案的价值。人事档案电子信息化不仅顺应了时代发展的需求与变化，还会提高人事档案管理的工作效率，保障人事档案管理的安全性和保密性。
2新型档案人事系统可能面临的问题和风险
2.1档案管理机构变革，招聘形式改变
随着电子档案的普及和档案人事系统的使用，档案管理机构将面临革命，原本需要多人耗费长时间完成的工作将被机器取代，管理人员将大幅度缩减，甚至不需要全职管理档案人员，档案管理系统将融入组织人事工作中，服务于招聘、职称晋升、干部任免、工资核定等一系列工作。依托大数据和云计算，招聘工作将呈现出新的形式，未来的招聘将不仅仅是单方面的求职过程，容纳了大规模毕业生和社会人员的档案系统将为用人单位精准推送其所需要的人才，巨大的云数据库成为网络人才市场，而人才的流动和找寻将变得十分迅速，并且网络人才市场没有虚构成分。这将带动人才的流通和减少社会失业率，将“千里马”放在市场上，让“金子”在合适的地方发光。
2.2企业人事档案管理人员素质参差不齐
人事档案管理是一项政策性、专业性较强的工作，管理人员需要具备过硬的业务素质，但目前很多企业人事档案管理人员素质参差不齐。首先，人事档案管理人员上岗前，企业没有考量其胜任能力，也未进行专业培训和指导，使他们对其工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事。其次，很多企业人事档案管理人员身兼数职，既无时间和精力投入到人事档案管理工作中，也无闲暇学习专业的档案管理知识。
他们只应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，根本谈不上对专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等的学习和整理，更不可能利用和开发信息化技术进行人事档案管理。再次，有些员工认为人事档案管理工作岗位缺乏挑战性和升职空间，只是抱着短期过渡的目的，工作岗位频频更换，使得长期有经验的人事档案管理人员缺乏。员工素质参差不齐给企业人事档案管理工作留下较多隐患，大大影响了人事档案管理的水平。
3新时期下人事档案电子信息化管理的措施
3.1加大企业人事档案管理信息化建设力度
应用计算机等信息化设备进行人事档案管理，可以减轻劳动强度，提高工作效率。尤其是一些大型企业，员工多，且人事档案的一些信息比如工资、职务、岗位、社保等变动频繁，实行计算机操作，就可以随时将这些变动信息输入进去，方便、可靠、快速。因此企业要加大人事档案管理信息化建设力度，一方面积极引入人事档案管理信息系统，利用互联网和大数据技术，将信息的采集、导入、分类、整合等融为一体，搭建全面、动态、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化；另一方面要派专业技术人员定期维护、优化人事档案管理信息系统，避免计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保人事档案管理信息系统正常稳定运行。
3.2 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围
建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。
3.3加强对人事档案管理工作的重视程度
在传统人事档案管理工作中，人事档案信息与实际情况相比表现出了明显的滞后性，这其中很大一部分原因是领导和管理人员对人事档案管理的不重视，使得企业员工的工作能力、思想素质等其他个人信息在人事档案中得不到体现，在人事调动和工作安排中人事档案不能发挥其原本的作用。因此，要加强对人事档案信息化建设的重视程度，在领导的重视下引导管理人员和工作人员对其重视程度，逐步提升管理能力，以更好的态度为人事档案信息化的管理开展而服务，做到及时录用、更新信息，使人事档案在人事调动中发挥出其最大化价值，使企业能够唯才是举，知人善任，进而使企业员工在企业中发挥出最大化价值。
结束语
巨大的数据库里存储着每个人从出生到当前所有的经历履历，在学校招生、单位招聘、干部提拔的时候，利用电子档案系统能够迅速地将准确又全面的个人信息展现出来，甚至今后不需要面试笔试这种选拔形态，系统可以通过条件筛选出合适的候选人，为单位和学校提供更加适合的人才。
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