张昊
江苏海上龙源风力发电有限公司 江苏 南通 226000
摘要：办公室文秘是企业行政管理的重要参与者，文秘人员的业务能力，可直接影响到办公室的运转效率。在当前形势下，专业文秘人员的数量缺乏，以及文秘人员的业务能力不足等问题，对企业运作构成了不同程度的影响。本文从文秘工作的重要性出发，探讨提升文秘人员业务能力以及改善文秘工作质量的方法，以供参考。
关键词：企业管理；办公室文秘；工作质量；业务水平
引言
文秘岗位是企业组织中的重要成员，根据岗位职责规定，文秘人员一般负责办公室日常工作所涉各类文件的接收、整理以及传递，协助部门主管完成各个部门的协调工作，保障整个办公室的正常运作。在此过程中，文秘人员的业务水平，以及办公室运行机制，可直接影响各项工作的效率。目前，企业日常工作的内容区域复杂化，激烈的竞争环境也对文秘工作提出了相对严格、专业的要求，与以往工作内容相比，办公室文秘工作更加考验文秘人员的创新意识与应变能力。
1 文秘工作的重要性
从工作内容来看，文秘工作比较繁杂，虽然各项工作的难度并不突出，但繁琐的任务，极度考验文秘人员的细心与耐心。同时，作为直接服务于领导的岗位，处于文秘岗位的人员还要随时做好领导与下属之间的衔接，保证办公室的稳定运作。例如，在领导做出某些重大决策以后，文秘人员需要根据领导的决策指示草拟文件，详实、准确地表达领导的决策内容，一旦草拟的文件与领导的决策不符，或者存在歧义，领导决策的落实效率以及效果都可能受到影响。基于此，企业管理层应当高度重视文秘岗位的管理，加强办公室文秘人员的培训以及工作质量考核，逐步提升文秘人员的业务水平，确保其具备胜任文秘工作的能力。
2 提高办公室文秘工作质量与水平的方法
2.1 强化文秘人员的业务培训
文秘人员的能力是影响文秘工作质量的要因。从企业内部组织结构看，由于管理层对文秘工作的重视程度不足，片面地认为文秘岗位的能力要求不高，或因人才市场缺乏专业文秘人才的供给，不少企业存在文秘人员缺乏、能力不足的问题。加之业务培训工作落实不到位，培训内容与文秘工作实际脱节等客观事实的存在，强化文秘人员的业务培训，建立可操作性的人才教育方案，成为文秘工作质量改善迫切需要解决的难题。借鉴以往的人才培养经验，文秘人员的培训重点应当是其办公能力、写作能力以及服务意识等，强化职业教育与职后培训工作，需要尽量追求方式、方法的创新以及培训效益的最大化[1]。例如，将文秘人员的培训融入文秘岗位的工作实践，在工作中及时指出文秘人员的不足之处，建立公平、完善的责任制度，让文秘人员对文秘岗位的工作职责有正确的认知，帮助其建立与文秘岗位相适宜的服务意识。在人才培养方案的决策过程中，考虑到工作内容过于繁琐，以及文秘工作对在岗人员工作态度、细心与耐心的考验，业务培训还应适当关注文秘人员的工作方式，鼓励文秘人员在工作中摸索能够有效提升工作效率且适合自己的工作方式，为办公室文秘工作的整体质量提供保障。
2.2 加强文秘工作的监督
完善的监督程序，以及恰到好处的监督力度，能够促使文秘人员认真履行自身职责，减少文秘工作过程中的人才差错，继而达到改善文秘工作质量、提高办公室运行效率等目的[2]。
鉴于既往企业管理普遍存在忽视文秘工作的问题，管理层需要从文秘岗位的工作内容以及现有的管理制度出发，初步制定文秘工作的监督方案，以及办公室文秘人员绩效的量化评估策略。监管期间，文秘工作的细节问题很可能成为影响工作效率的关键，甚至暴露出文秘人员在专业能力、工作态度上的问题，对此，管理层需加强工作细节的检查，及时对办公室的运行问题进行剖析，掌握文秘工作的具体质量，为后续文秘岗位的管理提供依据。
2.3 重视文秘人员的办事效率
办事效率是评价文秘人员工作能力的重要指标。在办公室日常管理期间，如果文秘人员在规定时间内完成了既定的工作内容，且能够协助其直属领导完成各项组织协调工作，则说明这位文秘人员的办事效率较高，适合从事文秘工作；相反，如果文秘人员时常需要通过加班来完成日常工作，工作质量也时好时坏，在突发情况下不能迅速做出反应，整个文秘工作将呈现出办事效率低的特点。因此， 在筛选文秘人员或者开展人力资源管理工作时，管理层需要重视在岗人员的办事效率，并将其作为办公室人员是否适宜从事文秘工作的判定标准，从内部发掘可塑性人才，解决办公室文秘人员数量不足、能力不突出等问题[3]。需要注意的是，并不是所有办公室人员都适宜从事文秘工作，通过社会招聘引入的文秘人员，也不一定能够适应企业的工作环境、工作强度，人力资源部的主管需要根据在岗人员的工作表现，评估其办事效率，再客观、理性地判断其是否适合从事文秘工作。对具备相应潜能的员工，管理层应加强其职业培训，帮助其尽快适应办公室的工作节奏；对于办事效率低、不适合文秘工作的员工，管理层应当酌情考虑其去留问题，避免盲目开展培训工作导致资源浪费。
2.4 文秘人员的自我提升
从人力资源管理层面制定人才培养计划，加强文秘人员的职业培训，对员工能力提升与工作质量改善有一定的积极作用，但此类改善措施都是从外部条件入手实施的干预，对文秘人员自身而言，利用企业提供的培训机会以及工作之余的时间进行学习，提升自我工作能力，能够获得更加显著的效果。站在文秘人员的立场，面对繁杂的工作内容，文秘人员需要合理安排工作，根据事务的重要程度组织工作次序，确保文秘工作的有序进行。需要注意的是，合理安排工作对文秘人员的时间统筹能力要求较高，尤其是一些工作量繁重的大型企业，文秘人员需要在实践中不断总结经验与教训。文秘岗位的专业技能要求相对较多，尤其是办公室的信息化建设，以及各类信息管理系统与其他信息化软件的引入，使得办公室文秘人员的工作环境发生了一定变化。除工作内容的安排，公文写作训练，常用办公软件的学习，以及社交礼仪的练习，都是文秘人员进行自我提升的重要方向。在信息化发展背景下，企业对文秘人员的能力要求开始朝着更加多元化的方向发展，为了更好地胜任企业的文秘工作，在岗人员需要抓住发展的新契机，合理利用自己的空闲时间进行“充能”，不断提升自己从事文秘工作的能力，增强办事效率，继而娴熟地应对文秘工作中的挑战与突发状况。
3 结语
在新的发展形势下，企业对文秘人员的能力要求呈多元化趋势。为改善文秘工作的质量，企业管理层应当重视文秘岗位的管理以及制度建设，在现有培训制度的基础上，围绕文秘工作的特殊性，建立更具针对性的人才培养计划。而文秘人员自身应当重视能力发展，充分利用企业提供的机会以及空闲时间，主动学习公文写作、办公软件、社交礼仪等文秘岗位所需的专业技能，不断能提升自己的办事效率，并在工作实践中总结更加高效的、与自身能力相符的工作方式，大幅改善文秘工作质量。
参考文献
[1] 贾玉梅. 浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略[J]. 现代经济信息, 2019.
[2] 杜娟. 如何提高办公室文秘工作质量及水平探讨[J]. 各界, 2020, (010):186.
[3] 郑鹏栩. 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J]. 商讯, 2020, No.216(26):201-202.