李淑佳
凤庆公路分局 云南 凤庆 675900
摘要：随着我国经济不断发展，信息化进程速度加快，从而给社会各个领域创新发展提供大量技术支持。现阶段，我国机关事业单位要想增强自身社会影响力，就要根据信息化时代发展要求，积极创新档案管理模式与管理思路，促使档案管理水平和效率进一步提升，从而更好地推动机关事业单位长期稳定发展。基于此，本文注重分析和探究信息化时代机关事业单位档案管理工作中存在的问题，并对此提出相应的创新措施，以供相关管理人员参考借鉴。
关键词：信息化时代；机关事业单位；档案管理；创新
档案管理是机关事业单位开展工作的重要组成部分，信息化是创新档案管理工作的必然趋势。因此，在信息化时代下，机关事业单位相关人员要加强信息技术应用力度，采用科学、合理的手段，制定完善的档案管理制度。同时，单位要不断优化和改进档案管理工作流程与内容，在保证档案管理信息数据安全性、准确性的同时，促使机关事业单位业务运营效率和服务质量有效提升。
一、信息技术对机关事业单位档案管理的重要性
机关事业单位的传统档案管理工作模式是以纸质档案为主，所以在保存时需要耗费大量空间，加之单位在特定时间内要更新和补充档案信息资料，从而对档案管理的真实性和保密性存在安全隐患。而数字化管理是依托互联网、信息化技术开展工作，让传统档案管理模式逐渐转变为照片、文字、视频等多样化管理模式，在检索存储信息和丰富档案内容的基础上[1]，推动机关事业单位现代化健康发展。此外，在新时代背景下，我国机关事业单位打破了空间与时间限制，最大程度降低档案管理资金成本，同时，相关人员可以在任何时间与条件下查询档案资料，促使单位档案管理水平进一步提升。
二、信息时代机关事业单位档案管理工作中存在的问题
（一）档案信息资料收集渠道单一
机关事业单位在信息化时代下要想真正实现档案管理信息化发展目的，就要拓宽信息收集渠道，提高档案资料收集的全面性以及广泛性，通过获取大量具有重要价值的信息资料，为后续开展档案整理、利用工作提供重要保障。目前部分单位虽然开展了档案信息管理工作，但由于机关事业领导者对收集档案信息资料不够重视，致使收集渠道过于单一[2]，从而无法保障档案信息的完整性、全面性以及有效性。此外，一些机关事业单位受技术、资金等因素影响，会出现软件设备落后、档案管理意识较低等状况，这不仅增加了档案信息资料收集工作难度，还制约着单位长期稳定发展。
（二）档案信息存在安全问题
信息技术在机关事业单位广泛应用，会给单位带来重大的机遇与帮助，同时，也会给档案管理工作带来一定的安全隐患。若不积极做好相关安全防范措施，就会产生信息数据泄露、丢失等不良问题。由于我国许多机关与事业单位在建设信息化档案管理制度时，没有重视信息安全问题，所采取的防范措施相对较少，一旦网络出现病毒传播、系统信息漏洞等情况，就会产生较为严重的不良后果，从而给单位自身安全和工作人员个人隐私带来重大威胁。
（三）档案管理人员专业能力较低
档案管理人员是对电子文件归档后逐渐形成的档案进行管理，要求管理人员不仅要明确传统纸质版档案管理的原则、方法、理论以及技术，还要熟练掌握和运用数据通信与电子计算技术[3]，所以对档案管理人员的专业能力和综合素质要求更高。但在实际工作过程中，许多机关单位、事业单位以及企业的档案管理者受传统思想观念影响，依旧停留在收集和查找阶段，使得现代化管理知识储备较少，无法操作先进设备，导致档案管理工作效率明显降低。
三、信息化时代机关事业单位档案管理创新措施
（一）建立完善的档案管理机制
档案管理作为我国现代化发展建设的重要环节，能够促使社会经济效益全面提升。近年来，互联网、计算机等先进技术已经和人们日常生活有效融合，并为档案管理提供信息化发展方向，从而有效减少纸质档案占地空间，增强档案管理工作的科学性与完善性。因此，机关事业单位在开展档案管理工作时，要加强对信息化时代的重视程度，根据自身实际情况，不断完善档案管理机制，切实保障档案管理工作的规范性。此外，单位在管理档案之前，要深入了解和细化各种相关制度，并采用科学有效的手段保护各类档案信息资料数据，同时，要注重约束档案管理人员日常工作行为，积极做好监督工作，确保信息数据发展的开放性与多元化，从而有效降低档案管理安全风险。
（二）提高档案信息资料收集效率
在信息化时代下，机关事业单位要积极做好档案管理工作，正确认识档案管理工作核心，真正实现档案信息资料应用的有效性。档案管理人员要充分了解单位在发展期间对档案信息资料的实际需求，并在此基础上创新和拓展信息收集途径，切实保障档案信息资料的完整性、真实性以及全面性，促使单位能够更好地应用档案资料。例如：在管理人事档案工作中，档案管理部门要加强对人事部门之间的合作力度，从而共同开发人事档案信息[4]，有助于单位及时了解人员变动情况。另外，在采集档案信息资料期间，要将档案管理系统和单位其他部门有机结合、密切联系，让各部门直接将档案信息通过电子文件信息传输平台发送给档案管理部门，使管理人员可以及时开展档案资料整理、审核以及分析工作，促使档案信息资料收集效率有效提升。
（三）加强档案信息资料安全管理力度
机关事业单位要针对档案管理工作中存在的安全问题，制定档案信息化安全管理体系，通过更新单位工作制度、合理应用安全防范技术等措施，提高档案信息管理的安全性，避免出现资料丢失、信息泄露等情况。比如，单位可以建立信息数据库，将各类档案进行分类储存；同时，借助远程镜像、云备份、数据加密等技术对档案信息资料进行备份与加密，以便数据丢失后可以及时恢复，促使档案管理水平有效提升。
（四）提高档案管理人员专业能力与综合素养
档案管理人员是机关事业单位正常运营的重要保障。因此，在信息化时代背景下，单位相关部门要注重提升档案管理人员的专业能力与综合素养，让其能够熟练掌握和运用现代先进技术和设备[5]。首先单位在招聘高质量、高专业、高素质的综合型管理人才时，要提前与各大高校签订就业协议，利用专项培养方式，为单位档案管理部门提供大量优质人才储备。其次，档案管理部门要定期组织人员参与专业知识培训活动，让其在学习信息化管理技术的同时，提升自身业务能力，从而为单位创造更多实际价值。
结语：综上所述，信息化档案管理建设已经成为新时代机关事业单位创新发展的必然趋势。因此，单位在开展档案管理工作时，要充分认识信息化时代发展的重要意义，根据时代发展要求，不断优化和完善档案管理制度，合理运用信息技术构建档案信息管理平台。同时，单位要注重培养和增强档案管理人员专业能力与综合素质，让其转变自身思想理念，积极创新档案管理认识，在提升管理工作质量和效率的同时，更好地推动机关事业单位可持续健康发展。
参考文献：
[1]曲瑞. 信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J]. 城市建设理论研究（电子版）,2015,5(32):242.
[2]石海英. 信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J]. 文化创新比较研究,2020,4(35):179-181.
[3]姜绍东. 信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究[J]. 文渊（中学版）,2019(11):116-117.
[4]丁元峰. 机关事业单位档案管理信息化工作研究[J]. 无线互联科技,2019,16(19):151-152.
[5]脱连弟. 新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理[J]. 科技传播,2018,10(11):146-147.