刘鸣凤
潞新公司砂墩子煤矿， 新疆 839003
摘要：在未来的发展中，档案信息化建设是档案管理的发展趋势。企业是否实施档案信息化建设很大程度上取决于档案信息化能否为企业产生价值。本文在阐述档案管理信息化优势的基础上，分析了企业档案管理信息化建设的现状，研究了企业档案管理信息化认识和思考的措施，希望对有关企业提供参考和依据。
关键词：企业档案；管理；信息化；认识和思考
引言
随着社会的高速发展和高科技数字化的普及，大数据也渐渐的被运用于生活的点点滴滴中去，在这个大数据的时代，企业的信息化管理安全同样面临着多种多样的威胁，为了保障在大数据时代企业信息化管理的安全，本文就多个方面进行分析，研究出威胁企业安全的因素，以及解决的办法。大数据时代的企业更加丰富，对用户来说也更加便捷，可以通过快速简单的方法来获得自己想知道的信息，对于企业的本身来说，大数据时代的信息储存、收集和分类也更方便快捷，企业也应好好利用大数据的优点，来促进企业达到一个新的高度。下面我将从不同的方面进行分析研究。
1档案管理信息化的优势
首先，能够使查阅档案变得更加便捷，从而使档案管理的效率得到进一步提高，降低经营成本，实现网络共享性是档案管理信息化最显而易见的优势。档案管理信息化能够通过各种技术手段将传统的档案资料转变为信息化档案资料，从而完成档案管理数据库的建立，使档案保存与管理变得更加规范，并且将其融入企业局域网建设，结合现阶段的先进办公系统，建立文档一体化授权查阅机制和管理体系，能够使企业中拥有相关权限的员工自主地在档案管理系统中完成档案资料的查阅，简化工作流程，避免企业财力、物力、人力资源浪费现象出现。档案管理使用一体化的目标，实现高度资源共享，强化企业内部的交流，提升企业各部门的团队合作能力，可使企业拥有更高的经营管理效率。其次，实现档案管理信息化能够使档案损坏、遗失的情况得到改善，从而保证档案更加完整。档案管理信息化建设工作具有很强的综合性，配合科学的办公软件，能够对企业网络办公中产生的各种信息资源进行更高效的保存与整理，从而在办公的过程中完成大量电子档案信息的收集、存档工作，并且能够与资料的特性相结合，保留修改信息，从而使企业档案资料更加完整，也可以由各部门完成自身档案资料的收集与上传，最后再由档案管理部门统一管理档案资料。
2企业档案管理信息化建设现状
2.1档案管理标准与规范不统一
对于很多大中型企业来说，档案管理的标准与要求有所差异，而且企业内部的档案管理标准体系也没有实现统一。另外，档案数据的格式和录入信息的内容不同，很容易使得数据发生错误甚至丢失。在档案信息化建设的过程中，除了需要更改和迁移历史数据之外，还要不断规划管理新建的数据，因此，要想尽快贯彻落实好数字化、信息化建设，就必须不断规范档案管理的标准。
2.2配套设备陈旧
配套设备是档案信息化管理的主要硬件支持，陈旧设备让档案信息化建设和管理无法落实，而且设备完善程度直接影响档案管理信息化建设的效果。目前，企业对信息化管理的投入有限，导致各项硬件设施尚未配置到位，阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时，在设备使用过程中，管理人员往往会忽略设备的检修工作，造成设备长期处于不良的工作状态，导致缩短设备的使用寿命。这些问题如果不能得到及时的解决，会给档案管理信息化增添难度，制约档案信息化管理的发展。
2.3基础资料有流失风险存在
在不断推进市场经济发展的同时，现代企业的经营变得越来越复杂，十分注重过程及细节管理，从而导致在经营管理活动中出现大量的基础性和过程性资料，并且在日常工作中有较多的应用机会，具有较高的保存价值。但是因为基础资料数量较多，需要投入大量的时间和精力才能将其全部纳入企业档案管理中，并且在实际调阅使用时也存在诸多不便。
所以，企业应该对资料的重要程度进行准确评价，着重收集重要程度高的资料以及结果性资料，对于重要程度较低的资料可以划分到具体部门甚至由具体人员负责保管。另外，负责企业资料管理的人员缺乏相关的管理手段和能力，并且人员变动较为频繁，极易导致档案资料流失，对企业经营发展不利。
3企业档案管理信息化的认识和思考措施
3.1企业档案信息化建设必须纳入企业信息化建设总体框架内
企业在档案管理的过程中遇到很多困难，要想促进档案信息化建设，就必须将其纳入单位的总体规划中，并分阶段实施，才能真正促进档案信息化建设。企业档案管理工作，必须先为生产服务，然后再为企业经营服务。为此，在进行企业档案信息化管理的过程中，不能完全封闭，只有将企业档案信息化管理和企业生产决策信息化建设相结合，并找准自己的定位，才能真正发挥档案信息化的作用。要想真正确保档案信息化建设有效推行下去，就必须将档案信息化建设融入企业信息化建设总体规划中去。对于企业来说，只有在建设实施企业信息化的过程中，从档案信息化建设的需求出发，并加大对资金的投入、引进设备、培养高素质人才，才能确保档案信息化建设顺利开展。
3.2优化设备配置
在设备配置上，档案部门要做好信息技术引进计划，并根据信息技术的规律，来为其他部门合理配置硬件设备。设备层是数字档案室系统建设的基础支撑平台，包括机房、网络、储存和备份设备、系统软件等信息系统运行的物理场所和信息资源建设的工作环境。同时，要选择信誉好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。档案工作人员还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性。对于老旧设备，要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，做好保密工作，避免出现信息泄露和资源浪费，进而优化信息化管理工作的效果。
3.3实现档案资料分类号和题名规范化
利用计算机进行档案管理最明显的优势就是能够使人们的检索需求得到满足。为了保证能够进行完整地检索，需要档案管理人员强化分类工作，与国家相关规定和企业实际情况相结合，对档案分类工作进行细化，根据档案资料的内容和所属部门等对档案进行分类。在进行分类时，还应该加强校审力度，从而避免分类工作出错，并且还应该组织相关人员统一标准统一认识，努力实现所有档案资料文件一致化，从而更加规范、标准地开展档案管理工作。另外，实现档案资料分类号规范化，虽然能够保证检索档案资料时的查全率，但无法为查准率提供有效保障。所以，在进行档案管理信息化建设时，还应该对档案资料题名进行规范统一，从而使检索档案资料时文不对题的情况得到有效避免。
结语
随着时代的发展，传统的档案管理方式在新时代背景下已不再适用，新时代时代对企业档案管理提出的新要求是运用数字化管理和网络化建设手段。档案管理的信息化建设对提高档案管理的工作效率有一定的积极作用，并且为企业的生产经营管理决策提供及时的参考信息，能推动企业的生产管理体系的运用效率的提高。所以我们必须加大对企业档案信息化管理的投入力度，使用充足的资金来建设先进的电子档案系统、购买先进的设备，并鼓励企业员工学习先进的管理技术，通过先进的技术和设备支撑，提高企业档案管理效率。
参考文献
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