梁文龙
灵山县三隆镇社会保障服务中心
【摘要】社会保障档案是社会保险业务经办过程形成的，其保存价值与利用价值均非常高，包括专业性文字材料、电子文档、图表等等，可反映广大民众参保缴费、转移接续、资金管理和待遇领取等情况，而社保服务的质量与效率将直接关系参保人的切身利益。本文结合笔者多年的工作经验和专业研究，探讨社会保障电子档案管理系统的建设及相关问题的总结，以供参考。
【关键词】社会保障;电子档案管理系统;建设
广大民众的社保档案管护社会的稳定与发展，也关系着社保体系的顺利运行，作为民生档案非常重要的组成部分，社保档案记录了参保人员及相关单位的真实权益。随着我国城镇居民社会保险事业的快速发展和新农村建设进程的推进，当前城镇地区的参考人员总量大幅度提升，这也给社会保健档案管理工作提出了新的要求。与此同时，我国的信息化技术快速发展，而电子档案管理系统的建立很好地适应了社保档案管理工作的发展，也为人们解决了不少难题。
1.创建社会保障电子档案管理系统的意义
长期以来，我国在社会保障档案管理工作中采用纸质档案，不但对书写的字迹、格式上有统一工整的要求，还对纸质的质量有较高的要求，但纸质档案却难以避免会存在损坏、丢失等弊端，直接影响了社会保障档案管理工作的效率与质量。自推行档案电子化以后，档案管理的格式更为统一，经异地联网等操作下极大程度提高了档案管理的工作效率[1]。鉴于社会保障与城镇居民的切身利益相关，还能推动我国的社会经济发展，因此要相关部门和从业人员重视社会保障档案的管理工作。另外，社会保障档案是为民众办理保障项目而形成的信息，涵盖非常多的数据内容，且伴随民众对社会保障档案重视程度的提升，参保热情高涨，档案的数量也大幅度增加，这就使得整个档案管理系统增加了复杂性，若依旧以人工操作的方式进行处理，很难高质量地完成档案管理工作。信息化技术的应用无疑让社会保障电子档案的管理更清晰化与规范化，在提高管理人员专业水平和操作能力的同时，极大地提高了档案管理的效率。
2.社会保障电子档案管理系统的建设
2.1电子档案管理的流程
在对社会保障档案管理的过程中应用电子管理系统，主要包含有三大流程。首先是档案收集，管理人员要统一收集参保人员的信息，以规范的方式将其分类与整理，根据电脑中档案编辑程序将条形号码进行打印，再粘贴在文件上。其次是档案整理。完成档案的分类后，管理人员则要做好接收档案的准备，包括管理人员、业务办理人员在内的经办人需在文件上签字，采用扫描仪、高拍仪等电子设备录入原始的参保人信息，将资料进行提交，再结合分类的目录将其保存在电子档案管理系统之中[2]。最后是档案的保管。将电子档案传输至档案管理室后，输入档案信息资源库，这个过程中管理人员要做好档案的日常维护工作，确保纸质档案和电子档案不受损，不遗失，还要定期盘查档案。这是因为定期的盘查可及时发现档案损坏或丢失的问题，一旦发生这些情况则可及时处理，避免造成较大的损失，还可以定期确认档案的价值，针对一些失去价值的档案可作销毁处理，对有问题的信息也可及时进行更改。
2.2电子档案的安全保护
尽管信息系统、信息技术为城镇地区社会保障电子档案的管理提供了重要的技术支持，确保管理效率大幅度提升，但电子档案也隐藏了不少潜在的风险问题，尤其是网络安全性引发的问题，所以相关部门和从业人员应引起高度重视。首先，管理部门应结合实际的目标与情况，制定完善的档案管理制度，进一步提高社会保障电子档案管理的规范性与正规性，而部门人员则要严格以管理制度的要求为准，进行日常的管理操作，注意避免人为操作不当而导致档案管理不善的后果。其次管理部门应主动聘请专业的网络安全技术人员，接手档案管理所使用的计算机安全防御系统的升级和日常维护工作。
同时积极安装标准的杀毒软件与防火墙，预防和控制非法人员的恶意入侵和病毒的植入，以提高电子档案的安全系数。最后要投入更多的管理资金，构建高质量的储存载体，重视储存软磁盘与光盘的质量，选择性价比高、安全性高的软硬件，延长电子档案储存的时间，提高档案管理效率[3]。
3.社会保障电子档案管理工作的建议
3.1加强从业人员对电子化的重视，完善制度保障
通过丰富宣传的手段与渠道，让相关的部门领导对电子化档案管理工作加强重视，自上而下提高社会保障部门从业人员电子化管理的意识，真正将社保档案电子化的管理质量纳入到人员的考核当中。此外还要重视专业人员缺乏、资金缺乏和库房紧张等现实的问题，以保障较多的资源为乡镇社会保障电子档案管理工作提供良好的条件。另外，要不断健全社会保障业务档案，强化收集、整理、归档、保管、利用、移交、鉴定、销毁以及保密等明确要求的制度，细化其具体内容，形成完善的执行机制[4]。为社保局档案管理部门配置专业的人员，统一接收和处理电子档案，条件允许的情况下还可以内设专门的负责人，做好检查、监督和培训的工作，全面提高乡镇地区社保局档案管理人员的整体水平，促进社会保障档案管理向着电子化、专业化和规范化的方向进步。
3.2强化基础数据的收集，实现管理档案影像化
乡镇地区参保人的社会保障电子档案必须有源头可循，且真实可靠，完整有序，因此档案管理要做到事中扫描和事后扫描，提高历史档案影像化管理效率。同时遵循“谁经办谁收集，谁收集谁影像化”的原则，将参保人原有的纸质档案收集完整，将其影像化，将每类的页数材料合为一个移交单位，共同保存在综合的档案室中，下次科室上年未移交的业务材料再进行全部移交。纸质档案的目录数据库中的每一份文件都应有独一无二的档号，将其进行扫描后以档号作为文件名。还要创建数据采集复审制度并严格实行，做好事后监督的工作，确保工作人员可随时调取电子档案，设置风险监控点，提高透明度。
3.3完善经办平台软件模式，提高档案管理服务水平
必须加强城镇社会保障一体化系统的管理效率，所有重要的档案材料都要规范扫描，确保不遗漏，对档案进行影像化以后，开发电子档案系统并将其与经办系统的软件兼容，经办过程可直接从数据库提取和转换格式，一次影像扫描全程电子共享，从而提高管理应用的效率，也减少差错率。若是参保的单位，则可上传电子档案，经相关机构受理后初审，减少工作量，也保证准确度。
3.4规避经办档案缺失和信息泄露的风险
参保人的社保电子档案必须有备份，这需要加强管理存储媒介以及优化环境，管理人员要定期进行核查与备份，必要情况下进行异地多重备份，避免发生泄露和丢失的问题。还要结合参保人实际的情况和需求，适当开放相关信息的查询端口，便利参保人查询，保障查询的信息安全，更好地提高服务效能和质量。
4.结束语
综上所述，我国乡镇地区的社会保障电子档案管理工作对参保单位、参保人以及整个社会而言，具有非常重要的意义，伴随乡镇社会保障电子档案管理要求的提高，从业人员必须正确认识电子档案管理系统应用的重要意义，学习和优化管理环境，利用技术管理优势降低风险，提高效率。乡镇社保局等单位或部门也要注重对专业人员的培训工作，同时加大资金的支持与技术设备的投入，进一步提高社会保障电子档案的管理质量，最终更好地为广大民众而服务。
【参考文献】
[1]陈永生,杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究,2015,11(40):29-40.
[2]姜云鹤.论社会保障档案管理的信息化建设策略[J].图书情报导刊,2016,2(3):153-154.
[3]李妍.大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].才智,2016,2(6):124.
[4]王丽丽.加强事业单位的人事档案管理的思考[J].经营管理者,2016,11(35):352.