赵文国
中国国家博物馆,北京 100006
摘要：项目群通常是由若干个项目组成，如何在各个项目之间建立一个有效的沟通渠道和方式，从而保持各项目间资源与进度的协调，良好的沟通管理是保障项目群达到总体目标的基本要求。本文从实际需要出发，在项目群的沟通管理方面做出了一些理论模型方面的探索与实践，建立适合项目特点的沟通管理规划，明确沟通对象、信息内容、沟通频次、沟通途径以及沟通的要求，为项目的成功提供支撑和保障。
关键词：项目群管理项目管理沟通管理
1项目群管理与沟通管理的基本概念
1.1项目群与群管理
英国政府商务办公室(OGC)将项目群管理（ManagingSuccessfulProgrammes，MSP）定义为“协调组织、指导和实施一系列项目和转换活动的行为，目的是为了通过一系列变革成果，实现对业务具有战略重要性的收益，这里的项目群是指以交付与组织战略目标相关的成果和收益为目的，用以协调、指导、监督一系列相互关联的项目或活动而创建的一个灵活的临时性组织【1】。美国项目管理协会（PMI）则认为项目群管理（ProgramManagement，PgM）是为了实现组织的战略目标和利益，而对一组项目（项目群）进行的统一协调管理，这些项目（项目群）之间具有相关性，并且强调总体的目标或效益【2】。项目群中的各个项目（子项目）通常由各自的项目管理组进行负责管理，而项目群则是由项目群办公室（ProgrammeManagementOffice，PMO）或者管理办公室（ProjectManagementOffice，PMO）负责管理。项目群的管理侧重于对总体的规划、控制和协调，以及对各个项目具体管理工作的指导，解决项目间的资源限制、冲突、依赖关系是其主要工作内容而不再参与项目的日常管理。无论是项目管理亦或是项目群管理，要想科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行有效的项目的信息沟通。
1.2沟通管理
项目沟通管理（ProjectCommunicationManagement）是确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。项目沟通管理在干系人、想法和信息三者之间建立了一个连接并实现人、事件、资源之间的协同。对于项目群的沟通管理者则是在项目沟通管理的基础上增加了各项目组之间的相互沟通。沟通管理的核心就是信息交流。在项目群的沟通管理中，项目管理办公室就相当于一个路由器，横向上连接着用户、职能部门以及外部资源，纵向上连接着管理层和各项目组。为了进行有效的沟通就需要制定沟通计划，沟通变得有序、有效。沟通计划要确定沟通对象、信息内容、沟通频次、沟通途径以及沟通的要求。通常沟通的方式可以分为正式沟通以及非正式沟通。正式沟通指由组织内部明确的规章制度所规定的沟通方式；非正式沟通是指在组织正式信息渠道之外进行的信息交流。两者互为补充，当正式沟通渠道不畅通时，非正式沟通就会起到十分关键的作用。
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图1项目沟通管理的参与对象
2沟通管理的探索与实践
笔者有幸参加了一个国家重点研发项目并在项目牵头单位组建的项目管理办公室工作。该项目共涉及了五个课题，主要参与研发单位10家，各团体所处地域跨4个省市，参研团队近200人，项目周期为3年。项目任务主要分为技术研发与应用示范两部分内容，其中技术研发任务由各个课题组单独负责并相对独立，但是应用示范方面就需要将各个课题的研究成果进行整合与应用。从资金额度、人员数量、研发周期以及研发内容上看，各个课题均可以作为一个相对独立的项目，但同时各个课题之间还存在着部分依赖，并且最终需要将研发成果进行整合并开展应用示范，因此该项目从形式上看就非常符合典型的项目群特征。
为了实现对项目群的有效管理，建立一个以项目管理办公室（PMO）为核心的良好沟通管理模式必不可少。该项目由项目牵头单位按照项目群的方式进行管理，组建了PMO来承担项目整体的协调与控制工作，并负责各个课题组之间的沟通管理工作。PMO在项目启动的初期就制定了完整的项目沟通计划，然后根据沟通计划按部就班、合理有序的开展相关的沟通管理工作，并能将主要的时间与精力投入到于到项目的具体沟通管理工作中。为了保障项目的沟通简洁高，PMO构建了沟通管理矩阵模型。在具体管理过程中，根据实际情况需要为每一次的沟通匹配适当的模块路径来展开沟通工作。
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图2沟通管理矩阵模型
2.1沟通目的
沟通就是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。项目管理中的沟通目的就是沟通对象之间了解相互的需求，提出解决方案，最终实现项目目标。从普遍意义上说，沟通的目的主要有以下几种：
情况通报：沟通双方将各自希望告知对方或者响应方的要求的信息进行通报，让对方了解响应的情况信息。具体内容可以是需求交流、进展通报以及工作汇报等；
方案评审：可以发生在项目组内部、用户和项目组之间，也可能是发生在项目组与外部专家之间。通过对方案的情况介绍、问题分析、可行性分析以及问题的解决建议，最终达成双方方案的一致性认可；
资源协调：可以发生在用户、管理层、项目组以及外部资源之间，其目的就是协调获取人力、资金、时间等方面的资源；
问题处理：主要是在某一项目组或者项目组之间遇到的进度、资源等方面的风险的时候，集合相关沟通对象共同完成风险的识别与应对。
2.2沟通对象
良好沟通的第一步就是要选择正确的沟通对象【3】，根据不同的沟通目的来识别和确认需要沟通的对象。总的来说，在项目中主要涉及的沟通对象有项目群密切相关的内部干系人如管理层、项目管理办公室以及各个项目组，项目群外部干系人如用户、职能部门及外部专家等资源。
2.3沟通方式
沟通的方式根据介质可以分为口头或书面沟通；根据详略情况可以分为详细或简略沟通；根据严肃程度可以分为正式或非正式沟通；根据空间方位可以分为现场沟通和远程沟通。在沟通方式的选择上可以灵活多变，如果遇到突发并紧急的情况，那么就可以选择实验室现场沟通的方式；如果沟通的对象身处异地，那么就可以通过电话会议来实现远程沟通；如果是常规的情况通报，这可以选择项目报告的方式来进行。因此为更好的满足项目群实际沟通需求，项目实际工作中主要采用了现场沟通（如实验室现场、会议现场等）、远程沟通（如视频、电话、短信等）以及文件沟通（如通知、纪要、报告等）等方式。
2.4沟通媒介
在项目的沟通过程中，根据沟通的时效性以及物理空间等不同的要求，可以选择多种媒介，例如沟通对象所处的物理空间相聚较远，并且要求进行实时沟通，那么就可以选择网络视频作为沟通媒介；在进行一些问题咨询等时效性要求不高的情况，这可以选择用电子邮件来进行沟通；随着智能手机的普及以及移动网络的告诉发展，微信已经成为人们日常工作生活中不可或缺APP，那么在微信上组建项目管理群组，进行视频电话、文件传输与共享，极大的方便了项目群的沟通。目前常见的沟通媒介有会议、网络视频、电话、电子邮件、微信、纸介文件等。
2.5沟通频次
项目沟通根据发生频次可以分为固定频次沟通和临时性沟通，例如项目月报、项目季报、以及临时的会议或者通知。对于常规的项目管理，固定的频次是非常有必要的，例如，可以通过项目月报来了解项目的进度、成本、风险等情况；而对于一些突发情况，例如应客户的需求变化可能会引起项目范围的变更，就需要PMO及时的组织需求变更评审会议，以此作为项目计划变更管理的基础。
2.6沟通内容
根据沟通的目的不同，沟通的内容也存在着一定的差异，内容构成主要是项目的总体情况、阶段性成果、资金情况、人力资源情况、风险情况以及协同需求等方面。
总体进展情况，是对项目的总体目标与任务、关键里程碑以及项目的计划进展情况进行描述，并对各项任务的实施进展状态进行总结。根据项目进度的完成情况，对其中出现的超前/延迟情况进行原因分析、应对措施及相关流程处理的情况予以说明。
阶段性成果，是对项目工作的重要进展进行描述，给出阶段性成果及其相关质量标准，并对成果应用前景进行介绍。
资源成本，是对项目工作中已经投入的资金、人力成本情况进行描述。并对比项目计划中的预算成本基线，编制成本偏差（挣值）分析报告【4】，以及下一阶段的投入计划。
风险情况，是对项目工作中存在的风险进行识别，描述项目执行过程中潜在的外部政策、组织管理、研发变化及知识产权等方面的风险以及拟采取的风险应对措施。
协同需求，是主要描述希望从其他项目组或者外部机构获取的相关支持，例如资金支持、人员支持或者其它的资源支持，或者是时间进度方面的协调等需求。
2.7沟通的文档化
项目的沟通管理基于有始有终的原则【5】，需要对沟通全过程予以记录留痕，即沟通的文档化。其主要目的一是要记录下来供参与沟通的对象予以确认，二是便于将沟通的结果用于项目干系人之间的信息共享，最后是基于项目管理的需求予以存档备案。这些沟通记录可以是文本、语音、图片等多种形式的存在，但是需要注意的是要将这些文档的信息格式标准化、内容的准确性以及文档管理的规范化【6】。在文档化的过程中，可以基于沟通管理的矩阵模型来制定沟通文档的标准模板来保证文档的信息格式的标准化。通过培训学习将这些标准模板贯彻下去，最终在整个项目群组中使用统一的格式、描述语言以及叙事结构对信息进行表述，让沟通对象拥有对信息的一致性理解与沟通反馈【7】。在沟通文档化的过程中，要保证所记录的信息真实、准确。在有必要的情况下，其中重要的文档需要参与沟通的各方成员以签字或书面反馈等形式进行确认。文档化的目的之一就是共享与利用，快捷的检索与提取对于文档的共享和利用尤为重要，尤其对于一些大型、复杂的项目。我们可以通过规范的文件命名以及构建合适的存放文件夹来对文件进行基本的分类管理，也可以引入钉钉等专业的软件来对文档进行科学、规范的管理。
3结语
项目的成功与否是由多种因素综合决定的，但是PMBOK建议项目经理要把百分之七十五以上的时间用于项目沟通中，由此可见沟通管理在项目管理中有着十分突出的重要性。所以在有明确的沟通目的的情况下，选择合适的沟通对象、沟通方式、沟通媒介，提供准确无误的沟通内容，才可能达到预期的沟通效果。良好的沟通管理能够为项目的顺利进行并最终实现总体目标起到支持和保障作用。
参考文献
[1]ManagingSuccessfulProgrammes.www.tsoshop.co.uk:TheStationeryOffice,2011.
[2]PMBOK.AGuidetotheprojectmanagementbodyofknowledge-2000edition[M].NewtownSquare,Pennsylvania:ProjectManagementInstitute,2000.
[3]沟通对象.MBA智库百科.https://wiki.mbalib.com/wiki/%E6%B2%9F%E9%80%9A%E5%AF%B9%E8%B1%A1
[4]云希光.基于质量成本的挣值三要素集成管理方法[J].商场现代化,2009,No.568(07):97.
[5]项目沟通管理的五大原则、作用及方法.慧翔天地PMP.https://www.sohu.com/a/426202884_99988242
[6]戴晓婧,宋华云,胡皓,于春梅.基于PDCA的等保测评项目文档化管理[J].信息技术与标准化,2014,No.360(12):64-67.
[7]王侠.浅议项目管理中的沟通技巧[J].中外企业家,2014,No.453(07):50-51.